Die 15 wichtigsten Dinge, die auf keinen Fall in E-Mail-Signaturen enthalten sein sollten

Die Art und Weise, wie Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur gestalten, kann einen Einfluss darauf haben, wie Ihr Unternehmen wahrgenommen wird. Wenn Sie zu viele zusätzliche, unnötige Elemente zu Ihrer Signatur hinzufügen, wirkt sie unprofessionell und chaotisch. Ist Ihre E-Mail-Signatur nicht ansprechend gestaltet, kann sie sich negativ auf Ihren Ruf auswirken.

Was nicht in E-Mail-Signaturen aufgenommen werden sollte

Wir haben für Sie die 15 wichtigsten Dinge zusammengestellt, die Sie niemals in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, damit Sie das bestmögliche Design für Ihre Signatur entwickeln können:

1. Unnötige Kontaktinformationen

Überladen Sie Ihre Signaturvorlage nicht mit allen möglichen Kontaktmöglichkeiten. Bleiben Sie bei den Grundlagen:

• Vollständiger Name
• Job title
• Name und Anschrift des Unternehmens
• Telefonnummer
• Website-URL
• E-Mail-Adresse

Bei internen E-Mails und Antworten sollten diese Angaben zudem kürzer ausfallen.

2. Individuelle Schriftarten

Es ist möglich, individuelle Schriftarten in Ihrer E-Mail-Signatur einzusetzen, aber wir würden Ihnen davon abraten. Dies liegt daran, dass auf den meisten Geräten Ihrer Empfänger Ihre benutzerdefinierte Schriftart nicht installiert ist, sodass sie automatisch auf eine Standardschriftart wie Times New Roman oder Arial umgestellt wird.

Falls Sie dennoch eine individuelle Schriftart verwenden möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine websichere Ausweichschriftart festlegen. Sie können hiereine Liste der websicheren Schriftarten finden.

3. Aufzählungspunkte

Gute E-Mail-Signaturen verzichten auf Aufzählungspunkte. Das liegt daran, dass sie von jeder E-Mail-Software unterschiedlich dargestellt werden und das Format Ihrer Signatur durcheinanderbringen könnten. Ein Aufzählungspunkt in Outlook sieht völlig anders aus als ein Aufzählungspunkt in Gmail.

4. Animierte GIFs

Es stimmt natürlich, dass Sie jetzt auch animierte GIFs in E-Mail-Signaturen einbinden können. Diese funktionieren jedoch nur in modernen E-Mail-Clients. Es wird immer noch viele geben, die ältere E-Mail-Clients verwenden, die keine animierten GIFs wiedergeben können.

Stattdessen wird nur der erste Frame des GIFs angezeigt oder das gefürchtete rote X, das das Bild zeigt. Sicherheitshalber sollten animierte GIFs einfach nicht in E-Mail-Signaturen verwendet werden.

5. Videos

Leider ist es nicht möglich, Videos direkt in Ihre E-Mail-Signatur einzubetten, da die meisten E-Mail-Clients dies nicht unterstützen. Dies liegt daran, dass Videos als Sicherheitsproblem angesehen werden, sodass der Inhalt nicht abgespielt wird. Native Videodateien sollten grundsätzlich nie in E-Mail-Signaturen verwendet werden.

Wenn Sie ein Video in Ihrer E-Mail-Signatur teilen möchten, können Sie einen Link mit alternativem Text oder ein Werbebanner verwenden.

6. Zitate

Die besten E-Mail-Signaturen für Unternehmen enthalten niemals motivierende oder inspirierende Zitate. Vergessen Sie nicht, dass nicht jedermanns Werte mit Ihren übereinstimmen.

Beispielsweise kann ein Empfänger einen falschen Eindruck bekommen, sich beleidigt fühlen und sich wahrscheinlich nicht einmal um die Nachricht kümmern.

7. Persönliche Informationen

Wenn es sich um eine Arbeitssignatur handelt, halten Sie sie professionell. Links zu Ihrer Fundraising-Seite oder persönlichen Social-Media-Seiten sollten nicht in E-Mail-Signaturen verwendet werden. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Organisation vertreten, nicht sich selbst.

8. Mehrere Schriftfarben

Eine E-Mail-Signatur mit mehreren Schriftfarben hinterlässt einen chaotischenEindruck, insbesondere dann, wenn sie zu hell sind. Verwenden Sie maximal zwei neutrale Farben, die zum Branding Ihres Unternehmens passen.

9. Ein Bild als E-Mail-Signatur

Sie sollten niemals nur ein Bild für Ihre E-Mail-Signatur verwenden. Dafür gibt es gleich mehrere gute Gründe:

• In den meisten E-Mail-Clients werden Bilder nicht automatisch heruntergeladen und angezeigt.
• Der Empfänger kann Ihre Kontaktinformationen nicht kopieren.
• Es ist nicht möglich, mehrere Hyperlinks in das Bild einzufügen.
• Es ist aufwändig, das Bild regelmäßig zu aktualisieren.

Wenn Sie ein Bild für Ihre Signatur verwenden, landet Ihre E-Mail außerdem eher im Junk-Ordner des Empfängers oder wird möglicherweise von Spam-Filtern blockiert.

10. Links zu ungenutzten Konten oder alten Beiträgen

Fügen Sie niemals Links in E-Mail-Signaturen ein, die nicht mehr relevant sind. Beispiele wären ein alter Blogbeitrag oder ein Social-Media-Konto, das seit über 6 Monaten nicht mehr verwendet wurde. Es wird unprofessionell aussehen, wenn ein Kunde auf eine Seite geht, die Sie lange nicht aktualisiert haben.

11. Veraltete Werbebanner

Haben Sie im Mai immer noch einen Werbebanner mit Weihnachtsmotiv in Ihrer E-Mail-Signatur? Dann wird es Zeit, diesen zu entfernen! Alle Werbebanner sollten aktuell sein und regelmäßig aktualisiert werden.

12. Zu viele Social-Media-Symbole

Ihre Signatur wirkt unübersichtlich, wenn Sie für jeden Social-Media-Kanal, den Ihr Unternehmen nutzt, ein Symbol hinzufügen. Wir empfehlen, dass Sie maximal vier Symbole in Ihrer E-Mail-Signatur einsetzen. Wählen Sie nur die Kanäle aus, die auch regelmäßig aktualisiert werden.

13. Sinnlose Zertifizierungen

Sofern der Abschluss oder die Zertifizierungen, die Sie erworben haben, nicht für Ihren Job relevant sind, sollten sie nicht in E-Mail-Signaturen verwendet werden.

Fügen Sie für professionelle E-Mail-Signaturen nur Zertifizierungen hinzu, die Ihr Unternehmen in den letzten fünf Jahren erhalten hat. Eine Zertifizierung aus dem Jahr 2017 ist sehr veraltet!

14. Zu viel Inhalt

Zu viel Inhalt kann die Formatierung ruinieren und ist ein häufiger Fehler in der E-Mail-Signatur. Wenn Sie mehr als 72 Zeichen in einer Zeile Ihrer Signatur haben, wird diese wahrscheinlich in die nächste Zeile umgebrochen, insbesondere auf Mobilgeräten.

Formatieren Sie Ihre Signaturen als bewährte Methode so, dass sie in mehreren Zeilen gleichmäßig verteilt sind.

15. Große Bilddateien

Wenn Sie in Ihrer E-Mail-Signatur ein Logo oder ein Foto von sich selbst verwenden, sollten Sie daran denken, die Bilddatei entsprechend auf Ihre Wunschgrößeanzupassen.

Wenn Sie eine 2000 x 1500 Pixel große Bilddatei eingebettet haben und diese laut HTML-Code in einer Größe von 500 x 375 px angezeigt werden soll, so ist es möglich, dass manche E-Mail-Clients diese Vorgabe ignorieren und stattdessen die Datei in ihrer Originalgröße darstellen.

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Sehen Sie sich unsere 17 Gebote und Verbote für E-Mail-Signaturen an, um sicherzustellen, dass Sie keine anderen E-Mail-Signaturfehler machen.

Um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen eine einheitliche Signaturvorlage verwendet, sollten Sie die professionelleE-Mail-Signatursoftware von Exclaimerverwenden.