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So erstellen Sie Signaturen und fügen sie in Outlook 2019 hinzu

Präsentiert von Exclaimer

In Microsoft Outlook 2019 (und auch in Outlook 2016) können Sie ein Signaturdesign erstellen, um Ihre E-Mail-Mitteilungen individuell zu gestalten. Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Signatur in Outlook betont Ihre Marke auf positive Weise. Außerdem erhalten die Empfänger eine digitale Visitenkarte mit Ihren Kontaktinformationen.

Das Erstellen von E-Mail-Signaturen in Outlook 2019 ist einfach. Der Signatur-Editor selbst ist ziemlich einfach zu handhaben. Er enthält nur einfache Formatierungsoptionen, was die Möglichkeiten zur Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur einschränkt.

Um zu erfahren, wie Sie automatisch eine Outlook-E-Mail-Signatur hinzufügen können, folgen Sie einfach unserer nachfolgenden Anleitung.

1. Öffnen Sie Outlook 2019 in Windows entweder über das Startmenü oder die Taskleiste.

2. Führen Sie in Outlook 2019 einen der folgenden Schritte aus:

  • Klicken Sie auf Datei > Optionen > Mail > Signaturen

Start creating your Outlook 2019 signature
Choose Signatures… in Mail

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie auf Signatur > Signaturen …
    Choose Signature

3. So gelangen Sie zum Fenster Signaturen und Mitteilungen. Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Outlook-E-Mail-Signatur beginnen, vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail-Adresse unter Standard-Signatur auswählen korrekt ist (im Screenshot unten ausgeblendet):

Confirm the Outlook email address is correct
4. Klicken Sie unter Zu bearbeitende Signatur auswählenauf Neu und geben Sie einen Namen für Ihre Outlook-Signaturvorlage ein.
Name your Outlook 2019 signature

5. Unter Signatur bearbeitenkönnen Sie Ihre Signatur erstellen und bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit, die Schriftart, die Schriftfarbe, die Größe und die Textausrichtung zu ändern.

Add text to your Outlook 2019 signature

6. Um andere Formatierungen hinzuzufügen, müssen Sie Microsoft Word verwenden,etwa für Aufzählungszeichen, Tabellen, Rahmen usw. Kopieren Sie dann die Unterschrift und fügen Sie sie in das Feld Unterschrift bearbeiten ein. Um ein Bild, z. B. ein Firmenlogo, hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol Bild, suchen Sie Ihre Bilddatei und klicken Sie auf Einfügen.

Add additional elements to your Outlook 2019 signature

7. Klicken Sie auf OK , um Ihre E-Mail-Signatur zu speichern. Ihre neue Signatur wird nun automatisch in alle ausgehenden Nachrichten eingefügt.

Es ist wichtig zu beachten, dass Outlook, wenn Sie Bilder einfügen möchten, diese nur als separate Elemente erkennt. Das bedeutet, dass sie oft in Anhänge umgewandelt werden. Wir empfehlen Ihnen, gehostete Bilder zu verwenden, wenn Sie Symbole für soziale Medien oder Firmenlogos einfügen möchten.

Outlook-Signaturen effektiv verwalten

Das Ändern einer Signatur in Outlook ist für Unternehmen normalerweise kein Problem. Allerdings sind Signaturvorlagen schwierig zu verwalten, wenn sie für alle Benutzer einheitlich sein sollen. Ohne zentrale Kontrolle können die Endbenutzer ihre Signaturen nach Belieben aktualisieren. Dies kann sich negativ auf das Image Ihrer Marke auswirken.

Die beste Möglichkeit zur Steuerung von E-Mail-Signaturen in Outlook 2019 ist die Verwendung einer E-Mail-Signatursoftware eines Drittanbieters. Dadurch werden Outlook-Signaturen entweder auf der Client- oder auf der Server-Ebene bereitgestellt.

Mit einer clientseitigen E-Mail-Signaturlösung können Benutzer ihre Signaturvorlage sehen, während sie eine E-Mail in Outlook verfassen. Dadurch erhalten sie mehr Flexibilität und Kontrolle darüber, welche Vorlage sie verwenden. Ältere clientseitige Angebote installieren einen Agenten auf dem Arbeitsplatz jedes Benutzers, um Signaturvorlagen bereitzustellen. Modernere Angebote bieten ein spezielles Outlook-Add-in, das Signaturvorlagen automatisch über ein IT-Administrationszentrum bereitstellt.

Bei einer serverseitigen Lösung hingegen werden die Signaturen nach dem Versand einer E-Mail hinzugefügt. Dies ist ideal für Unternehmen, die sicherstellen möchten, dass alle E-Mails, die von einem beliebigen Gerät aus gesendet werden, mit einer Signatur versehen werden. Allerdings können die Benutzer ihre Signaturvorlagen nicht sehen, wenn sie eine E-Mail verfassen. Das kann eine ziemlich missliche Erfahrung sein.

Vereinfachen Sie die Verwaltung von Outlook-E-Mail-Signaturen

Durch den Einsatz der E-Mail-Signatursoftware von Exclaimer erhalten Sie das Beste aus beiden Bereitstellungsmethoden, der clientseitigen und der serverseitigen. Sie können ganz einfach professionelle Outlook-Signaturen für alle Benutzer entwerfen und kontrollieren. Noch besser ist, dass diese Signaturen automatisch auf alle Benutzer angewendet werden. Das bedeutet, dass Sie professionelle E-Mail-Signaturen erhalten, wenn Sie von einem beliebigen webfähigen Gerät aus senden.

Alle Signaturvorlagen werden direkt an die Outlook-Clients der Benutzer verteilt und können alle Arten von Branding-/Marketing-Elementen enthalten. Diese administrative Aufgabe wird dadurch unglaublich einfach und Sie können E-Mail-Signaturen in Outlook in wenigen Minuten ändern.

Um die E-Mail-Signaturlösung von Exclaimer zu verwenden, müssen Sie lediglich Ihr lokales Active Directory mit Azure AD synchronisieren und konfigurieren. Das Produkt kann später auch nahtlos auf Office 365 (jetzt Microsoft 365) übertragen werden.

Erfahren Sie, wie Sie mit Lösungen zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen ganz einfach Signaturen in Outlook hinzufügen können

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