Créer une signature mail Office 365

La migration vers Office 365 (désormais Microsoft 365) est de plus en plus populaire auprès des organisations, petites et grandes. Si vous avez fait le saut vers la plateforme cloud de Microsoft, vous savez que vous devrez créer une signature mail d’entreprise pour vos utilisateurs. Il s’agira essentiellement d’une carte de visite électronique pour tous. En utilisant une règle de transport Office 365, les signatures dans Outlook seront ajoutées à tous les messages sortants.

Suivez les instructions étape par étape ci-dessous ou regardez notre guide vidéo complet sur la façon de créer une signature Office 365 à l’aide d’une règle de transport.

Remarque : l’utilisation de cette méthode présente des limites, notamment lors de l’envoi d’e-mails à partir d’appareils mobiles et de l’application Outlook Web (OWA).

Comment créer et ajouter une signature mail dans Office 365

Avant de commencer, si vous souhaitez inclure une personnalisation dans votre signature mail Office 365 (différentes coordonnées pour différents utilisateurs), vous devrez ajouter des attributs Active Directory à la conception. Ils seront entourés de symboles de pourcentage, par exemple %%Display Name%%. Pour obtenir une liste complète des attributs AD, consultez cet article de TechNet

1. Créez votre modèle de signature par défaut en HTML ou en texte brut et enregistrez-le dans un fichier texte. Pour des conseils sur la conception d’une signature mail professionnelle, consultez les Trucs et astuces du Manuel des signatures mail.
2. Ouvrez un navigateur web et entrez l’URL https://portal.microsoftonline.com.

   

3. Saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’identifiant de location Microsoft 365 de votre organisation.
4. Dans le menu de l’écran d’accueil, cliquez sur l’icône en haut à gauche de l’écran, puis sur Admin dans le menu qui s’affiche.

   

5. L’écran d’accueil du centre d’administration de Microsoft 365 s’affiche.

6. Dans le coin inférieur gauche de l’écran, faites défiler l’écran jusqu’à ADMIN et cliquez sur l’option Exchange.

   

7. Une fois que vous êtes dans le centre d’administration Exchange, le volet de gauche présente les principales options d’administration. Cliquez sur flux de mail.

   

8. Vous arrivez maintenant à la page du flux de mail, avec une rangée d’options en haut.

   

9. Dans la liste des onglets, cliquez sur Règles.

   

10. Cliquez sur l’icône Ajouter (+) et sélectionnez Créer une nouvelle règle … Vous pouvez cliquer sur « Appliquer les avis de non-responsabilité… »mais cela signifie que vous devrez utiliser l’un des modèles Office 365 proposés.

    

11. Une fenêtre séparée de la lightbox s’ouvre.
12. Donnez à votre signature mail un nom dont vous vous souviendrez facilement.

    

13. Comme toutes les options de signature ne sont pas affichées, cliquez sur Plus d’options au bas de la fenêtre.

    

14. Dans la section *Appliquer cette règle si…, sélectionnez les conditions souhaitées. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que l’expéditeur se trouve dans votre organisation ou soit membre d’un certain groupe, comme le service marketing.

    

15. Dans la section *Faire ce qui suit …, sélectionnez Appliquer un avis de non-responsabilité au message … et sélectionnez Ajouter un avis de non-responsabilité. L’option Ajouter un avis de non-responsabilité place la signature avant le mail ; ne la choisissez donc pas.

    

16. Cliquez sur le lien hypertexte Entrer texte…
17. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de type « lightbox » appelée spécifier texte d’avis de non-responsabilité.
18. Copiez et collez le texte brut ou le code HTML de la conception de votre Signature mail dans la zone de texte.

    

19. Cliquez sur OK.
20. Vous devez maintenant spécifier une action de repli si la signature ne peut pas être ajoutée automatiquement à un mail. Trois choix s’offrent à vous :
    • Envelopper – le message est alors placé dans une nouvelle enveloppe mail. La signature est alors automatiquement ajoutée au nouveau message.
    • Ignorer – envoyer le mail sans la signature. C’est l’option la plus sûre à choisir.
    • Rejeter – ne pas envoyer le mail. L’expéditeur recevrait un NDR indiquant que le message a pu être remis.
21. Si nécessaire, vous pouvez ajouter une exception à votre signature mail. Vous pouvez par exemple faire en sorte que la signature ne soit pas ajoutée à un mail envoyé à un utilisateur de votre organisation.
22. Une fois que vous êtes satisfait de tout, cliquez sur Enregistrer.
23. Votre nouvelle signature mail Office 365 a maintenant été créée.

Remarque : vous pouvez vous envoyer un mail de test pour voir à quoi ressemble la signature et si elle correspond à vos attentes. Si des erreurs se produisent, modifiez la signature jusqu’à ce que vous soyez sûr qu’elle s’affiche correctement.

Les problèmes liés à la création manuelle de signatures Office 365

La création d’une signature dans Office 365 comporte des restrictions, qui sont détaillées dans cet article.

Ces difficultés surviendront quel que soit le mode d’envoi du mail par vos utilisateurs, c’est-à-dire que les signatures OWA seront confrontées aux mêmes problèmes que les signatures mobiles.

• Outlook n’ajoute pas automatiquement les signatures directement sous chaque réponse ou dernier mail transféré.
• Il n’est pas possible d’utiliser des signatures mail HTML sur des mobiles ou des Mac.
• Les fichiers image intégrés apparaîtront en tant que pièces jointes.
• Des espaces vides apparaîtront dans les coordonnées de certains utilisateurs, par exemple des numéros de téléphone portable manquants.
• De nombreuses règles de transport seront nécessaires pour les différentes signatures par département.
• Les différents modèles de signature ne peuvent être examinés qu’en envoyant de nombreux mails de test.
• Il est difficile d’amener les utilisateurs à utiliser des modèles de signature uniformes.

Si vous souhaitez créer, mettre à jour et gérer facilement des signatures mail Office 365, que ce soit pour un utilisateur, un service ou une organisation entière, vous ne trouverez pas de meilleur moyen qu’avec Exclaimer.