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VERWALTEN VON OFFICE 365-E-MAIL-SIGNATUREN MIT EXCLAIMER

Der führende Cloud-Service für die zentrale Verwaltung von Office 365 (jetzt Microsoft 365) Signaturen. Die Produktarchitektur nutzt modernste Technologie, um die einfachste Möglichkeit zu bieten, professionelle E-Mail-Signaturen für eine ganze Organisation zu entwerfen und zu steuern. Außerdem können nicht-technische Teams die Verantwortung für die Verwaltung von Office 365-Signaturen übernehmen, ohne dass das IT-Team involviert sein muss.

Wenden Sie professionelle E-Mail-Signaturen auf E-Mails an, die von jedem Gerät, einschließlich Macs und Mobiltelefonen, und allen E-Mail-Clients gesendet werden.

Vertrauen Sie auf die Zuverlässigkeit einer Lösung, die sich in 12 Microsoft Azure-Rechenzentren befindet, die in 6 regionalen Hochverfügbarkeitsclustern weltweit konfiguriert sind.

Vollständige Ausfallsicherung, die die Datenverfügbarkeit nicht beeinträchtigt, wenn in einem regionalen Rechenzentrum ein Problem auftreten sollte.

Verlassen Sie sich auf Exclaimers 24/7 Monitoring und Echtzeit- Service Health-Warnungen mit öffentlicher Ursachenanalyse (RCA).

2-Faktor-Autorisierung, Microsoft Single Sign-On (SSO).

Erteilen Sie alle erforderlichen Berechtigungen über eine gesicherte Applikation, so dass Sie immer die Kontrolle über den Zugriff haben.

Schneller Start mit einem einfachen Konfigurationsprozess, einschließlich der automatischen Einrichtung von Office 365-Konnektoren und Transportregeln. Kontrollieren Sie alle Aspekte der Integration der Lösung mit Ihrer Office 365-Umgebung, einschließlich der betroffenen Benutzer/Postfächer.

Synchronisieren Sie alle Azure AD (Active Directory)-Attribute, einschließlich derer, die aus Ihrem lokalen AD stammen, um sie für die Gestaltung von E-Mail-Signaturen zu verwenden.

Testen Sie die Signaturregeln mit dem Signatur-Rules-Tester und einem umfassenden Diagnosetools um zu sehen, welche E-Mail-Signatur für einen bestimmten Nutzer gilt.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen Office 365 mit Exclaimer

Die Verwaltungslösungen für E-Mail-Signaturen von Exclaimer sind äußerst flexibel und bieten je nach Ihren Anforderungen mehrere Optionen für die Bereitstellung von E-Mail-Signaturen. Die verschiedenen Optionen haben keine Auswirkungen auf den Preis.

Serverseitige Konfiguration:

Erreicht 100 % E-Mail-Signatur-Konformität auf allen Geräten

Ermöglicht das Anwenden von Office 365-E-Mail-Signaturen auf E-Mails, die von allen Geräten und E-Mail-Clients gesendet werden, indem der von Exclaimer in Azure gehostete Signatur-Imprinting-Service in Ihre E-Mail-Route integriert wird. E-Mails werden im Smarthost mit einer Signatur versehen und dann zur Zustellung an den Empfänger an Ihr Exchange Online zurückgesendet.

O365_server-side-config
O365_client-side-config

Clientseitige Konfiguration:

Bietet eine vertraute Endbenutzererfahrung

Ermöglicht das Anwenden von Signaturen auf E-Mails während der Erstellung in Outlook, OWA (Outlook Web App) oder Apple Mail auf einem Desktop- oder Laptop-Computer. Ein Übermittlungsmechanismus (siehe unten) stellt sicher, dass die E-Mail-Signatur im unterstützten E-Mail-Client eingerichtet wird, was bedeutet, dass diese Konfiguration keinen E-Mail-Fluss über den Exclaimer-Dienst erfordert.

Erfahren Sie mehr über unsere clientseitigen Bereitstellungsmechanismen.

Clientseitige Bereitstellungsmechanismen

Outlook-Add-In

Windows und OWA

Unser Add-In für Outlook stellt E-Mail-Signaturen für Endbenutzer in Echtzeit verfügbar. In der Regel wird dabei eine zugewiesene Standardsignatur automatisch auf ihre E-Mails eingefügt, aber die Benutzer können über eine Seitenleiste (Design-Übersicht) aus allen ihnen zugewiesenen Signaturen auswählen. Während dies normalerweise bedeutet, dass eine zugewiesene Standardsignatur automatisch auf ihre E-Mails angewendet wird, können Benutzer aus allen ihnen zugewiesenen Signaturen aus einer Seitenleiste auswählen.

Die Bereitstellung des Add-Ins ist einfach und erfolgt in den Office 365-Einstellungen.

Cloud-Signatur-Update-Agent

Apple Mac OS

Auf dem Mac-Computer eines jeden Benutzers wird ein Programm installiert, der die Signaturen an den Outlook- oder Apple-Mail-Client liefert. Die Benutzer können sowohl für neue Nachrichten und in Outlook auch für Antwortnachrichten eine Standardsignatur festlegen. Ebenso können von der Standardsignatur abweichende Optionen gewählt werden.

Das Programm wird von einem einbindbaren Apple Disk Image über eine PKG-Datei bereitgestellt.

Serverseitige und Clientseitige Konfiguration (Hybrid):

Verheiratet das Beste aus beiden Konfigurationen

E-Mail-Signaturen werden sowohl an kompatible E-Mail-Clients bereitgestellt, als auch an den Exclaimer-Smarthost weitergeleitet, sodass alle E-Mails den Imprinting-Prozess durchlaufen. Die Deduplizierung erfolgt, sodass die E-Mail nur eine einzige Version der korrekten Office 365-Signatur erhält.

O365_server-client-config
Graph_Office365
Schritt 1

Konzipieren Sie E-Mail-Signaturen aus einer professionellen Signatur-Vorlagenbibliothek und überlassen Sie diese Einzelpersonen und Gruppen/Abteilungen. Alle Daten entstammen Ihrem Office 365 Verzeichnis. Sie sind daher also 100 % genau, und Sie können einfach zusätzliche Elemente der E-Mail-Signatur wie Social Media-Symbole, Werbebanner und Haftungsausschlüsse verwalten. Außerdem können Sie Signaturelemente aktualisieren und die Änderungen in Echtzeit übernehmen.

Schritt 2

Die E-Mail-Signaturen werden dann automatisch über einen Bereitstellungsmechanismus auf den unterstützten E-Mail-Clients bereitgestellt, die von Benutzern verwendet werden.

Schritt 3

Jede gesendete E-Mail wird anhand eines Ausgangspunk-Connectors in Office 365 an einen der deutschen Azure-Server von Exclaimer weitergeleitet. Dabei handelt es sich um ein übliches Office 365 Protokoll zum Konfigurieren des Mailflusses. Unsere Azure-Einrichtung ist für einen hochverfügbaren Service mit Lastenausgleich konzipiert.

Schritt 4

Exclaimer sieht die eingehenden Nachrichten, druckt die entsprechende Signatur in jede E-Mail und leitet sie zum Senden an Office 365 zurück. Es versendet keine E-Mails in Ihrem Namen, da dies weiterhin von Office 365 erledigt wird. Alle Daten werden sicher und gemäß den Standards der ISO/IEC 27001-Zertifizierung verwaltet.

Schritt 5

Wenn die Signaturen hinzugefügt wurden, leitet ein in Office 365 eingerichteter Endpunkt-Connector die E-Mails wieder zu Office 365 zurück. Signaturen werden nur einmal einer E-Mail hinzugefügt, da ein geschlossener Regelkreis zwischen Office 365 und der Microsoft Azure Infrastruktur besteht.

Schritt 6

Die E-Mails werden wie gewohnt versendet, aber sind ab sofort mit einer professionellen Signatur ausgestattet. Die Signatur wird quasi auf die E-Mail „aufgestempelt. Die E-Mail einschließlich der Signatur kann in dem Ordner „Gesendete Elemente“ einsehen werden.

DIE CLOUD-UMGEBUNG VON EXCLAIMER

Exclaimer wird in 12 regionalen Microsoft Azure-Rechenzentren auf der ganzen Welt gehostet, die in sechs eindeutigen, geografisch getrennten Paaren oder Hochverfügbarkeitsclustern angeordnet sind. In Europa nutzen wir zurzeit die Microsoft Rechenzentren in Irland und den Niederlanden. Mit der ISO/IEC 27001 Zertifizierung bieten wir den höchsten Sicherheitsstandard und erfüllen ebenfalls alle Anforderung der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Exclaimer erfüllt alle Kundenanforderungen und stellt sicher, dass alle Kundendaten ausschließlich in Ihrer Region verbleiben.

Das Exclaimer Azure-Setup setzt auf Lastenausgleich, um einen einheitlichen Netzwerkdienst über unsere regionalen Azure-Server zu gewährleisten. Falls der Betrieb von einem Azure-Server beeinträchtigt ist, wird der Datenfluss umgehend über ein zweites Rechenzentrum in der gleichen Region geleitet.

Es wurden Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass der Service für eine steigende Abonnentenzahl erweitert werden kann, um Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit aufrecht zu erhalten. (Durchschnittliche Verzögerung bis maximal 3 Sekunden).

Die branchenspezifischen Sicherheitsanforderungen garantieren die Sicherheit aller Daten bei der Übertragung und im Standby-Modus. Grundlagen wie DMZs, IPS- und WAF-Lösungen, die KI nutzen und durch routinemäßige Penetrationstests getestet werden, verhindern potenzielle Angriffe.

Alle eingehenden Verbindungen werden über SSL-Zertifikate und TLS gesichert, die kontinuierlich auf Einhaltung aktueller Cloud-Standards überprüft werden.

Unsere 24/7/365-Überwachungsdienste erkennen automatisch alle Servicewarnungen, die mit Eskalationsketten konfiguriert sind. Unsere Monitoring-Dienste sind rund um die Uhr im Einsatz und erfassen potentielle Service-Warnungen unmittelbar. Alle Informationen sind auf der Exclaimer Service Health Seite bereitgestellt. Außerdem können Sie sich im Anmeldungsverfahren für die Exclaimer.

Exclaimer und die ISO/IEC 27001-Zertifizierung

Exclaimer ist mit der ISO/IEC 27001:2013-Zertifizierung für Informationssicherheitsmanagement akkreditiert. Die ISO/IEC 27001-Zertifizierung ist speziell auf die Entwicklung und Bereitstellung unseres in der Cloud gehosteten Signaturverwaltungsdienstes ausgerichtet Sie misst, wie unsere internen Prozesse der ISO-Norm entsprechen. Die Zertifizierung durch das BSI (British Standards Institution) bedeutet, dass eine gründliche Bewertung von Exclaimer durchgeführt wurde und dass wir in Übereinstimmung mit dem ISO/IEC 27001-Zertifizierungsstandard arbeiten. Dies macht Exclaimer zu einer der sichersten Office 365-Signaturlösungen auf dem Markt. Dies macht es zu einer der sichersten verfügbaren Office 365-Signaturlösungen.

Weitere Einzelheiten zu den umfassenden Sicherheitsmaßnahmen unseres Cloud-Dienstes finden Sie auf unserer Exclaimer Trust Center-Seite.

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