Technisches

Exclaimer Cloud ist die marktführende Software, um Ihre E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 (vormals Office 365) zentral zu verwalten. Es bietet Ihnen die gleichen Vorteile wie unsere Server-basierende Software, ist aber ausschließlich in der Microsoft Cloud Infrastruktur angesiedelt. Unsere Produktarchitektur verwendet bahnbrechende Technologie, die Ihnen eine neue Generation der E-Mail-Signatur-Verwaltung liefert.

Weltweit verwendet Exclaimer 12 regionale Microsoft Rechenzentren. Das bedeutet beim Anfügen der Signatur verlassen Ihre Daten niemals die Microsoft-Umgebung. Mehrere Rechenzentren per Region stellen zudem eine automatische Ausfallsicherung bereit.

In Europa nutzen wir zurzeit die Microsoft Rechenzentren in Irland und den Niederlanden. Mit der ISO/IEC 27001 Zertifizierung bieten wir den höchsten Sicherheitsstandard und erfüllen ebenfalls alle Anforderung der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).

  • Nord-Europa
  • West-Europa

Exclaimer Cloud und die ISO/IEC 27001:2013-Zertifizierung

Exclaimer Cloud ist mit der ISO/IEC 27001 Zertifizierung ausgezeichnet. Die Zertifizierung deckt alle Aspekte der Informationssicherheit ab: beginnend bei Zugriffs- und Zutrittskontrollen zum System über organisatorische Aspekte bis hin zu Ausfallsicherheit und Notfallplanung. Die Norm fordert ein Risikomanagementsystem in allen sicherheitsrelevanten Bereichen und über alle Hierarchieebenen hinweg.

Wenn Sie weitere Informationen zu den von unserem Cloud-Dienst verwendeten Sicherheitsmaßnahmen wünschen, können Sie sich an ein Mitglied unseres Exclaimer-Vertriebsteams wenden.

So funktioniert es

Exclaimer Cloud ist sehr flexible und ermöglicht individuelle Konfigurationen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die verschiedenen Optionen haben keine Auswirkungen auf den Preis.

  • Server-seitige Konfiguration: Diese Option ermöglicht die Anwendung von Signaturen auf von sämtlichen Geräten und E-Mail-Clients aus abgeschickten E-Mails. Dazu wird der von Exclaimer in Azure gehostete Dienst, der sich in der nächstgelegenen Verfügbarkeitszone befindet, in Ihre E-Mail-Route integriert. E-Mails werden innerhalb des Smarthosts mit einer Signatur versehen und dann zur Zustellung an den Empfänger an Exchange Online zurückgegeben.
  • Client-seitige Konfiguration: Hiermit können während des Erstellens von E-Mails in Outlook, OWA oder Apple Mail, die Signaturen direkt ausgewählt werden. Ein Zustellungsmechanismus stellt sicher, dass die E-Mail-Signatur im unterstützten E-Mail-Client erstellt wird. Somit muss bei dieser Konfiguration kein E-Mail-Fluss durch den Exclaimer-Dienst erfolgen.
  • Serverseitige und clientseitige Konfiguration: Diese Konfiguration kombiniert die besten Eigenschaften der anderen Varianten. Die E-Mail-Signaturen werden sowohl an kompatible E-Mail-Clients verteilt als auch an den Exclaimer-Smarthost weitergeleitet, so dass alle E-Mails abgedeckt werden. Es erfolgt eine Deduplizierung, so dass auf jeder E-Mail nur jeweils eine E-Mail-Signatur angewendet wird.

E-Mail-Signaturen werden im Signatures for Office 365-Portal gestaltet und verwaltet

Design email signatures with the Exclaimer Cloud drag-and-drop signature editor. Create multiple signatures and assign them to individual users, groups/departments or even assign a signature based on contact details such as a job title.

Erfahren Sie, wie Sie eine Signatur einrichten

E-Mails werden von allen internetfähigen Geräten gesendet

The email signatures will then be automatically downloaded to networked users’ Outlook client via an agent.

E-Mails werden von Microsoft 365 (vormals Office 365) an Azure weitergeleitet

Jede von Ihrer Organisation versendete E-Mail wird von Microsoft 365 (vormals Office 365) an einen der regionalen Azure-Server von Exclaimer weitergeleitet. Hier wird Signatures for Office 365 gehostet. Dies bedeutet, dass der Service in auf der ganzen Welt verteilten Microsoft-Datenzentren bleibt. Keine E-Mail verlässt also je die Microsoft Cloud-Infrastruktur. Im Wesentlichen ist es ein hochverfügbarer Azure-Service mit Lastenausgleich.

Signatures for Office 365 in Microsoft Azure

Bereitstellungsmechanismen

Windows

Windows

Add-In

Das Add-In kann auf ganz einfache Weise allen oder auch nur ausgewählten Benutzern, die das Einfügen von Signaturen in Outlook Web erlauben, zur Verfügung gestellt werden.

Benutzer können sowohl für neue Nachrichten wie auch Antwortmails eine Standardsignatur festlegen und eine Signatur aus einem Nebenbedienfeld auswählen.

Cloud Signature Update Agent

Auf dem Windows-Computer eines jeden Benutzers wird ein Programm installiert, das dem Outlook-Client Signaturen bereitstellt.

Die Benutzer können sowohl für neue Nachrichten als auch Antwortmails eine Standardsignatur festlegen. Zudem können sie andere Signaturen als die Standardsignatur auswählen.

Dieses Programm kann über eine URL oder alternativ über eine per Intune oder GPO geteilte MSI bereitgestellt werden

Mac

Mac

Cloud Signature Update Agent

Auf dem Mac-Computer eines jeden Benutzers wird ein Programm installiert, der die Signaturen an den Outlook- oder Apple-Mail-Client liefert.

Die Benutzer können sowohl für neue Nachrichten und in Outlook auch für Antwortnachrichten eine Standardsignatur festlegen. Ebenso können von der Standardsignatur abweichende Optionen gewählt werden.

Das Programm wird von einem einbindbaren Apple Disk Image über eine PKG-Datei bereitgestellt.

OWA

Outlook App

Add-In*

Das Add-In kann auf ganz einfache Weise allen oder auch nur ausgewählten Benutzern, die das Einfügen von Signaturen in Outlook Web erlauben, zur Verfügung gestellt werden.

Benutzer können sowohl für neue Nachrichten wie auch Antwortmails eine Standardsignatur festlegen und eine Signatur aus einem Nebenbedienfeld auswählen.

*Alternativ können Sie für Exclaimer Berechtigungen einrichten, um zur Bereitstellung einer einzelnen Signatur pro Benutzer EWS zu verwenden.

Unsere Cloud-Umgebung

  • Das Exclaimer Azure-Setup setzt auf Lastenausgleich, um einen einheitlichen Netzwerkdienst über unsere regionalen Azure-Server zu gewährleisten. Falls der Betrieb von einem Azure-Server beeinträchtigt ist, wird der Datenfluss umgehend über ein zweites Rechenzentrum in der gleichen Region geleitet.
  • Es wurden Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass der Service für eine steigende Abonnentenzahl erweitert werden kann, um Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit aufrecht zu erhalten. Alle eingehenden Verbindungen werden über SSL-Zertifikate und TLS gesichert, die kontinuierlich auf Einhaltung aktueller Cloud-Standards überprüft werden.
  • Unsere Monitoring-Dienste sind rund um die Uhr im Einsatz und erfassen potentielle Service-Warnungen unmittelbar. Alle Informationen sind auf der Exclaimer Cloud Service Health Seite bereitgestellt. Außerdem können Sie sich im Anmeldungsverfahren für die Exclaimer Cloud registrieren, um Benachrichtigungen in Echtzeit per E-Mail oder SMS zu erhalten.
  • Exclaimer Cloud - Signatures for Office 365 verwendet modernste Tools und Technologien, um zu gewährleisten, dass der Dienst vollständig zur Verfügung steht. Aus Gründen der Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit befindet sich der Dienst in Gruppen mit Lastenausgleich. Netzwerk- und Anwendungs-Datenverkehr werden daher über eine Reihe verschiedener Server verbreitet.

Kostenloses Probeabonnement

Ihr neues E-Mail-Signatur-Erlebnis erwartet Sie in wenigen Klicks. Starten Sie noch heute Ihr kostenloses Probeabonnement von Exclaimer Cloud - Signatures for Office 365.

Kostenloses Probeabonnement

Konzipieren Sie E-Mail-Signaturen aus einer professionellen Signatur-Vorlagenbibliothek und überlassen Sie diese Einzelpersonen und Gruppen/Abteilungen. Alle Daten entstammen Ihrem Microsoft 365 (vormals Office 365) Verzeichnis. Sie sind daher also 100 % genau, und Sie können einfach zusätzliche Elemente der E-Mail-Signatur wie Social Media-Symbole, Werbebanner und Haftungsausschlüsse verwalten. Außerdem können Sie Signaturelemente aktualisieren und die Änderungen in Echtzeit übernehmen.

Nutzer senden E-Mails via Microsoft 365 (vormals Office 365) von einem internetfähigen Gerät wie einem PC, Mac, Smartphone oder Tablet aus.

Von beliebigen Geräten, auch Mobilgeräten, senden

Jede gesendete E-Mail wird anhand eines Ausgangspunk-Connectors in Microsoft 365 (vormals Office 365) an einen der deutschen Azure-Server von Exclaimer weitergeleitet. Dabei handelt es sich um ein übliches Microsoft 365 (vormals Office 365) Protokoll zum Konfigurieren des Mailflusses. Unsere Azure-Einrichtung ist für einen hochverfügbaren Service mit Lastenausgleich konzipiert. Da die Server in Deutschland sind, verbleibt der Service und Ihre Daten stets in deutschen Microsoft-Datenzentren. Keine Ihrer E-Mail verlässt je die Microsoft Cloud-Infrastruktur.

Microsoft Azure-Server weltweit
ISO/IEC 27001:2013-Zertifizierung

Signatures for Office 365 erkennt die eingehenden Nachrichten, ergänzt jede E-Mail um die entsprechende Signatur und leitet sie zum Senden zurück an Microsoft 365 (vormals Office 365). Es werden keine E-Mails in Ihrem Namen versendet, da dies nach wie vor über Microsoft 365 (vormals Office 365) erfolgt. Alle Daten werden sicher und gemäß den Standards der ISO/IEC 27001:2013-Zertifizierung verwaltet.

Signatures for Office 365

Wenn die Signaturen hinzugefügt wurden, leitet ein in Microsoft 365 (vormals Office 365) eingerichteter Endpunkt-Connector die E-Mails wieder zu Microsoft 365 (vormals Office 365) zurück. Signaturen werden nur einmal einer E-Mail hinzugefügt, da ein geschlossener Regelkreis zwischen Microsoft 365 (vormals Office 365) und der Microsoft Azure Infrastruktur besteht.

Die E-Mails werden wie gewohnt versendet, aber sind ab sofort mit einer professionellen Signatur ausgestattet. Die Signatur wird quasi auf die E-Mail „aufgestempelt. Die E-Mail einschließlich der Signatur kann in dem Ordner „Gesendete Elemente“ einsehen werden.

Hochwertige Signaturen werden zu allen E-Mails hinzugefügt

Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signaturen mit dem Signatur-Editor per Drag-and-Drop. Legen Sie mehrere Signaturen an und weisen Sie diese an individuelle Benutzer, Gruppen und Abteilungen zu, oder sogar basierend auf bestimmten Elementen wie z.B. Berufsbezeichnung.

Die E-Mail-Signaturen werden dann über einen Verteilungsmechanismus automatisch an die unterstützten E-Mail-Clients, die von den Benutzern verwendet werden, verteilt (siehe unten).

Microsoft Outlook

Wenn ein Benutzer eine E-Mail innerhalb eines unterstützten E-Mail-Clients verfasst, wird die E-Mail-Signatur mit vorausgefüllten Kontaktdaten, die aus dem Azure Active Directory Ihres Unternehmens stammen, angezeigt.

Microsoft Outlook