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Créez une signature mail pour G Suite

Exclaimer

By Exclaimer

Si votre organisation utilise G Suite, vous pouvez créer et gérer de façon centralisée la signature mail de vos utilisateurs dans la console d'administration de Google. Ainsi, chaque utilisateur disposera automatiquement de la même signature mail lorsqu'il enverra des e-mails via G Suite à partir de tous les clients de messagerie.

Consultez ce guide étape par étape de mise en place d'une signature mail G Suite organisationnelle.

Comment créer une signature mail dans G Suite en utilisant le paramètre « Ajouter un pied de page »

  1. Connectez-vous à la console d'administration de Google à l'adresse https://admin.google.com en utilisant vos identifiants Super Admin.

    Console d'administration de Google – Signature mail pour G Suite
  2. Sélectionnez « Apps » à partir de la console.

    Applications – Signature mail pour G Suite
  3. Vous serez redirigé(e) vers la page des paramètres des applications, sélectionnez G Suite.

    Paramètres de G Suite – Signature mail pour G Suite
  4. Choisissez si vous souhaitez que la signature s'applique à toutes les unités organisationnelles ou à des unités organisationnelles spécifiques. Sélectionnez Gmail dans la liste des services.

    Services – Gmail – Signature mail pour G Suite
  5. Faites défiler la page vers le bas jusqu'à la section « Paramètres avancés ».

    Paramètres avancés de Gmail – Signature mail pour G Suite
  6. Dans l'onglet « Paramètres généraux », faites défiler jusqu'à la section « Conformité » et survolez « Ajouter un pied de page », puis cliquez sur « CONFIGURER ».

    Configurer ajouter un pied de page – Signature mail pour G Suite
  7. Une fenêtre « Ajouter un paramètre » s'ouvrira. Saisissez une description pour la signature et collez votre modèle ou créez-en un dans l'outil de création. Remarque : la limite est de 10 000 caractères (le code HTML est inclus). Vous pouvez choisir si la signature apparaîtra également sur les e-mails internes.

    Paramètre ajouter un pied de page – Signature mail pour G Suite

    Remarque : cette signature s'appliquera à tous les utilisateurs de l'unité organisationnelle que vous avez sélectionnée. Vous ne pourrez pas personnaliser la signature avec les coordonnées de l'utilisateur, il est donc préférable de conserver une signature générique.

  8. Une fois que vous êtes satisfait(e) du résultat, cliquez sur « AJOUTER UN PARAMÈTRE » et faites défiler jusqu'au bas de la page « Paramètres avancés », puis cliquez sur « ENREGISTRER ».

  9. La nouvelle signature mail pour G Suite de votre entreprise est maintenant créée !

Lorsque vous utilisez cette méthode, la signature mail pour G Suite que vous créez apparaîtra en bas du fil de discussion de l’e-mail au lieu de figurer sous chaque réponse. Pour créer une signature de réponse séparée, vous devrez utiliser les réponses automatiques. Les utilisateurs de G Suite devront les configurer eux-mêmes dans les paramètres de Gmail.

Vous voulez tirer le meilleur parti des signatures mails dans G Suite ?

Malheureusement, il y a des limites lorsqu'il s'agit de créer une signature mail d'entreprise dans la console d'administration de G Suite. Voici quelques-unes de ces limitations :

  • L'impossibilité d'extraire les coordonnées des utilisateurs à partir de Google Directory.
  • La possibilité de ne créer qu'une seule signature pour une unité organisationnelle, et non pour des personnes ou des services.
  • Les signatures sont ajoutées au bas de la chaîne d'e-mails.
  • Il est impossible de voir la signature lors de la composition d'un e-mail dans Gmail.

Pour créer facilement des signatures mails HTML dynamiques d'entreprise pour des personnes, des services ou l'ensemble de l'organisation, essayez Exclaimer Cloud – Signatures for G Suite.

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