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Comment ajouter une signature dans Gmail

Exclaimer

By Exclaimer

Il est assez facile d'ajouter une signature professionnelle à Gmail qui vous fera sortir du lot. N'oubliez pas que les destinataires auront une impression négative de vous si votre modèle de signature mail a l'air bâclé et amateur.

Pour apprendre à créer une signature mail HTML dans Gmail, suivez ce guide étape par étape.

  1. Connectez-vous à votre compte Gmail.

  2. En haut à droite de l'écran, naviguez jusqu'au symbole d'engrenage :

    L'icône d'engrenage dans Gmail
  3. Cliquez sur l'icône et naviguez jusqu'aux « Paramètres » via le menu déroulant.

    Cliquez sur « Paramètres » pour commencer votre signature.
  4. Faites défiler les différents paramètres jusqu'à ce que vous atteigniez la case « Signature », où vous verrez une section de texte :

    L'éditeur de signature Gmail.
  5. Vous devez maintenant commencer à taper les coordonnées à utiliser dans votre nouveau modèle. Comme il s'agira d'une signature mail professionnelle, vous devrez inclure ces éléments au minimum :

    1. Votre nom complet
    2. L'intitulé du poste
    3. Le nom de la société
    4. Le numéro de téléphone
    5. L'adresse e-mail
    Une signature Gmail non formatée.

    Pour plus d'informations sur les éléments à inclure dans une signature mail professionnelle, consultez cet article.

  6. Vous pouvez ensuite ajouter une mise en forme supplémentaire pour rendre votre signature plus intéressante sans pour autant aller trop loin. Résistez à l'envie d'utiliser une multitude de polices différentes, car cela donnera à votre signature un aspect désordonné :

    Une signature avec une mise en forme raisonnable.
  7. Vous devrez ajouter au moins un lien hypertexte vers votre site web, votre adresse e-mail ou vos comptes de réseaux sociaux, par exemple :

    1. Sélectionnez le texte de la signature auquel vous souhaitez ajouter un lien hypertexte et cliquez sur l'icône de « Lien » comme illustré ci-dessous : Ajouter un lien hypertexte.
    2. Vous pouvez créer un lien hypertexte sur le texte sélectionné avec une adresse web ou e-mail. Vous avez également la possibilité de modifier le texte affiché dans votre signature Gmail si vous le souhaitez : Créer un lien hypertexte vers une adresse e-mail.
    3. Cliquez sur OK et le texte comportera désormais un lien hypertexte : Un lien hypertexte dans une signature.

    Si vous êtes satisfait(e) de votre signature, faites défiler l'écran jusqu'en bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ». Toutefois, comme il s'agit d'une signature professionnelle, vous devriez également ajouter une image telle que le logo de votre entreprise.

  8. Choisissez une image que vous souhaitez utiliser :

    1. Téléchargez-la sur un service d'hébergement d'images. Les signatures Gmail n'autorisent pas les images intégrées, votre image doit donc être disponible en ligne.
    2. Cliquez sur l'icône « Insérer une image » comme illustré ci-dessous et entrez le lien de votre image : Cliquez sur « Insérer une image » dans l'éditeur de signature.
    3. Cliquez sur « Adresse web (URL) » et collez l'URL de votre image dans le champ. Vous devriez voir un aperçu de votre image apparaître ci-dessous. S'il n'y a pas d'aperçu, l'URL est très probablement incorrecte : Collez l'URL de l'image hébergée.
    4. Cliquez sur « Sélectionner ». L'image, que vous pourrez ensuite redimensionner, apparaîtra alors dans votre signature Gmail. Vous avez le choix entre les tailles petite, moyenne, grande et originale. Ajustez la taille du logo de la signature.

    Vous pouvez également créer un lien hypertexte sur l'image vers une URL spécifique. Ce procédé reste possible pour toutes les autres images que vous pourriez utiliser, comme les icônes de réseaux sociaux.

  9. Enfin, si vous êtes satisfait(e) de votre signature, faites défiler l'image vers le bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

    Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

    Votre nouvelle signature mail dans Gmail apparaîtra à chaque fois que vous composerez un nouveau message. Comme l'image est hébergée, vous n'aurez pas non plus besoin de la télécharger chaque fois que vous enverrez un e-mail.

    Une signature Gmail professionnelle affichée dans la zone « Nouveau message ».

Comme vous pouvez le voir, il n'est pas très compliqué d'ajouter une signature à Gmail. Si vous souhaitez créer des signatures mails plus élaborées, vous devriez essayer ce générateur de signature mail gratuit. Vous pourrez copier et coller la signature que vous avez générée dans l'éditeur HTML de signature Gmail.

Cependant, si vous souhaitez que tous les membres de votre entreprise utilisent la même signature, vous rencontrerez des difficultés. L'ensemble du personnel devra utiliser le même modèle pour que votre organisation ait un aspect cohérent. Il ne sera pas facile de demander à tout le monde de créer le même modèle de signature.

Si vous avez un département informatique, vous pourriez demander au personnel de se rendre sur le poste de chaque employé pour mettre à jour sa signature, mais ce sera un processus long et fastidieux. Vous ne pourrez pas non plus empêcher vos utilisateurs de modifier et/ou de supprimer leur signature dans Gmail.

En d'autres termes, vous n'aurez aucun niveau de contrôle si vous laissez vos utilisateurs contrôler leurs signatures dans Gmail.

Que puis-je faire ?

Pour concevoir et contrôler de façon centralisée les signatures professionnelles Gmail pour tous les employés, vous devrez choisir une solution de gestion de signature mail externe pour faire tout le travail à votre place. Vous pourrez ainsi vous assurer que tous les utilisateurs bénéficient du même modèle cohérent lorsqu'ils envoient un e-mail. Vous pourrez également économiser des heures de travail que vous auriez passées à mettre à jour les signatures manuellement.

En savoir plus

Comment Exclaimer peut vous aider :

Si vous cherchez un moyen facile de concevoir et de gérer des signatures mails professionnelles dans toute votre organisation, nous sommes là pour vous aider. Cliquez ci-dessous pour en savoir plus ou commencer votre essai gratuit !

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