Das Einmaleins der Vorlagen & Designs für E-Mail-Signaturen

Warum benötigt man eine gute Vorlage für eine E-Mail-Signatur?

Es ist doch nur eine ​​​Vorlage für eine E-Mail-Signatur​, oder? Ganz nüchtern betrachtet ist diese im Vergleich zu anderen Bereichen des Corporate Branding nicht so wichtig. Wen interessiert schon, wie die E-Mail-Signatur in Gmail, Outlook oder Apple Mail aussieht?

Halt, Stopp! E-Mails sind für Unternehmen nach wie vor der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal. Sie übertreffen bei weitem Briefe, Chat-Nachrichten und Social Media. Wie Sie sehen, ist eine offizielle Vorlage für professionelle E-Mail-Signatur doch sehr wichtig. Natürlich sollte sie auch unternehmensweit angewendet werden.

E-Mail-Signaturen werden genutzt für Markenbewusstsein, um Kontaktinformationen darzustellen und um Marketingkampagnen einem breiteren Publikum zugänglich zu machen. Mit etwas Geduld können Sie eine einprägsame E-Mail-Signaturvorlage erstellen, die Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet.

So wichtig sind professionelle E-Mail-Signaturvorlagen

​​​Ihr Unternehmen sendet jeden Tag hunderte oder sogar tausende E-Mails an bestehende und potenzielle Kunden, Lieferanten und Partner. Enthalten diese E-Mails Ihr Branding? Und wenn ja, ist das Branding professionell UND einheitlich gestaltet?

Sie wollen sich doch mit einem schlechten ersten Eindruck nicht all diese potenziellen Kunden entgehen lassen. Wer hat die E-Mail-Signaturen erstellt? Die Mitarbeitenden direkt? Fühlen Sie sich wohl damit, dass Ihre Mitarbeitenden ihre eigenen Signaturen erstellen?

Das Problem hier ist die (fehlende) Kontrolle. Sie müssen sicherstellen, dass immer das gleiche E-Mail-Signaturdesign verwendet wird und dass dieses mit Ihren Markenrichtlinien übereinstimmt. Und dafür brauchen Sie Richtlinien und Systeme.

Machen Sie sich ein paar Gedanken über das Design für E-Mail-Signaturen im HTML-Format. Es wird sich positiv auf Ihr Markenimage auswirken und als zusätzlichen Marketingkanal für Ihr Unternehmen erweisen.

Beispielvorlagen für E-Mail-Signaturen mit Bildern

E-Mail-Signaturvorlagen, die auch auf Mobilgeräten funktionieren

Wussten Sie, dass 51 % aller E-Mails auf einem Mobilgerät gelesen werden und dass der E-Mail-Client von iOS der beliebteste von allen ist?

Deshalb ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre E-Mail auf einem Handy gelesen wird. Sorgen Sie also dafür, dass die E-Mail-Signatur auf allen Geräten gut aussieht. Oh, und „Von meinem iPhone gesendet“ ist natürlich keine passende E-Mail-Signatur!

Beispielvorlagen für E-Mail-Signaturen auf Mobilgeräten

So nutzen Sie E-Mails als Marketingkanal

Auf Ihrer Website zeigen Sie Ihren Kunden stets die neuesten Angebote. Aber Tag für Tag besuchen weniger Personen die Website als Sie E-Mails versenden. Aus diesem Grund ist das Marketing über E-Mail-Signaturen eines der effektivsten Werkzeuge für Sie.

Denken Sie daran: E-Mail-Signaturen können eine große Rolle im Marketing spielen – jedoch nur, wenn sie richtig eingesetzt werden. Mit einprägsamen E-Mail-Signaturen in allen geschäftlichen E-Mails machen Sie sich einen fantastischen Marketingkanal zunutze. Er ist zielgerichtet, anerkannt, vertrauenswürdig, ununterbrochen und mengenmäßig unbestritten.

Mit E-Mail-Signaturbannern erhalten Ihre Marketingaktivitäten einen wertvollen Impuls und erreichen ein großes, klar definiertes Publikum.

Vorlagen für E-Mail-Signaturen in Outlook

Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients und sollte bei der Erstellung von E-Mail-Signaturvorlagen auf keinen Fall links liegen gelassen werden.

Die meisten Vorlagen für Outlook-Signaturen enthalten ähnliche Informationen. Des Pudels Kern liegt jedoch im Design. Eine Outlook-Vorlage kann fantastisch aussehen, aber wenn der Empfänger nicht Outlook nutzt, kann der Schuss schnell nach hinten losgehen.

Das Wichtigste ist, dass die E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen einheitlich sind in Bezug auf Branding und Design. Alle Outlook-Signaturvorlagen sind darauf ausgelegt. Eine Signaturvorlage für Outlook ist also nicht nur empfehlenswert, sondern oft sogar erforderlich, um Konsistenz zu gewährleisten.

Beispielvorlagen für E-Mail-Signaturen mit Werbebannern

Einheitliche Signaturen im ganzen Unternehmen

Ein Design für E-Mail-Signaturen im HTML-Format muss nicht wahnsinnig kreativ sein – aber einheitlich. Alle Mitarbeitenden sollten dasselbe Design und Format verwenden. Die Vorlagen müssen mit Ihrem Unternehmenslogo und den jeweiligen Bildern ergänzt werden.

Am besten geht das, wenn Ihre IT-Abteilung die E-Mail-Signaturverwaltung übernimmt – oder über eine Lösung von einem Drittanbieter. Dann können Mitarbeitende nicht mehr einfach eine selbst designte Signatur in ihr E-Mail-Programm wie Outlook einfügen.

Dann können Sie eine professionelle E-Mail-Signatur mit unterschiedlichen Inhalten erstellen. Sie können dabei sogar saisonale Varianten planen, wie z. B. Signaturen für Weihnachten.

Beispielvorlagen für weihnachtliche E-Mail-Signaturen

Einbetten dynamischer Social-Media-Inhalte

Wenn Ihre sozialen Netzwerkprofile noch nicht in Ihren E-Mail-Signaturen sichtbar sind, verpassen Sie eine große Chance: Damit können Sie kostenlos viele neue Follower gewinnen und Kunden auf Ihre Twitter- und Facebook-Profile sowie auf Ihren RSS-Feed aufmerksam machen.

Indem Sie Social-Media-Symbole in den E-Mail-Signaturen verwenden, bieten Sie Ihrem Zielpublikum eine weitere Möglichkeit, die Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen außerhalb der traditionellen Kommunikationskanäle auszubauen.

Beispielvorlagen für E-Mail-Signaturen mit Social-Media-Symbolen

Bringen Sie Ihre E-Mail-Signatur auf Vordermann

Verrückte Schriftarten und Farben sind nicht angemessen. Die Empfänger sollten die Signatur problemlos lesen können. Diese sollte zudem professionell aussehen.

Viel zu viele Firmen lassen ihre Mitarbeiter eigene Signaturen in E-Mail-Clients wie Outlook oder Gmail erstellen und geben ihnen dabei die freie Hand beim Layout. Das führt dazu, dass wichtige Kontaktinformationen ausgelassen, Jobbezeichnungen verändert oder schlechte Designs genutzt werden.

Beispielentwürfe für professionelle E-Mail-Signaturen

Rechtsschutz für Ihr Unternehmen

Mögliche Konsequenzen dafür, dass man keinen Haftungsausschluss in E-Mails einfügt, sollten nicht ignoriert werden. Für jede E-Mail, die Sie ohne den entsprechenden Haftungsausschluss in der Signatur absenden, können Ihnen hohe Geldstrafen auferlegt werden.

Dabei ist der Haftungsausschluss, den Sie in Ihrer E-Mail-Signatur verwenden, branchenabhängig. Er muss jedoch so gestaltet werden, dass er rechtliche Risiken minimiert. Probleme wie Rufschädigung, fehlgeleitete E-Mails und unbeabsichtigte Vertragsabschlüsse machen Haftungsausschlüsse für alle Unternehmen wichtig.

Beispielvorlagen für textbasierte E-Mail-Signaturen

Beispielvorlagen für E-Mail-Signaturen im Nur-Text-Format