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13 Beispiele und Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten

Präsentiert von Exclaimer

Nach Angaben von Lifewire bevorzugen 62,86 % aller Berufstätigen die Kommunikation per E-Mail für geschäftliche Zwecke. Wenn man bedenkt, dass ein durchschnittlicher Angestellter 40 geschäftliche E-Mails pro Tag verschickt, wird deutlich, dass die E-Mail in zahlreichen Unternehmen nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmedium ist.

Es ist jedoch nicht immer möglich, dass Arbeitnehmer alle E-Mails, die sie erhalten, zeitnah beantworten. Personen fahren in den Urlaub, können krank werden oder haben andere Verpflichtungen, die dazu führen, dass sie ihre E-Mails nicht beantworten können oder wollen. Falls Sie einmal nicht in der Lage sein sollten, auf E-Mails zu antworten, ist es wichtig, eine Abwesenheitsnachricht einzurichten.

Was ist eine Abwesenheitsnachricht?

Die Abwesenheitsnotiz ist eine kurze, automatische Antwort auf E-Mails. Das bedeutet, dass Sie E-Mails nicht so schnell wie üblich lesen oder beantworten werden. Die Abwesenheitsnotiz dient dazu, dem Versender die folgenden wichtigen Punkte mitzuteilen:

  1. 1. Der Grund, warum Sie nicht erreichbar sind – die häufigsten Gründe sind:
  • Urlaub/Ferien
  • Krankheit
  • Schulung an einem externen Ort
  • Arbeitsveranstaltungen, z. B. Ausstellungen, Konferenzen usw.
  • Arbeiten von einem anderen Ort aus
  • Wann ein Versender eine Antwort erwarten kann – Die Angabe eines realistischen Zeitrahmens für eine Antwort ist wichtig, um die Erwartungen des Absenders zu erfüllen. Wenn Sie Ihre E-Mails zwei Wochen lang nicht lesen, ist es wichtig, dies zu sagen. Falls Sie hingegen Ihre E-Mails gelegentlich abrufen, sollten den Versender wissen lassen, dass Ihre Antwort länger dauern wird als üblich.
  • Wie lange Sie abwesend sind und wann Sie zurückkehren werden – In der Regel sollte dies ein bestimmtes Datum sein. Dies ist jedoch nicht immer möglich, insbesondere wenn Sie krank sind. Geben Sie nach Möglichkeit auch an, ab wann Sie abwesend sein werden.
  • Ansprechpartner während Ihrer Abwesenheit – Manchmal ist eine E-Mail-Anfrage besonders dringend. Daher sollten Sie immer die Kontaktdaten eines Kollegen angeben, der während Ihrer Abwesenheit helfen kann. Informieren Sie jedoch Ihren Kollegen im Voraus darüber.
  • Weitere Punkte, die zu beachten sind

    Eine Abwesenheitsnachricht sollte eine professionelle, aber freundliche Begrüßung enthalten. Sie kann auch angeben, ob die E-Mail des Absenders weitergeleitet oder von anderen Kollegen eingesehen werden soll. Sie sollten Ihre Nachricht zudem korrekturlesen, da Tippfehler einen unprofessionellen Eindruck erwecken.

    Um wirklich effektiv zu sein, sollte eine automatisierte E-Mail-Antwort jedoch immer professionell formuliert sein. Denken Sie daran, dass jeder, der Ihnen eine E-Mail schickt, Ihre Abwesenheitsnachricht sehen wird. Diese Mitteilung ist daher nicht der richtige Ort für Witze, unangebrachten Humor oder bizarre Kommentare.

    Wir empfehlen auch, dass Sie eine firmeneigene E-Mail-Signatur in Ihre Abwesenheitsnachricht einfügen. Dadurch können Sie Ihre Marke hervorheben, Ihre Kontaktinformationen angeben, professioneller wirken und möglicherweise Marketinginhalte präsentieren.

    Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten

    Die nachstehenden Vorlagen können für eine Vielzahl von unterschiedlichen Situationen verwendet werden. Sie müssen sie nur noch an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

    Abwesenheitsvorlage für Urlaub/Ferien

    Dies ist das häufigste Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht und oft das Letzte, was viele tun, bevor sie in den Urlaub fahren. Sie müssen keine Details angeben, z. B. wohin Sie fahren und ob Sie das Land verlassen werden. Das Wichtigste ist, dass Sie während dieser Zeit keine E-Mails beantworten werden:

    Hallo,

    Dank für Ihre E-Mail.

    Ich bin derzeit im Jahresurlaub nicht im Büro. Ich kehre am um ins Büro zurück und haben während dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails.

    Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an[CONTACT NAME] an[EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER] der dir weiterhelfen kann. Ansonsten antworte ich zeitnah nach meiner Rückkehr.

    Freundliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail,

    ich bin derzeit im Urlaub. Mein Büro ist am [DATE] wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten.

    In meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an[NAME] bei[EMAIL ADDRESS] wenn Ihre E-Mail sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

    Freundliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Vorlage für krankheitsbedingte Abwesenheit

    Sie müssen dem Absender nicht zu viel sagen, aber es ist wichtig, dass Sie ihm mitteilen, dass Sie nicht erreichbar sein werden. Wenn es sich um eine Langzeiterkrankung handelt, steht möglicherweise noch kein Datum für Ihre Rückkehr fest. Konzentrieren Sie sich in diesem Fall auf die Angabe konkreter Kontaktdaten der Person, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten wird:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich aus persönlichen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar.

    Ich erwarte, wieder an die Arbeit zu gehen[ESTIMATED DATE] .

    Kontaktieren Sie bitte[NAME] bei[EMAIL ADDRESS AND PHONE NUMBER] der mir während meiner Abwesenheit gerne behilflich sein wird.

    Freundliche Grüße

    [Your Name]

    Vorlagen für längere Antwortzeiten

    Wenn Sie arbeiten, aber nicht ohne weiteres auf E-Mails antworten können, sollten Sie dies in Ihrer Abwesenheitsnachricht deutlich machen. So können die Erwartungen des Absenders an eine Antwort leicht definiert werden:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    vielen Dank für Ihre Nachricht.

    Ich bin derzeit aufgrund von [REASON] nicht erreichbar. Ich werde am [DATE] wieder im Büro sein. Bis dahin werde ich meine E-Mails nur gelegentlich abrufen. Rechnen Sie daher bitte mit einer verzögerten Antwort.

    Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an my[COLLEAGUE/MANAGER] ,[CONTACT NAME] an[EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER] der dir weiterhelfen kann. Sollten Sie nicht schon Kontakt mit meiner Vertretung aufgenommen haben, kontaktiere ich Sie gerne nach meiner Rückkehr.

    Freundliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    vielen Dank für Ihre Nachricht.

    Aktuell stelle ich aus[EVENT] in[LOCATION] aus[DATE] zu[DATE] . Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich melde mich zeitnah nach meiner Rückkehr bei Ihnen.

    Wenn Sie mich dringend kontaktieren müssen, rufen Sie mich bitte an[PHONE NUMBER] .

    Freundliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    vielen Dank für Ihre Nachricht.

    Ich bin derzeit nicht im Büro und spreche um[EVENT NAME] in[LOCATION] . Ich werde den E-Mails nachgehen, wenn ich die Möglichkeit dazu habe, aber bitte rechnen Sie mit Verzögerungen bei jeder Antwort.

    Wenn Sie teilnehmen[EVENT NAME] , unbedingt vorbeischauen[BOOTH NUMBER/STAGE] und wir können direkt aufholen.

    Grüße,

    [YOUR NAME]

    Abwesenheitsvorlage für Feiertage

    Wenn Ihr Unternehmen wegen eines nationalen Feiertags geschlossen ist, werden die meisten oder alle Ihre Kollegen nicht arbeiten. Daher sollte eine Abwesenheitsnachricht die Absender darauf hinweisen, dass sie keine Antwort erwarten können, bis Ihr Unternehmen wieder geöffnet ist. Wir empfehlen, den Feiertag in Ihrer Antwort nicht zu sehr hervorzuheben, da nicht alle Absender ihn feiern, d. h. den Leuten frohe Weihnachten, ein frohes Thanksgiving usw. zu wünschen:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    vielen Dank für Ihre Nachricht.

    Unsere Büros sind ab sofort geschlossen[PUBLIC HOLIDAY] . Wir öffnen wieder am[DATE] .

    In der Zwischenzeit werden E-Mails nicht gelesen und nicht weitergeleitet. Ich bitte um Verständnis.

    Grüße,

    [YOUR NAME]

    Vorlage für interne Abwesenheitsnachrichten

    Eine interne Antwort kann eine etwas informellere Sprache verwenden, sollte aber dennoch nicht zu leger sein. Denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter, einschließlich der Geschäftsleitung, diese automatische Antwort sehen können, wenn sie Ihnen eine E-Mail schicken:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    Ich bin gerade dabei[HOLIDAY/VACATION/ANNUAL LEAVE] , aber ich melde mich wieder[DATE] .

    Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an[NAME] wer kümmert sich um meine[WORKLOAD/INBOX/PROJECTS] Während ich weg bin.

    Wenn es dringend ist, können Sie mir eine Nachricht senden[PHONE] .

    Beste Grüße

    [YOUR NAME]

    Vorlage für Abwesenheit bei Mutterschaftsurlaub

    Die Inanspruchnahme des Mutterschaftsurlaubs, aber auch jedes anderen Elternurlaubs, bedeutet oft eine längere Freistellung von der Arbeit als der normale Jahresurlaub. Die Nachrichten, die Sie in dieser automatischen Antwort verwenden, werden jedoch ähnlich sein:

    Guten Tag,

    vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am nicht im Büro[MATERNITY/PATERNITY/PARENTAL] Urlaub beginnend[DATE] . Ich habe vor, am zurück ins Büro zu gehen[DATE] .

    Ich werde meine E-Mails während dieser Zeit nicht überwachen.

    Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an[NAME] an[EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER] der dir weiterhelfen kann.

    Herzliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Vorlagen für die Generierung von Leads und die Bewerbung von Inhalten bei Abwesenheit

    Wie E-Mail-Signaturen können auch Abwesenheitsnachrichten für die Lead-Generierung und die Bewerbung neuer Inhalte verwendet werden. Sie können ganz einfach ein oder zwei Sätze mit einer spezifischen Handlungsaufforderung hinzufügen, z. B. einen Link zu einer kostenlosen Testversion, die Aufforderung, sich für eine Demo anzumelden, oder Werbung für ein neues eBook/Whitepaper:

    Vielen Dank für Ihre Nachricht!

    Ich werde teilnehmen[EVENT] aus[DATE] zu[DATE] . Bitte rechnen Sie daher mit einer Verzögerung, bis ich Ihnen antworte.

    Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an unseren[DEPARTMENT] Mannschaft an[EMAIL ADDRESS] wer wird helfen können.

    Wenn Sie unser neues [PRODUCT], visit our website and sign up for a free trial ausprobieren möchten, besuchen Sie unsere Website und melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an: [LINK ZUR KOSTENLOSEN TESTVERSION]. [LINK TO FREE TRIAL URL]

    Freundliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Guten Tag,

    vielen Dank für Ihre Nachricht.

    Ich bin derzeit im Jahresurlaub nicht im Büro. Ich kehre am um ins Büro zurück und haben während dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails.

    Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an[CONTACT NAME] an[EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER] der Ihnen gerne weiterhilft. Alle anderen E-Mails werde ich nach meiner Rückkehr beantworten.

    Haben Sie in der Zwischenzeit unser neues Whitepaper gesehen? Es bietet viele nützliche Informationen über[WHAT THE WHITE PAPER IS ABOUT] . Sie können hier darauf zugreifen[LINK TO WHITE PAPER URL] .

    Freundliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Abwesenheitsnachricht bei Telearbeit (COVID-19)

    Aufgrund der COVID-19-Pandemie hat Telearbeit an Bedeutung gewonnen, sodass der Bedarf an speziellen Abwesenheitsnachrichten gestiegen ist. Durch die Pandemie sind viele Arbeitnehmer gezwungen, entweder von zu Hause aus zu arbeiten oder bis auf Weiteres vom Dienst freigestellt zu sein. Diese Vorlagen können auch für jede andere Situation der Telearbeit angepasst werden:

    Hallo,

    vielen Dank für Ihre E-Mail.

    Aufgrund der COVID-19-Krise werde ich auf absehbare Zeit von zu Hause aus arbeiten. Ich werde Ihre Nachricht so bald wie möglich beantworten, es kann jedoch zu einer leichten Verzögerung kommen.

    Sollte Ihre E-Mail dringend sein, kontaktieren Sie bitte [NAME/DEPARTMENT] unter [PHONE] oder [EMAIL ADDRESS].

    Freundliche Grüße

    [YOUR NAME]

    Hallo,

    vielen Dank für Ihre E-Mail.

    Aufgrund der aktuellen COVID-19-Pandemie bin ich bis zum [DATE IF KNOWN] beurlaubt worden. Während dieses Zeitraums werde ich keine E-Mails lesen oder beantworten.

    Bitte richten Sie jegliche E-Mail-Korrespondenz an [NAME] unter [EMAIL ADDRESS].

    Mit freundlichen Grüßen

    [YOUR NAME]

    So richten Sie eine automatische Antwort in Outlook und Gmail ein

    Outlook

    1. Wählen Sie Datei > Automatische Antworten (außer Haus) aus.
    2. Klicken Sie auf Automatische Antworten senden.

      Einrichten einer Abwesenheitsvorlage in Outlook
    3. Wählen Sie aus, an welchen Tagen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht versenden möchten und ob Sie verschiedene Versionen für Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation verwenden möchten.
    4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.

    Gmail

    1. Klicken Sie auf Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen.
    2. Scrollen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ nach unten zu Abwesenheitsnotiz.

      Einrichten einer Abwesenheitsantwort in Gmail
    3. Wählen Sie Abwesenheitsnotiz aktiviert aus.
    4. Nachdem Sie Ihre Nachricht verfasst haben, können Sie entscheiden, an welchen Terminen sie veröffentlicht und an wen der Inhalt gesendet werden soll.
    5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

    In diesen nützlichen Leitfäden finden Sie weitere Informationen

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