Le guide ultime en matière de formules de politesse pour conclure les e-mails

L’importance des formules de politesse pour conclure les e-mails

La façon dont se termine votre e-mail est essentielle.

Si la ligne d’objet et l’introduction ont une réelle importance, il convient de ne pas négliger la ligne de conclusion ou la formule de politesse à la fin des e-mails. Les formules de politesse pour conclure les e-mails peuvent donner le ton général de l’e-mail, exprimer la gratitude du lecteur, augmenter ou diminuer le taux de réponse, établir une relation professionnelle et laisse une impression durable. En d’autres termes, elles peuvent « faire » ou « défaire » vos e-mails.

Et les e-mails étant l’une des principales méthodes de communication utilisées en interne mais aussi à l’extérieur du lieu de travail, les utiliser correctement est essentiel.

Dans ce guide, nous examinerons quelques-unes des formules de politesse pour conclure les e-mails les plus populaires et leur utilisation, nous établirons les différences entre les formules « Je vous prie d’agréer mes sincères salutations » et « Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées », et nous ajouterons quelques conseils et astuces supplémentaires pour faire bonne figure!

Comment conclure un e-mail

Avant d’examiner des exemples, voici quelques règles à garder à l’esprit lors du choix de votre formule de politesse :

Faites preuve de souplesse

N’hésitez pas à changer de formule. Si vous concluez systématiquement vos e-mails par « Sincères salutations », quel que soit le contexte, vos e-mails risquent d’être ternes et moins impressionnants.

Réfléchissez au ton et à l’intention de votre message

Envoyer un e-mail avec une formule de politesse inappropriée  peut facilement être source de problèmes. Bien qu’une phrase de conclusion telle que « Je vous souhaite une bonne journée » puisse sembler assez innocente, elle peut facilement être perçue comme sarcastique si elle est mal placée. Le contexte est essentiel dès lors qu’il s’agit d’utiliser certaines formules pour conclure un e-mail.

Incluez vos coordonnées

Oubliez d’indiquer votre nom est la garantie de faire mauvaise impression. Dans votre première correspondance par e-mail, veillez à ce que la signature que vous avez choisie soit suivie de vos coordonnées (prénom, nom, fonction, numéro de téléphone et adresse e-mail), et de toute autre information professionnelle indispensable. Établir des signatures d’e-mails automatiques est un moyen simple d’y remédier.

Prenez en compte votre public

Comprendre votre relation avec le destinataire est essentiel au choix de la formule de politesse pour conclure un e-mail appropriée. Réfléchissez bien – la conclusion de l’e-mail que vous avez choisie est-elle adaptée à un ami proche, un membre de votre famille, un(e) employé(e), un(e) collègue, à un client ou à votre supérieur(e) ?

Faites preuve de vigilance quant à la grammaire

. Dans le cas d’une formule de politesse composée de deux mots ou plus, « Sincères salutations »  ou « J’espère que cela vous aidera », seul le premier mot doit être mis en majuscule. Une virgule doit être placée directement après la formule de politesse.

Faites la différence

Qu’il s’agisse de la différence entre « Je vous prie d’agréer mes sincères salutations », « Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées », « Sincères salutations » ou « Cordialement », certaines formules de politesse dans les e-mails sont source de confusion. Clarifions les choses.

« Je vous prie d’agréer mes sincères salutations » ou « Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées »

La manière la plus simple de faire la distinction entre ces deux mentions est la suivante :

• La formule « Je vous prie d’agréer mes sincères salutations » devrait être utilisée pour des e-mails ou des courriers lorsque vous connaissez le/la destinataire (une personne à laquelle vous avez déjà parlé). Dans ce cas, l’e-mail commence généralement par « Cher/Chère [NOM] ».

• La formule « Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées » devrait être utilisée pour des e-mails ou des courriers lorsque vous ne connaissez pas le/la destinataire. Dans ce cas, l’e-mail commence généralement par « Monsieur/Madame ».

Cordialement ou sincères salutations ?

Ces deux formules de politesse sont globalement interchangeables. Les deux sont largement considérées comme formelles, « Sincères salutations » étant la plus formelle des deux. Lorsqu’il existe une relation avec le/la destinataire, il est recommandé d’opter pour « Cordialement ».

« Sincères salutations » ou « Je vous prie d’agréer mes sincères salutations » ?

Les formules « Je vous prie d’agréer mes sincères salutations » et « Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées » devraient être réservées aux e-mails et aux courriers formels, tels que les candidatures et la correspondance commerciale. Il est peu probable que vous les rencontriez dans les échanges par e-mail au quotidien.

Par conséquent, « Sincères salutations » et « Cordialement » sont de meilleures options pour les e-mails professionnels.

Exemples de formules de politesse pour clôturer un e-mail

Il est temps de passer aux exemples.

Pour clarifier les choses, nous avons séparé les formules de politesse qui peuvent être utilisées dans presque tous les e-mails de celles qui dépendent du contexte, dites « contextuelles ».

Par exemple, si « Cordialement » est une formule universelle, « Merci d’avance » n’a de sens que si vous avez demandé quelque chose dans votre message.

Comme nous l’avons indiqué, le contexte est un facteur déterminant dans le choix des formules de politesse pour conclure les e-mails, et les catégories suivantes ne sont par conséquent pas figées. Elles devraient toutefois faciliter le processus de sélection.

Formules de politesse formelles

Les formules de politesse suivantes sont généralement considérées comme étant formelles et sont classées comme des formules de conclusion pour les e-mails professionnels. Elles peuvent être utilisées dans presque tous les scénarios d’e-mails et ne devraient pas poser de problèmes.

Ceci étant dit, certaines personnes estiment que les formules du type « Bien à vous » ou « Cdt » (pour « cordialement ») sont abruptes et semblent insensibles, tandis que d’autres les soutiennent fermement. C’est à vous de décider !

• Cdt

• Cordialement

• Meilleurs vœux

• Sincères salutations

• Bien à vous

• Meilleures salutations

• Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées

• Je vous prie d’agréer mes respectueuses salutations

• Je vous prie d’agréer mes sincères salutations

• Sincèrement vôtre

Formules de politesse formelles (contextuelles)

Il est généralement admis que les formules de politesse qui expriment une forme de gratitude obtiennent le taux de réponse le plus élevé aux e-mails.

• Avec tous mes remerciements

• À très bientôt

• À bientôt

• Merci beaucoup

• Merci d’avance

• C’est tout pour le moment

• Avec toute ma reconnaissance

• Avec toute ma gratitude

Formules de politesse semi-formelles

• Comme toujours

• Passez une bonne journée

• J’espère que cela vous aide

• Merci

• Je vous dis à très bientôt

Formules de politesse informelles

Les formules de politesse informelles pour conclure les e-mails doivent être utilisées avec précaution. Vérifiez attentivement si elles sont appropriées à votre situation.

Ceci se vérifie tout particulièrement pour les formules de type acronymes ou abréviations, qui sont sans doute les formules les plus risquées à utiliser dans un environnement professionnel. Par exemple, si vous entretenez une relation étroite avec un collègue, vous serez peut-être enclin(e) à utiliser « à + » pour conclure un e-mail professionnel.

• Bye

• Salut

• Ciao

• À plus

• Cdt

• À +

• Pas de problème

Formules de politesse informelles (contextuelles)

• Reste(z) à l’écoute

• C’est tt pr le moment

• Merci bcp

• À +

Résumé

La formule de politesse pour conclure vos e-mails peut donner le ton, nourrir une relation professionnelle et augmenter votre taux de réponse. En d’autres termes, il est essentiel de savoir quand utiliser « Tous mes vœux » ou « Passez une bonne journée » pour conclure un e-mail.

Et n’oubliez pas que vos formules de politesse seront améliorées si vous utilisez une signature d’e-mail professionnelle pour transmettre vos coordonnées avec précision.