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RECHTSKONFORMITÄT AUFRECHTERHALTEN

Wenn keine Haftungsausschlüsse in E-Mail-Signaturen aufgenommen werden, riskieren Unternehmen rechtliche Schritte

E- Mails werden gesendet, ohne die richtigen Elemente für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu enthalten, wodurch das Risiko besteht, dass Ihr Unternehmen mit Geldstrafen belegt wird.

Sie haben keine Möglichkeit festzustellen, ob jede versendete E-Mail einen entsprechenden Haftungsausschluss enthält.

Sie müssen externen Parteien unauffällige Möglichkeiten bieten, auf rechtliche Informationen zuzugreifen oder sich von bestimmten Mitteilungen abzumelden.

Stellen Sie Compliance über Unternehmens-E-Mail bereit

Für geschäftliche E-Mailsist seit 2007 ein E-Mail-Impressum gesetzlich vorgeschrieben und muss in allen "Geschäftsbriefen" enthalten sein.Die im geprüften Impressum enthaltenen Unternehmensabgaben Ihrer Webseite, können Sie in Ihre E-Mail Signatur übernehmen. Disclaimer: In Deutschland gibt es keinen Rechtsanspruch darauf! Die Konsequenzen des Verzichts auf einen E-Mail-Disclaimer sollten in den USA und diversen anderen Staaten, niemals ignoriert werden. Sie können für jede E-Mail, die Sie versenden und die keinen angemessenen Haftungsausschluss enthält, mit hohen Geldstrafen belegt werden. Exclaimer Signature Management Cloud stellt sicher, dass Unternehmens-E-Mails mit einem rechtskonformen E-Mail Signatur versehen sind.

Verhindern Sie, dass Benutzer Haftungsausschlüsse aus ihren E-Mails bearbeiten oder entfernen.

Wenden Sie den richtigen E-Mail-Haftungsausschluss für die richtigen Gerichtsbarkeiten an.

Schnelles Reagieren auf Änderungen der Rechtsvorschriften oder Anforderungen.

Verhindern Sie, dass Haftungsausschlüsse zu internen Nachrichten hinzugefügt werden, wenn sie nicht erforderlich sind.

Decken Sie Verletzungen der Vertraulichkeit ab, um die Offenlegung von Verschlusssachen wie Abonnentendaten zu schützen.

Heben Sie hervor, dass jede gesendete E-Mail nicht die Grundlage für einen rechtsverbindlichen Vertrag darstellt.

Warnen Sie die Empfänger vor der Möglichkeit, dass eine E-Mail einen Computervirus enthält.

Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen des Exclaimers

Erfüllen Sie die globale Gesetzgebung zum Haftungsausschluss für E-Mails

Hier sind einige der gesetzlichen Anforderungen, die sich je nach Region oder Branche auf Ihre E-Mail-Haftungsausschlüsse auswirken können.

Vereinigte Staaten von Amerika

FEDERAL

Federal Information Security Management Act (FISMA)

FISMA besagt, dass für die Einhaltung von Vorschriften ein angemessener, in den USA zugelassener Haftungsausschluss für E-Mails in alle E-Mail-Nachrichten aufgenommen werden muss.

Freedom of Information Act (FOIA)

Damit wird der Empfänger einer E-Mail darüber informiert, dass die E-Mail sensible Informationen enthalten könnte.

Bundesgerichtssystem der Vereinigten Staaten (FRCP)

FRCP schreibt vor, dass ein Unternehmen einen angemessenen E-Mail-Haftungsausschluss verwenden muss, aus dem klar hervorgeht, dass der Inhalt der E-Mail nicht verwendet wird, um den Verlust eines Rechtsstreits zu vermeiden, wenn bestimmte Daten angefordert werden.

FINANZEN

Gramm-Leach-Bliley Act (GLB) – Finanzinstitute

Alle amerikanischen Finanzorganisationen müssen Haftungsausschlüsse an ihre E-Mails anhängen, um Vertraulichkeitsverletzungen zu vermeiden.

GESUNDHEITSWESEN

Gesetz zur Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA)

Dieses Gesetz empfiehlt dringend, dass alle US-Gesundheitsorganisationen E-Mail-Haftungsausschlüsse verwenden, um die Vertraulichkeit der Patienten in allen Mitteilungen hervorzuheben.

Kanada

Kanadas Anti-Spam-Gesetz (CASL)

Sie müssen sicherstellen, dass ein kanadischer E-Mail-Haftungsausschluss in allen E-Mails Folgendes enthält:

  • Ihr Name
  • Name der Firma
  • Postanschrift
  • Telefonnummer
  • Online-Adressen wie eine E-Mail oder Website
  • Ein Abmeldemechanismus

Vereinigtes Königreich

Companies Act 2006 (geändert 2007)

Alle Haftungsausschlüsse, Briefbögen, Bestellformulare und Unternehmens-Websites für geschäftliche E-Mails müssen Folgendes enthalten:

  • Der registrierte Name des Unternehmens (z. B. ABC Ltd)
  • Registrierungsnummer (gelistet im Companies House)
  • Registrierungsort (z. B. England und Wales, Schottland)

Europäische Union (EU)

EU-Richtlinie 2003/58/EG

Alle geschäftlichen E-Mails müssen einen autorisierten EU-E-Mail-Haftungsausschluss mit der Registrierungsnummer des Unternehmens, dem Ort der Registrierung und der eingetragenen Firmenadresse enthalten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)

Das Einfügen eines Abmeldelinks ermöglicht es E-Mail-Empfängern, jegliche Kommunikation von Ihrem Unternehmen abzubestellen.

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