Zum Inhalt springen

So fügen Sie eine Signatur in Exchange 2019 hinzu

Präsentiert von Exclaimer

Mit einer E-Mail-Signatur, die zentral von Microsoft Exchange 2019* verwaltet wird, können Sie allen Benutzern dieselbe Vorlage zur Verfügung stellen, unabhängig davon, von welchem Gerät oder E-Mail-Client aus sie E-Mails senden. Das bedeutet, dass alle von Ihrer Organisation ausgehenden Nachrichten mit einer Signatur versehen werden.

Die zentrale Verwaltung einer Exchange Server-E-Mail-Signatur hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass Endbenutzer das von Ihnen vorgegebene Signaturdesign nicht ändern können. Dies ist wichtig, um die Kontrolle über die Außendarstellung Ihres Unternehmens zu behalten und die Einhaltung der E-Mail-Richtlinien zu gewährleisten.

Und wie macht man das? Lesen Sie unsere Anleitung, um zu erfahren, wie Sie in Exchange ganz einfach eine Signatur hinzufügen können.

*Dies gilt auch für Unternehmen, die Exchange 2016 und Exchange 2013 verwenden.

  1. Öffnen Sie Ihr Exchange-Verwaltungszentrum. Sie benötigen eine Zugangsberechtigung für die Exchange-Verwaltung.

Wählen Sie in den Verwaltungsoptionen die Option Mailflow. Dadurch wird eine neue Reihe von Optionen in einer Liste mit Registerkarten geöffnet. Wählen Sie Regeln.

The Exchange admin center.

3. Klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen (+) und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Disclaimer anwenden . Sie erstellen nun die Mailflow-Regel, mit der Ihre Exchange-Signatur auf Nachrichten angewendet wird, die von Ihrem Unternehmen gesendet werden. Dies wird gemeinhin als Transportregel bezeichnet.

Set up a rule for your Exchange email signature.
4. Es erscheint ein neues Lightbox-Fenster. Hier können Sie die Details Ihrer Transportregel festlegen. Geben Sie der Regel zunächst einen leicht zu merkenden Namen, z. B. die Abteilung, der sie zugewiesen werden soll.

Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü für *Diese Regel anwenden, wenn …,das angibt, wie die Signatur den von Ihren Benutzern gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird. Sie können zum Beispiel festlegen, dass die Signatur auf alle intern oder extern versandten E-Mails angewendet wird.

Set up the details of your new Exchange signature rule.

5. Die Option Disclaimer auf die Nachricht anwenden sollte bereits ausgewählt sein. Sie können dies jedoch bestätigen, indem Sie:

  • Auf das Dropdown-Menü für *Do the following … klicken
  • Die Option Disclaimer auf die Nachricht anwenden verwenden
  • Die Option zum Anhängen eines Haftungsausschlusses anklicken

Choose where the Exchange email signature will appear on a message.

6. Auf Text eingeben klicken So können Sie Ihre Exchange 2019-Signaturvorlage und/oder Ihren Disclaimer kopieren und einfügen. Dies kann entweder im reinen Text- oder HTML-Format erfolgen.

Denken Sie daran: Wenn Sie Bilder in Ihre E-Mail-Signatur einbinden möchten, müssen Sie diese an einem externen Ort hosten und die entsprechenden URLs hinzufügen. Microsoft Exchange verfügt nicht über einen eingebauten HTML-Editor, sodass Sie keine Bilder direkt in eine Signatur einbetten können.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Kontaktangaben für jeden Benutzer korrekt sind, müssen Sie Active Directory (AD)-Attribute in Ihrer Exchange-E-Mail-Signaturvorlage verwenden. Eine vollständige Liste der AD-Attribute finden Sie in diesem TechNet-Artikel.

Um es in Ihre Signatur einzufügen, platzieren Sie das Attribut einfach an der entsprechenden Stelle und fügen Sie auf beiden Seiten zwei Prozentzeichen hinzu, z. B. %%DisplayName%% oder %FirstName%.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

7. Sie müssen nun angeben, was geschehen soll, wenn die Signatur nicht zu einer ausgehenden E-Mail hinzugefügt werden kann. Klicken Sie auf Auswählen …, woraufhin Sie drei Optionen zur Auswahl haben:

  • Wrap – die Signatur/der Disclaimer wird an eine neue E-Mail mit der ursprünglichen Nachricht als Anhang angehängt.
  • Ignorieren – die Nachricht wird ohne E-Mail-Signatur oder Disclaimer gesendet. Wir empfehlen Ihnen, diese Option zu wählen.
  • Ablehnen – die E-Mail wird nicht gesendet und der Absender erhält eine NDR.

8. Klicken Sie auf Speichern und testen Sie, ob die Transportregel korrekt funktioniert. Wenn Sie mehr tun möchten, können Sie auf Weitere Optionen … klicken, wodurch Sie Dinge wie Ausnahmen hinzufügen können, z. B., dass die Signatur nicht auf bestimmte Benutzer in einer Gruppe angewendet wird.

9. Wenn Sie mit allem zufrieden sind, vergewissern Sie sich, dass Sie unter Wählen Sie einen Modus für diese Regel die Option Durchsetzen ausgewählt haben. Klicken Sie abschließend zur Bestätigung auf Speichern . Es gibt auch eine Reihe von Test … Optionen, wenn Sie die Aktionen Ihrer Transportregel protokollieren, aber nicht in den E-Mail-Inhalt eingreifen möchten

Your new Exchange signature is ready to use.

10. Um die Transportregel zu aktivieren/deaktivieren, klicken Sie einfach auf das Kontrollkästchen, um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn Sie die Konfiguration ändern möchten, markieren Sie die Regel und klicken Sie auf das Stiftsymbol , das sich neben dem Symbol Hinzufügen (+) befindet.

Das Hinzufügen einer Signatur in Exchange ist kein schwieriger Prozess. Die Gestaltung und Kontrolle von E-Mail-Signaturen und -Disclaimern mit Microsoft Exchange allein ist jedoch nur mit großen Einschränkungen möglich.

Weitere Einzelheiten darüber, was Sie mit Exchange Server-E-Mail-Signaturen tun können und was nicht, finden Sie in diesen Artikel.

Verwendung einer Exclaimer-Lösung für E-Mail-Signaturen

Wenn Sie Microsoft Exchange zum Senden von E-Mails verwenden, benötigen Sie die E-Mail-Signatursoftware von Exclaimer für Microsoft Exchange Server. Unser robustes und leistungsstarkes Angebot fügt jeder von Ihrem Exchange-Server verarbeiteten Nachricht professionelle E-Mail-Signaturen hinzu.

  • Steuern Sie alle E-Mail-Signaturen über einen Webbrowser, ohne dass Sie etwas installieren oder herunterladen müssen.
  • Verwenden Sie Azure AD-Daten, um verschiedenen Abteilungen unterschiedliche E-Mail-Signaturen zuzuweisen, abhängig von der jeweiligen Funktion der Mitarbeiter.
  • Mit erweiterten Regeln können Sie festlegen, welche E-Mails eine Exchange-Signatur erhalten.
  • Signaturaktualisierungen in Echtzeit ermöglichen Ihnen die Durchführung spezieller E-Mail-Signaturkampagnen.
  • Geben Sie die Kontrolle über die Aktualisierung von E-Mail-Signaturen an Ihr Marketingteam weiter, ohne ihm Zugang zur IT-Infrastruktur zu gewähren.

Erfahren Sie mehr über das Drittanbieter-Tool von Exclaimer für die Verwaltung von Exchange-E-Mail-Signaturen.

Bereit, zu beginnen?

Übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über Ihre E-Mail-Signaturen, indem Sie ein kostenloses Probeabonnement starten oder eine Demonstration buchen.

Starten Sie noch heute eine kostenlose 14-tägige Testversion (keine Kreditkarteninformationen erforderlich!) oder buchen Sie eine Demo mit einem unserer Produktspezialisten, um mehr zu erfahren.

Leer meer met onze reeks hulpmiddelen

The Untapped Potential of Corporate Emails 6 Exclaimer

The Untapped Potential of Corporate Emails

Denken Sie, dass E-Mail-Signaturen nur eine Möglichkeit sind, Kontaktdaten anzuzeigen? Denken Sie anders! Entdecken Sie in unserem White Paper das volle Potenzial Ihrer E-Mail-Signaturen.

Lesen Sie mehr >
Moving from hybrid working from remote working

The Importance of Email Signature Management for Hybrid Workers

Die Umstellung auf hybrides Arbeiten stellt Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen. Finden Sie heraus, wie Sie sicherstellen können, dass die Verwaltung von E-Mail-Signaturen nicht zu diesen Herausforderungen gehört.

Lesen Sie mehr >
Die top 10 probleme bei e-mail-signaturen für unternehmen 9 Exclaimer

Die top 10 probleme bei e-mail-signaturen für unternehmen

Finden Sie heraus, wie Sie IT-Teams von den Kopfschmerzen der E-Mail-Signaturverwaltung befreien können – für immer!

Lesen Sie mehr >

Noch heute kostenlos testen Ihre neue E-Mail-Signatur
ist nur ein paar Klicks entfernt