Einhaltung von Rechtskonformität
Wenn keine Haftungsausschlüsse in E-Mail-Signaturen aufgenommen werden, riskieren Unternehmen rechtliche Schritte
E- Mails werden gesendet, ohne die richtigen Elemente für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu enthalten, wodurch das Risiko besteht, dass Ihr Unternehmen mit Geldstrafen belegt wird.
Sie haben keine Möglichkeit festzustellen, ob jede versendete E-Mail einen entsprechenden Haftungsausschluss enthält.
Sie müssen externen Parteien unauffällige Möglichkeiten bieten, auf rechtliche Informationen zuzugreifen oder sich von bestimmten Mitteilungen abzumelden.
Stellen Sie Compliance über Unternehmens-E-Mail bereit
Nicht einmal die Angabe von Haftungsausschlüssen in E-Mail-Signaturen oder falsche Informationen können dazu führen, dass Unternehmen rechtliche Schritte riskieren. Unternehmen müssen heute eine Vielzahl von Regeln und Vorschriften in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit einhalten. Der E-Mail-Signatur-Manager von Exclaimer gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen in Unternehmens-E-Mails durch die Verwendung eines geeigneten E-Mail-Disclaimers.
Verhindern Sie, dass Benutzer Haftungsausschlüsse aus ihren E-Mails bearbeiten oder entfernen.
Wenden Sie den richtigen E-Mail-Haftungsausschluss für die richtigen Gerichtsbarkeiten an.
Schnelles Reagieren auf Änderungen der Rechtsvorschriften oder Anforderungen.
Verhindern Sie, dass Haftungsausschlüsse zu internen Nachrichten hinzugefügt werden, wenn sie nicht erforderlich sind.
Decken Sie Verletzungen der Vertraulichkeit ab, um die Offenlegung von Verschlusssachen wie Abonnentendaten zu schützen.
Heben Sie hervor, dass jede gesendete E-Mail nicht die Grundlage für einen rechtsverbindlichen Vertrag darstellt.
Warnen Sie die Empfänger vor der Möglichkeit, dass eine E-Mail einen Computervirus enthält.
Erfüllen Sie die globale Gesetzgebung zum Haftungsausschluss für E-Mails
Hier sind einige der gesetzlichen Anforderungen, die sich je nach Region oder Branche auf Ihre E-Mail-Haftungsausschlüsse auswirken können.
Vereinigte Staaten von Amerika
FEDERAL
Federal Information Security Management Act (FISMA)
FISMA besagt, dass für die Einhaltung von Vorschriften ein angemessener, in den USA zugelassener Haftungsausschluss für E-Mails in alle E-Mail-Nachrichten aufgenommen werden muss.
Freedom of Information Act (FOIA)
Damit wird der Empfänger einer E-Mail darüber informiert, dass die E-Mail sensible Informationen enthalten könnte.
Bundesgerichtssystem der Vereinigten Staaten (FRCP)
FRCP schreibt vor, dass ein Unternehmen einen angemessenen E-Mail-Haftungsausschluss verwenden muss, aus dem klar hervorgeht, dass der Inhalt der E-Mail nicht verwendet wird, um den Verlust eines Rechtsstreits zu vermeiden, wenn bestimmte Daten angefordert werden.
FINANZEN
Gramm-Leach-Bliley Act (GLB)
Alle amerikanischen Finanzorganisationen müssen Haftungsausschlüsse an ihre E-Mails anhängen, um Vertraulichkeitsverletzungen zu vermeiden.
GESUNDHEITSWESEN
Gesetz zur Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA)
Dieses Gesetz empfiehlt dringend, dass alle US-Gesundheitsorganisationen E-Mail-Haftungsausschlüsse verwenden, um die Vertraulichkeit der Patienten in allen Mitteilungen hervorzuheben.
Kanada
Kanadas Anti-Spam-Gesetz (CASL)
Sie müssen sicherstellen, dass ein kanadischer E-Mail-Haftungsausschluss in allen E-Mails Folgendes enthält:
- Ihr Name
- Name der Firma
- Postanschrift
- Telefonnummer
- Online-Adressen wie eine E-Mail oder Website
- Ein Abmeldemechanismus
Vereinigtes Königreich
Companies Act 2006 (geändert 2007)
Alle Haftungsausschlüsse, Briefbögen, Bestellformulare und Unternehmens-Websites für geschäftliche E-Mails müssen Folgendes enthalten:
- Der registrierte Name des Unternehmens (z. B. ABC Ltd)
- Registrierungsnummer (gelistet im Companies House)
- Registrierungsort (z. B. England und Wales, Schottland)
Europäische Union (EU)
EU-Richtlinie 2003/58/EG
Alle geschäftlichen E-Mails müssen einen autorisierten EU-E-Mail-Haftungsausschluss mit der Registrierungsnummer des Unternehmens, dem Ort der Registrierung und der eingetragenen Firmenadresse enthalten.
Die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
Das Einfügen eines Abmeldelinks ermöglicht es E-Mail-Empfängern, jegliche Kommunikation von Ihrem Unternehmen abzubestellen.
Lesen Sie unsere Fallstudien:
Erfahren Sie, wie unsere Lösungen Kunden dabei unterstützen, alle gesetzlichen Bestimmungen in ihren E-Mail-Signaturen einzuhalten.
Dunlop Protective Footwear
Dunlop Protective Footwear had been a satisfied customer of Exclaimer for years. Upon migrating to Office 365, the company made the move to Exclaimer’s cloud-based solution.
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Burris Logistics
Burris Logistics chooses Exclaimer to standardize all employee signatures in G Suite (now Google Workspace) and present the company professionally on all corporate emails.
Mehr >Unsere Kunden lieben uns!
„Wir finden das gesamte Verfahren zur Erstellung und Implementierung von Signaturen unglaublich effizient und zeitsparend; gleichzeitig vereinfacht es die gesamte Signaturverwaltung.“
Gil Morris
Clements, Purvis & Stewart, P.C.
