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Die besten Methoden zur Formatierung einer E-Mail-Signatur

Präsentiert von Exclaimer

Was ist das beste Format für eine E-Mail-Signatur?

Beim Erstellen einer E-Mail-Signatur ist das Format ein wesentlicher Designpunkt, den es zu berücksichtigen gilt. Eine E-Mail-Signatur, bei der man sich keine Gedanken über das Layout gemacht hat, kann unübersichtlich wirken und einen unprofessionellen Eindruck machen.

Wenn Sie Probleme mit dem Format Ihrer Signatur haben, lesen Sie unseren Leitfaden.

Die Wahl der richtigen E-Mail-Signatur-Hierarchie

Das Format Ihrer Vorlage legen Sie am besten fest, indem Sie eine E-Mail-Signatur-Hierarchie mit den Elementen erstellen, die Sie einfügen möchten.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Elemente Sie für Ihr Design verwenden können.

Als Nächstes müssen Sie die eigentliche Hierarchie erstellen. Einfach ausgedrückt: Erstellen Sie eine Reihenfolge, in der Ihre Kontaktinformationen und andere Elemente der Unterschrift erscheinen sollen. Wir empfehlen in der Regel, Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung an den Anfang der Signatur zu stellen.

Der Haftungsausschluss für E-Mails sollte am Ende der Signatur stehen. Obwohl es wichtig ist, ist es nicht das erste, was der Empfänger der E-Mail sehen sollte:

  • Vollständiger Name
  • Job title
  • Firmenname (optional, wenn er bereits im Logo enthalten ist)
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Website-URL
  • Firmenadresse
  • E-Mail-Disclaimer

Anschließend kommen optionale Elemente.

  • Social-Media-Icons
  • Werbebanner
  • Bild
  • Feedback-Umfragen
  • Benutzerdefinierte Links
  • Bilder von Auszeichnungen oder Zertifizierungen

Perfektionierung des Layouts Ihrer E-Mail-Signatur

Nachdem Sie die Reihenfolge der Elemente der E-Mail-Signatur festgelegt haben, müssen Sie das Layout der Signatur formatieren. Ein einfaches Layout ist bei der Formatierung immer am besten. Das Unternehmenslogo sollte dabei im Mittelpunkt stehen. Die Form Ihres Logos spielt bei der Gestaltung Ihrer Signatur eine wichtige Rolle,

egal ob es sich um ein Quadrat, ein Rechteck oder einen Kreis handelt. Ihr Logo sollte im Mittelpunkt der Signatur stehen, da es wichtig ist, dass Ihre Marke erkennbar ist.

HTML-Tabellen

Für die Erstellung des Layouts Ihrer Signatur empfehlen wir, wenn möglich, die Verwendung von HTML-Tabellen. HTML-Tabellen sind der beste Weg, um eine professionelle E-Mail-Signatur zu gestalten. Durch die Verwendung von Zeilen und Spalten verleihen Sie der Signaturvorlage ein professionelles Aussehen.

Sie können „Padding“ verwenden, um Platz zwischen den einzelnen Designelementen zu schaffen. Dies wird von allen E-Mail-Clients gelesen, d. h. Gmail, Outlook, Apple Mail, iOS usw. Damit die Signatur auch auf mobilen Geräten angezeigt wird, können Sie für jede Tabelle eine fixe Breite festlegen.

Wenn Sie ein komplexeres E-Mail-Signaturformat verwenden möchten, können Sie sogar Tabellen innerhalb von Tabellen hinzufügen, je nach gewünschtem Design.

Bildgröße

Folgende Dateiformate werden für Signaturbilder empfohlen:

  • JPG
  • JPEG
  • PNG
  • GIF

Sie können die Bilder entweder auf einer Website hosten oder sie direkt in Ihre E-Mail-Signaturvorlage einbetten. Egal welche Option Sie wählen, die Bilder müssen in der richtigen Größe hochgeladen werden. Außerdem sollten Sie für jedes Bild einen geeigneten Alt-Text hinzufügen. Dies ist notwendig für den Fall, dass die Bilder nicht korrekt angezeigt werden, wenn ein Empfänger Ihre E-Mail erhält.

Wenn Sie keine E-Mail-Signaturlösung verwenden, können Bilder als Anhänge erscheinen, wenn Sie sie in eine Vorlage einbetten. In diesem Fall ist es besser, im Internet gehostete Bilder zu verwenden. So werden die Bilder auf einem öffentlichen Server gehostet und über gehostete URLs mit der E-Mail-Signaturvorlage verknüpft.

Sie sollten es auch vermeiden, einzigartige Schriftarten, Farben und Grafiken in Ihrem Design zu verwenden, da dies zu einem unübersichtlichen Erscheinungsbild führt.

A formatted email signature with many elements
Email signature format focusing on the company logo
Email signature format with visual elements

In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Hinweise und Tipps zur Formatierung:

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