Die 17 DOs and DON’Ts von E-Mail-Signaturen

Als Anbieter von E-Mail-Signaturmanagement sehen wir eine Vielzahl von Signaturvorlagen. Wir sehen, was viele Unternehmen richtig machen und was sie falsch machen. Daher finden Sie hier in altbewährter Weise eine Checkliste der wichtigsten Best Practices für E-Mail-Signaturen, die selbst die klügsten Nutzer falsch machen.

1. Machen Sie es sozial

Soziale Medien spielen eine wichtige Rolle im Marketing-Mix. Aus diesem Grund sollten Sie individuelle E-Mail-Signaturen entwerfen, die soziale Medien mit E-Mails verbinden. Geben Sie den Empfängern zunächst einen Vorgeschmack auf Ihre Inhalte: Stellen Sie einen aktuellen Tweet oder einen Ausschnitt aus einem Blogbeitrag (der ganze Beitrag passt nicht hinein) unter Ihre Signatur.

Fügen Sie dann ein Social-Media-Symbol hinzu, damit sie mit einem Klick folgen oder teilen können. Unilever fügte seiner Unternehmens-E-Mail-Signatur einen Link „Folgen“ von LinkedIn hinzu, der in nur 10 Monaten von 40.000 auf 235.000 Follower stieg – kostenlos.

2. Machen Sie es nicht selbst

Der häufigste Fehler bei E-Mail-Signaturen ist mangelnde Einheitlichkeit innerhalb des Unternehmens. Das liegt daran, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Signaturdesign entworfen hat. Man könnte ein Logo von 2019 haben; ein anderer könnte ein Logo verwenden, das 1.013 Pixel breit ist; ein anderer mit einer falsch geschriebenen E-Mail-Adresse.

Verwenden Sie in Ihrem gesamten Unternehmen die gleiche E-Mail-Signaturvorlage. Achten Sie darauf, dass jede Signatur ein professionelles, stilvolles Format nutzt, das Sie genehmigt haben.

3. Verwenden Sie die richtigen Tools

Es klingt seltsam, aber bedenken Sie, dass es sich um eine E-Mail-Signatur handelt. Nicht um ein Word-Dokument, eine Website oder ein eigenständiges Bild.

Wenn Sie sich mit HTML auskennen, coden Sie die Signatur entsprechend. Wenn Sie HTML nicht kennen, verwenden Sie nicht Microsoft Word oder Outlook, um Ihre Signatur zu zeichnen und zu bearbeiten. Sie werden Ihr Design auf ihre eigene Weise formatieren. Diese Anwendungen formatieren Ihr Design auf ihre eigene Weise, was zur Folge hat, dass das Layout von anderen Programmen falsch interpretiert und nicht korrekt angezeigt wird.

4. Verwenden Sie eine vernünftige Größe für Ihre E-Mail-Signatur

Egal ob in Gmail, Outlook oder Apple Mail, sehr breite E-Mail-Signaturen werden für den Empfänger nicht gut dargestellt. Der Industriestandard für die Größe von E-Mail-Signaturen liegt bei etwa 650 Pixeln. Wir würden sogar sagen, dass ein Signaturdesign mit 600 Pixeln etwas dünner sein sollte. So wird sichergestellt, dass nichts vom Rand einer Nachricht abgeschnitten wird.

Wenn Sie wirklich sicherstellen wollen, dass Ihre Signaturvorlage auf allen Geräten korrekt dargestellt wird, sollten Sie sie noch schlanker gestalten, indem Sie sich für ein Design mit einer Breite von 450 Pixeln entscheiden.

5. Verwenden Sie Tabellen

Für die Gestaltung Ihres Layouts sollten Sie Tabellen nutzen. Vergessen Sie nicht, dass Sie die Ränder transparent machen können, wenn Sie kein Raster sehen wollen: Wir sprechen nur davon, sie zur Trennung der einzelnen Teile Ihres Designs zu verwenden.

Durch die Verwendung von Tabellen wissen Sie genau, wie breit Ihre Signaturvorlage sein wird und dass jedes Element am richtigen Platz erscheint. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Kontaktdaten zerdrückt werden oder Ihr Firmenlogo an der falschen Stelle auftaucht.

6. Machen Sie es einfach

Halten Sie das Layout so robust wie möglich. Lassen Sie die Bilder und Links zur Geltung kommen, nicht die Art und Weise, wie sie angeordnet sind. Wenn Sie etwas Außergewöhnliches oder Ehrgeiziges ausprobieren, sollten Sie darauf vorbereitet sein, es ausführlich zu testen.

Wenn Sie eine gute Möglichkeit haben, zu testen, wie das Layout in verschiedenen E-Mail-Clients (Outlook, Apple Mail, Gmail) aussehen wird, dann nur zu. Sie müssen jedoch darauf achten, dass Sie eine Signatur erstellen, die unter allen Umständen gut dargestellt wird.

Behandeln Sie Ihre E-Mail-Signatur außerdem genauso wie Ihre Geschäftskarten. Das bedeutet, dass Sie vollständige Kontaktinformationen angeben müssen. Die Signatur sollte mindestens Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, den Firmennamen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse enthalten.

7. Verwenden Sie keine Aufzählungspunkte

Aufzählungszeichen werden von Client zu Client in der Regel seltsam dargestellt – was Gmail unter Aufzählungszeichen versteht, unterscheidet sich von der Definition von Outlook.

Um sicherzustellen, dass Sie sich an die Best Practices für E-Mail-Signaturen halten, sollten Sie Aufzählungspunkte gänzlich vermeiden. Wenn nötig, verwenden Sie verschiedene Zeilen in Ihrer Tabelle, um einen ähnlichen Listeneffekt zu erzielen.

8. Keine Animation, wenn Sie nicht sicher sind, dass sie funktioniert

Verwenden Sie Animationen in E-Mail-Signaturen nur mit äußerster Vorsicht. Nicht alle E-Mail-Clients können animierte GIFs oder eingebettete Videos abspielen.

Zum Beispiel funktionieren animierte GIFs aufgrund der Funktionalität des E-Mail-Editors nicht in allen Versionen von Outlook. Daher können Sie nie sicher sein, dass Ihre Empfänger die von Ihnen hinzugefügte Animation auch sehen werden. Das bedeutet, dass das Bild oder Video nicht funktionieren wird.

9. Machen Sie Signaturen handygerecht

Durchschnittlich 56 Prozent aller E-Mails werden heute auf einem Mobilgerät geöffnet. iOS ist sogar der meistgenutzte E-Mail-Client der Welt. Daher sollte es für Ihr Unternehmen oberste Priorität haben, dass Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur für Mobilgeräte optimiert ist.

Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung einer mobilen E-Mail-Signatur die Breite der Bildschirme von Mobilgeräten. Teilen Sie Ihre Kontaktdaten am besten auf mehrere Zeilen auf. Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte Text auf den Bildschirm passt und Ihr Empfänger nicht scrollen muss, um die gesamte Signatur zu lesen.

10. Schreiben Sie HTML in voller Länge

Schreiben Sie den HTML-Code für die E-Mail-Signatur in voller Länge. Viele E-Mail-Plattformen erkennen die Verknüpfungen, an die Sie gewöhnt sind, nicht.

Für Nicht-Entwickler bedeutet dies, dass Sie nicht einfach versuchen sollten, ein E-Mail-CMS für Direktmarketing oder Word zu verwenden, um Ihre Vorlage zu erstellen. Benutzen Sie am besten einen Generator oder eine Software für E-Mail-Signaturen.

11. Verwenden Sie Bilder

HTML-Bilder in E-Mail-Signaturen sind heute gang und gäbe. Die meisten E-Mail-Programme zeigen sie ohne größere Probleme an. Sie müssen nur entscheiden, wie Sie die Bilder in eine Vorlage einfügen wollen.

Sie können das Bild entweder einbetten, so dass der Empfänger es nicht herunterladen muss, oder es auf einem Webserver hosten und über eine URL referenzieren. Beide Methoden haben ihre Vorteile, wählen Sie daher diejenige, die für Sie am besten geeignet ist.

12. Beschränken Sie die Bildgröße

Verlassen Sie sich nicht nur darauf, dass die Größe des Bildes korrekt ist. Sie müssen genau festlegen, wie breit und hoch es in HTML sein soll. Wenn Sie dies nicht tun, rendern E-Mail-Clients wie Outlook das Bild falsch.

Nochmals, für die Nicht-Programmierer, die dies lesen, bedeutet dies, dass Sie nicht einfach ein Web-CMS oder Word verwenden sollten, um Ihre Signatur zu entwerfen – so funktioniert es nicht.

13. Finden Sie das richtige Verhältnis

Achten Sie darauf, dass die Bilder den Text nicht überlagern. Verlieren Sie die E-Mail-Nachricht nicht in der Signatur. Das ist schwierig. Jede E-Mail ist anders: Was mit Blöcken und Textblöcken gut aussieht, kann unter einem einzigen Satz seltsam wirken.

Ändern Sie das Aussehen Ihrer Signatur bei Antworten. Die erste E-Mail in einer Konversation kann länger sein, so dass eine größere, schwungvolle Signatur einen professionellen ersten Eindruck vermitteln kann. Verwenden Sie anschließend bei Antworten ein einfacheres Design, um zu erinnern und nicht abzuschrecken.

14. Vergessen Sie nicht den Alt-Text

Denken Sie an Bild-Alt-Text – Sie wissen nie, wo Ihre E-Mail nach der Weiterleitung landet. Mit dem Alt-Text kann jeder, der Ihre E-Mail erhält, mit dem Mauszeiger über ein Bild fahren und sich eine Vorstellung davon machen, was es genau tut. Wir sagen eher „tut“ als „ist“, weil jedes Bild in Ihrer Signatur tendenziell eine Funktion erfüllt.

Ein „Gefällt mir auf Facebook“-Alt-Text auf einem Social-Media-Link oder ein „Melden Sie sich für unsere Veranstaltung an“ auf einem Banner für Ihre bevorstehende Ausstellung erklärt, was ein Symbol bietet. Es macht Ihre Links einladender.

15. Verwenden Sie E-Mail-Signaturen für Marketingzwecke

Eine E-Mail-Signatur kann Ihrem Unternehmen viel mehr Wert verleihen, wenn sie als weiterer Marketingkanal behandelt wird. nicht nur, um Ihre Kontaktinformationen anzuzeigen.

Fügen Sie jeder Signaturvorlage Markenelemente wie Ihr Firmenlogo, ein Display-Banner mit einer eindeutigen Handlungsaufforderung zur Weiterleitung auf Ihre Website, Social-Media-Symbole und Auszeichnungen hinzu. So können Sie Ihre neuesten Marketingaktivitäten auf eine Art und Weise bewerben, die für den Empfänger deutlich sichtbar ist, aber nicht zu aufdringlich wirkt.

16. Brechen Sie nicht das Gesetz

Es ist nicht spannend, aber E-Mail-Disclaimer sind in vielen Teilen der Welt vorgeschrieben.

Vom Health Insurance Portability & Accountability Act (HIPAA) für US-Gesundheitsorganisationen bis zum UK Companies Act , der besagt, dass alle geschäftlichen E-Mails bestimmte Geschäftsinformationen enthalten müssen, prüfen Sie, welche Gesetze für Sie gelten und was erforderlich ist, um diese einzuhalten.

Berücksichtigen Sie diese Vorschriften als Best Practice für Ihre E-Mail-Signaturvorlagen. Sie wissen nie, wann Sie mit Ihrem neuen Dienstleistungsangebot oder dem neuen Markt, in den Sie eingetreten sind, rechtliches Neuland betreten.

17. Machen Sie sich keine Sorgen

E-Mail-Signaturen sind zwar eine große Bereicherung, aber sie müssen nicht zwangsläufig aufwendig sein. Es gibt viele intelligente Möglichkeiten, allen E-Mails ein individuelles Signaturdesign hinzuzufügen, ohne dass Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihre Kollegen damit belästigen müssen.

Mit Exclaimer sparen Sie zahllose Stunden und stellen sicher, dass jeder Benutzer eine einheitliche E-Mail-Signatur erhält, egal von welchem internetfähigen Gerät aus er sendet.