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Comment ajouter une signature dans Exchange 2019

Présenté par Exclaimer

L’utilisation d’une signature mail gérée de manière centralisée par Microsoft Exchange 2019* vous permet de donner à tous les utilisateurs le même modèle, quel que soit le périphérique ou le client de messagerie à partir duquel ils envoient des mails. Cela signifie que tous les messages sortants de votre organisation seront accompagnés d’une signature.

La gestion centralisée de la signature d’un mail Exchange Server présente également l’avantage de garantir que les utilisateurs finaux ne peuvent pas modifier le modèle de signature que vous leur donnez. C’est essentiel pour garder le contrôle de votre marque d’entreprise et assurer la conformité avec la législation sur les mails.

Alors comment faire ? Lisez notre guide ci-dessous pour apprendre comment ajouter facilement une signature dans Exchange.

*Cela fonctionnera également pour les entreprises utilisant Exchange 2016 et Exchange 2013.

  1. Ouvrez votre centre d’administration Exchange. Vous aurez besoin des identifiants d’administrateur d’Exchange.
  2. Choisissez flux de mail dans les options d’administration. Cela ouvrira un nouvel ensemble d’options dans une liste à onglets. Choisissez règles.

    The Exchange admin center.
  3. Cliquez sur l’icône Ajouter (+) et sélectionnez Appliquer les avis de non-responsabilité dans le menu déroulant. Vous allez maintenant créer la règle de flux de mail qui sera utilisée pour appliquer votre signature Exchange aux messages envoyés par votre organisation. C’est ce qu’on appelle communément une règle de transport.

    Set up a rule for your Exchange email signature.
  4. Une nouvelle fenêtre de type de type « lightbox » apparaît. Ceci vous permet de spécifier les détails de votre règle de transport. Tout d’abord, donnez à la règle un nom facile à retenir, par exemple le nom du service auquel elle doit être affectée. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant pour *Appliquer cette règle si…, qui spécifiera comment la signature sera ajoutée aux messages envoyés par vos utilisateurs. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que la signature soit appliquée à tous les mails envoyés en interne ou en externe.

    Set up the details of your new Exchange signature rule.
  5. L’option Appliquer un avis de non-responsabilité au message devrait déjà être sélectionnée. Cependant, vous pouvez la confirmer comme suit :

    • En cliquant sur le menu déroulant pour *Faire ce qui suit..
    • En choisissant Appliquer l’avis de non-responsabilité au message
    • En cliquant sur l’option d’ajout d’un avis de non-responsabilité
      Choose where the Exchange email signature will appear on a message.
  6. Cliquez sur Entrer le texte. Vous pourrez ainsi copier et coller votre modèle de signature et/ou votre avis de non-responsabilité d’Exchange 2019. Il peut être au format texte brut ou HTML.

    N’oubliez pas que si vous souhaitez inclure des images dans la conception de votre signature mail, vous devrez les héberger sur un site externe et ajouter les URL correspondantes. Microsoft Exchange ne dispose pas d’un éditeur HTML intégré. Vous ne pouvez donc pas intégrer directement des images dans une signature. Si vous voulez vous assurer que les coordonnées de chaque utilisateur sont correctes, vous devez utiliser les attributs Active Directory (AD) dans votre modèle de signature mail Exchange. Une liste complète des attributs AD est disponible dans cet article de TechNet.

    Pour les ajouter à votre signature, il suffit de placer l’attribut à l’endroit approprié et d’ajouter deux symboles de pourcentage de chaque côté, par exemple %%DisplayName%% ou %FirstName%.

    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

  7. Vous devez maintenant préciser ce qui se passera si la signature ne peut pas être ajoutée à un mail sortant. Cliquez sur Sélectionner un … ce qui vous donnera trois options parmi lesquelles choisir :

    • Envelopper – la signature/l’avis de non-responsabilité est joint(e) à un nouveau mail avec le message original en pièce jointe.
    • Ignorer – le message est envoyé sans signature mail ni avis de non-responsabilité. Nous vous recommandons de choisir cette option.
    • Rejeter – l’e-mail n’est pas envoyé et un NDR est reçu par l’expéditeur.
  8. Cliquez sur enregistrer et vérifiez que la règle de transport fonctionne correctement. Si vous voulez en faire plus, vous pouvez cliquer sur Plus d’options … qui vous permettra d’ajouter des choses comme des exceptions, par exemple, la signature n’est pas appliquée à certains utilisateurs dans un groupe.
  9. Si vous êtes satisfait de tout, assurez-vous qu’à la rubrique Choisissez un mode pour cette règle, vous avez sélectionné Mettre en œuvre. Enfin, cliquez sur Enregistrer pour confirmer. Un certain nombre d’options Test … sont également disponibles si vous souhaitez enregistrer les actions de votre règle de transport sans interférer avec le contenu du mail.
    Your new Exchange signature is ready to use.
  10. Pour activer/désactiver la règle de transport, il suffit de cliquer sur la case à cocher pour l’activer ou la désactiver. Si vous devez modifier la configuration, mettez la règle en surbrillance et cliquez sur l’icône du stylo, qui se trouve à côté de l’icône Ajouter (+).

Apprendre à ajouter une signature dans Exchange n’est pas un processus difficile. Toutefois, la conception et le contrôle des signatures et des avis de non-responsabilité des mails à l’aide de Microsoft Exchange présentent des limites importantes.

Pour plus de détails sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec les signatures mail d’Exchange Server, consultez cet article.

Utiliser une solution de signature mail Exclaimer

Si vous utilisez Microsoft Exchange pour envoyer des mails, vous avez besoin du logiciel de signature mail d’Exclaimer pour Microsoft Exchange Server. Notre offre robuste et puissante permet d’ajouter des signatures mail professionnelles à tout message traité par votre serveur Exchange.

  • Contrôlez toutes les signatures mail via un navigateur Web, sans avoir à installer ou à télécharger quoi que ce soit.
  • Utilisez les données d’Azure AD pour donner des signatures mail différentes aux différents départements, en fonction du rôle du poste.
  • Utilisez des règles avancées pour vous permettre de définir quels e-mails reçoivent une signature Exchange.
  • Appliquez les mises à jour des signatures en temps réel, ce qui vous permet de mener des campagnes de signatures mail dédiées.
  • Confiez le contrôle des mises à jour des signatures mail à votre équipe de marketing sans lui donner accès à l’infrastructure informatique.

En savoir plus sur l’outil tiers d’Exclaimer pour la gestion des signatures mail Exchange.

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