Zum Inhalt springen

Die 15 wichtigsten Regeln der E-Mail-Etikette

Verwenden der E-Mail-Etikette

Aufgrund der Menge an E-Mails, die täglich versendet werden, neigen wir dazu, auf eine Weise zu kommunizieren, wie wir es niemals persönlich tun würden. Man verfällt leicht in die Gewohnheit, E-Mails umgangssprachlich mit Abkürzungen, Slang und schlechter Grammatik zu schreiben.

Doch gerade hier können peinliche Fehler auftreten: Fehler, die schwerwiegende geschäftliche Folgen haben und zu irreparablen Imageschäden führen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie lernen, wie Sie die E-Mail-Etikette in Ihrer Geschäftskommunikation anwenden. Die E-Mail-Etikette ist genauso wichtig wie die persönliche Etikette. Sie können die relative Anonymität von E-Mails nicht als Entschuldigung für schlechtes Benehmen verwenden.

Hier sind unsere 15 wichtigsten Regeln für geschäftliche E-Mails, die Sie befolgen sollten, um einen positiven Eindruck bei Geschäftskontakten zu hinterlassen:

1. Schreiben Sie nicht alles in GROSSBUCHSTABEN

Großbuchstaben implizieren, dass Sie in Ihrer Nachricht schreien, und können aggressiv wirken. Wenn die E-Mail wichtig ist, sollten Sie andere Wege finden, um Ihre Botschaft zu vermitteln.

2. BCC-Empfänger oder Verwendung eines Seriendrucks

Geben Sie niemals alle E-Mail-Adressen in das Feld „An:“ ein, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht an viele Kontakte senden. Dies ist einer der häufigsten Fehler bei der E-Mail-Etikette. Sonst können alle Leser alle E-Mail-Adressen sehen, was besonders störend sein kann, wenn die Nachricht auf einem mobilen Gerät angezeigt wird. Außerdem möchten die meisten Menschen nicht, dass ihre E-Mail-Adresse für jedermann einsehbar ist.

Um dies zu umgehen, sollten Sie das Feld „Blindkopie“ (Blind Carbon Copy, BCC) für alle Adressen verwenden, sodass sie für die Empfänger der E-Mail unsichtbar sind. Alternativ können Sie auch ein E-Mail-Programm wie Outlook verwenden, um einen Seriendruck zu erstellen, der an jede Person in Ihrer Liste eine eigene Nachricht sendet.

3. Besprechen Sie niemals vertrauliche Informationen

E-Mails können leicht kopiert, gedruckt und weitergeleitet werden. Sie lassen sich auch überraschend leicht von böswilligen Dritten abfangen. Wenn die Informationen, die Sie versenden, hochsensibel sind, sollten Sie sie nicht per E-Mail versenden!

Selbst wenn die E-Mail nicht an jemand anderen weitergeleitet wird, kann die Unternehmensleitung herausfinden, ob Sie unangemessene Nachrichten senden und nicht die richtige E-Mail-Etikette anwenden.

E-Mails haben auch einen gewissen Grad an Rechtsgültigkeit. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihnen vorgeworfen wird, Sie hätten versagt oder jemanden im Stich gelassen, sollten Sie keine Antwort schicken, um sich zu verteidigen. Sobald es einen schriftlichen Nachweis der Kritik an Ihrer Leistung gibt, befinden Sie sich in einer schwächeren Verhandlungsposition.

4. Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von Abkürzungen oder Emoticons

Abkürzungen wie LOL (Laughing Out Loud) oder BTK (Zurück an der Tastatur) sollte man sich für Sofortnachrichten mit Freunden aufheben und nicht im Geschäftsleben verwenden. Manche Leute verstehen diese Abkürzungen vielleicht auch nicht.

Emoticons mögen eine lustige Art sein, Gefühle zu zeigen, aber man kann nie wissen, wie der Empfänger sie aufnimmt. Die E-Mail-Etikette schreibt vor, dass dies auch beim Versenden von E-Mails gilt.

Emoticons können eine unterhaltsame Art sein, Emotionen zu zeigen, aber Sie wissen nicht, wie der Empfänger sie aufnehmen wird. Sie können auch sehr unprofessionell aussehen. Wenn man jemandem eine E-Mail schickt, sollte man besser sagen, was man wirklich meint.

5. Fordern Sie keine Empfangs- und Lesebestätigungen an

Dies führt garantiert zu Verärgerung beim Empfänger, bevor er Ihre Nachricht überhaupt gelesen hat. Außerdem funktionieren solche Bestätigungen nicht immer wie beabsichtigt. Manche Empfänger blockieren die Empfangsfunktion, oder ihre E-Mail-Software unterstützt sie nicht. Wenn Sie wissen wollen, ob ein Empfänger Ihre E-Mail erhalten hat, fragen Sie ihn einfach direkt. Das ist E-Mail-Etikette 101!

6. Verwenden Sie eine klare, direkte Betreffzeile

Eine gute Betreffzeile könnte lauten „Besprechungstermin geändert“ oder „Vorschläge für das Angebot“. Viele Empfänger entscheiden sich allein aufgrund der Betreffzeile, Ihre E-Mail zu öffnen. Das bedeutet, dass Sie eine Betreffzeile wählen müssen, die dem Empfänger zeigt, dass Sie sich mit seinem Anliegen befassen.

7. Achten Sie darauf, dass Sie eine professionelle E-Mail-Adresse verwenden

Denken Sie daran, dass Sie in jeder E-Mail, die Sie versenden, Ihr Unternehmen vertreten. Sie sollten daher niemals ein persönliches E-Mail-Konto verwenden, wenn Sie geschäftliche E-Mails versenden.

Stellen Sie sich vor, was ein Geschäftskunde denken würde, wenn er die E-Mail-Adresse aus Ihrer Studienzeit sähe? Wenn Ihnen jemand eine E-Mail mit der Adresse „[email protected]“ schicken würde, würden Sie dann ernsthaft mit dieser Person Geschäfte machen wollen?

8. Verwenden Sie Ausrufezeichen nur selten

Verwenden Sie Ausrufezeichen nur, um Begeisterung auszudrücken. Ansonsten wirken Sie zu emotional, aggressiv oder unreif.

Die Grundlage der E-Mail-Etikette verlangt, dass Sie beim Versenden von Nachrichten nicht zu emotional wirken. Denken Sie daran, dass Sie geschäftliche E-Mails senden, keine Nachrichten an Ihre Freunde. Es ist wichtig, so professionell wie möglich zu sein.

9. Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von Humor

Humor kann in E-Mails leicht missverstanden werden. Der Empfänger kann sich nicht an Mimik, Körpersprache oder Tonfall orientieren.

Bedenken Sie auch Folgendes: Nur weil Sie etwas witzig finden, heißt das nicht, dass der Empfänger das auch so sieht. Wenn Sie Zweifel haben oder besorgt sind, dass Sie jemanden beleidigen könnten, verzichten Sie auf Humor.

10. Seien Sie sich bewusst, dass verschiedene Kulturen unterschiedlich sprechen und schreiben

Kulturelle Unterschiede können schnell zu Missverständnissen führen, vor allem in schriftlicher Form. Sie müssen bei der Formulierung Ihrer Nachricht den kulturellen Hintergrund des Empfängers berücksichtigen.

High-Context-Kulturen (arabische Länder, China oder Japan) möchte man Sie kennen lernen, bevor man mit Ihnen Geschäfte macht. Dadurch schreiben Geschäftspartner aus diesen Ländern oft persönlicher. Ihre E-Mail-Etikette sollte also höflich und sympathisch sein.

Low-Context-Kulturen (Deutschland, Amerika oder Skandinavien) ziehen es dagegen vor, schnell auf den Punkt zu kommen und weniger Wert auf eine persönliche Note zu legen. Ihre E-Mail-Etikette sollte sich darauf konzentrieren, professionell und informativ zu sein.

11. Verwenden Sie korrekte Grammatik und Zeichensetzung

Eine korrekte Satzstruktur ist beim Verfassen professioneller E-Mails äußerst wichtig. Korrekte Grammatik und Zeichensetzung sind dabei der erste Schritt.

Wenn Sie beim Schreiben einer Textnachricht oder einer E-Mail an einen Freund nur Kleinbuchstaben verwenden, ist das in Ordnung. Bei E-Mails an einen Kollegen oder Geschäftspartner sollten Sie jedoch immer Groß- und Kleinschreibung beachten (und jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen).

In der Betreffzeile kann jedoch die Großschreibung verwendet werden (der erste Buchstabe eines jeden Wortes wird groß geschrieben). Dies kann dazu beitragen, dass Ihre Betreffzeile besser zur Geltung kommt.

12. Denken Sie an Ihren Tonfall

Bei neuen Kontaktpersonen sollten Sie formell bleiben, da dies Höflichkeit und Respekt ausdrückt. Solange Sie nicht wissen, dass Sie eine freundschaftliche Beziehung zu Ihren Kontakten haben, kann das Schreiben informeller E-Mails einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Wenn Sie zum ersten Mal mit jemandem Kontakt aufnehmen, sollten Sie ihn immer mit seiner Anrede und seinem Nachnamen ansprechen. Wenn Sie z. B. eine E-Mail an Simon Peters schreiben, beginnen Sie die E-Mail mit „Sehr geehrter Herr Peters“ oder „Hallo Herr Peters“. Anhand der Antwort des Empfängers lässt sich abschätzen, ob Sie ihn bei der nächsten Kommunikation mit seinem Vornamen ansprechen können.

Bleiben Sie formell, indem Sie Ihre E-Mails mit „Danke“, „Mit freundlichen Grüßen“, oder „Beste Grüße“ abschließen.

13. Überprüfen Sie die Formatierung der E-Mail

Die Präsentation ist der Schlüssel, und die Überformatierung einer E-Mail ist gleichbedeutend mit einer schlechten Präsentation. Ihre Botschaft soll gut lesbar sein. Mehrere Schriftgrößen und -farben zu verwenden, sieht unordentlich aus und ist eine schlechte E-Mail-Etikette.

Die Standardschriftgröße (10pt oder 12pt) ist die einzige Größe, die beim Verfassen von E-Mails verwendet werden sollte. Verwenden Sie klare Schriftfarben. Schwarz ist auf allen Geräten am einfachsten zu lesen.

Wir empfehlen Ihnen, websichere Schriftarten wie Arial oder Calibri zu verwenden, da diese leichter zu lesen sind. Wenn Sie beim Versenden einer E-Mail benutzerdefinierte Schriftarten verwenden, ist die Schriftart möglicherweise nicht auf dem Gerät des Empfängers installiert. Dies kann dazu führen, dass der Text automatisch in eine Standardschriftart wie Times New Roman umgewandelt wird.

Versuchen Sie, Ihren Text nicht zu fetten, kursiv zu setzen oder zu unterstreichen, es sei denn, es ist absolut notwendig. Das kann unhöflich oder aufdringlich wirken. Verwenden Sie stattdessen Wörter, die Ihre Aussage unterstreichen.

14. Lesen vor dem Versenden alles Korrektur

Überprüfen Sie alles zweimal, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Fehler in E-Mails bleiben in der Regel nicht unbemerkt. Selbst wenn Sie es eilig haben, kostet ein Korrekturlesen weniger Zeit, als sich für einen Fehler zu entschuldigen.

Das gilt auch für mobile E-Mails (und eine Signatur mit dem Hinweis „Ich entschuldige mich für eventuelle Tippfehler“ ist einfach nicht ausreichend). Außerdem ist es ratsam, die E-Mail-Adresse, an die Sie senden, zuletzt hinzuzufügen, damit Sie Ihre Nachricht nicht versehentlich versenden, bevor Sie fertig sind.

15. Verwenden Sie eine E-Mail-Signatur

Der Empfänger wird wissen wollen, wer Sie sind. Geben Sie ihm diese Information daher durch eine professionelle E-Mail-Signatur. Diese Signatur sollte mindestens Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse enthalten. Dies gilt sowohl für Desktop- als auch für mobile E-Mails. Dies verbessert nur Ihre E-Mail-Etikette, da Sie den Empfängern eine einfache Möglichkeit bieten, Sie zu kontaktieren.

Sie können sogar Elemente wie Werbebanner und Links zu sozialen Medien hinzufügen, wenn dies angebracht ist. Verzichten Sie jedoch auf persönliche Zitate oder komplexe Animationen. Sie müssen daran denken, professionell zu bleiben und sich an alle Tipps zur E-Mail-Etikette zu halten, die wir in diesem Artikel hervorgehoben haben.

Noch heute kostenlos testen Ihre neue E-Mail-Signatur
ist nur ein paar Klicks entfernt