Le guide ultime des signatures mails

L’importance des signatures mails

Il est primordial que votre e-mail se termine en beauté.

Si la ligne d’objet et l’ouverture comptent pour beaucoup, la ligne de conclusion d’un e-mail n’en est pas moins importante. Les signatures mails ont la capacité de donner le ton général de votre message, d’exprimer votre gratitude envers le lecteur, d’augmenter ou de diminuer votre taux de réponse, d’établir une relation de travail et d’imprimer une impression durable. Autrement dit, elles peuvent faire ou défaire vos e-mails.

Et comme les e-mails sont l’une des principales méthodes de communication utilisées sur le lieu de travail et en dehors, il est essentiel de les utiliser correctement.

Le présent guide explore quelques-unes des formules de signature les plus appréciées et la manière dont elles sont utilisées, établit les différences entre les formules de signature « Cordialement » et « Bien à vous », et propose quelques conseils et astuces supplémentaires pour faire bonne mesure !

Les règles de signature mail

Avant d’examiner des exemples, voici quelques règles que vous devez garder à l’esprit lorsque vous choisissez votre signature :

La flexibilité avant tout

N’ayez pas peur de combiner les formules. Si vous vous en tenez à « Amicalement vôtre » à chaque fois, quel que soit le contexte, vos e-mails risquent d’être ternes et moins impressionnants.

Le ton et l’intention de votre message comptent

L’envoi d’un e-mail avec une signature inappropriée peut facilement causer des problèmes. Si la formule de clôture « Bonne journée » semble innocente, elle peut facilement être considérée comme sarcastique dans un contexte inapproprié. Le contexte est essentiel lorsqu’il s’agit d’utiliser certaines terminaisons d’e-mails.

Insérez vos coordonnées

L’oubli de votre nom laissera à coup sûr une mauvaise impression. Dans votre premier e-mail, assurez-vous que la signature que vous avez choisie est suivie de vos coordonnées (nom complet, fonction, numéro de téléphone et adresse e-mail) et de toute autre information commerciale essentielle. La configuration des signatures mails automatiques est un moyen facile pour résoudre ce problème.

Tenez compte de votre audience

Il est essentiel de comprendre la relation que vous entretenez avec le destinataire pour choisir la signature mail la plus appropriée. Réfléchissez bien : la formule de fin d’e-mail que vous avez choisie convient-elle à un ami proche, un membre de la famille, un employé, un collègue, un client, un patron, etc.

Faites attention à la grammaire

Les signatures doivent commencer par une majuscule. Dans le cas de signatures composées de deux mots ou plus, comme « Sincères salutations » ou « J’espère que cela vous est utile », seul le premier mot doit être mis en majuscule. Vous devez placer une virgule directement après la signature.

Sachez faire la différence

Qu’il s’agisse de la différence entre « je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur », « salutations » ou « meilleures salutations », certaines formules de politesse par e-mail sont source de confusion. Mettons cela de côté.

Cordialement, ou Bien à vous ?

La manière la plus simple de clarifier la distinction entre ces deux signatures est la suivante :

• La mention « Cordialement » doit être utilisée pour les e-mails ou les lettres dont le destinataire est connu (quelqu’un à qui vous avez déjà parlé). Le début de message qui convient le mieux est « Cher [NAME] ».
• En revanche, il convient d’utiliser la formule « Bien à vous » pour les e-mails ou les lettres dont le destinataire n’est pas connu. Ainsi, la formule d’ouverture recommandée est « Cher Monsieur/Madame ».

Cordialement ou Bien cordialement ?

Ces formules sont interchangeables pour ce qui est de leur signification.

La seule différence est liée à votre pays de résidence. L’usage britannique privilégie « Yours sincerely », tandis que l’usage américain privilégie « Sincerely yours ».

Your sincerely ou Yours sincerely ?

La mention « Yours sincerely » est correcte.

Best regards ou Kind regards ?

Ces deux signatures sont en général interchangeables. Ces deux formules sont généralement considérées comme des formules de politesse, la formule « Kind regards » étant la plus formelle des deux. Il est donc recommandé de passer à « Best regards » lorsqu’une relation avec le destinataire a été établie.

Kind regards or Yours sincerely ?

Les expressions « Yours sincerely » et « Yours faithfully » doivent être réservées aux e-mails et lettres très formels, tels que les demandes d’emploi et la correspondance commerciale formelle. Il est peu probable que vous les rencontriez dans votre correspondance d’e-mail de tous les jours.

Ainsi, « Kind regards » et « Best regards » sont de meilleures options pour les e-mails professionnels.

Exemples de signatures mail

Passons maintenant aux exemples.

Afin de rendre les choses plus compréhensibles, nous avons séparé les signatures mails qui peuvent être utilisées dans presque tous les e-mails de celles qui dépendent du contexte, ou « contextuelles ».

Si, par exemple, le terme « Regards » est assez répandu, « Thanks in advance » n’a de sens que si vous avez demandé quelque chose dans votre e-mail.

Comme nous l’avons dit, le contexte est un facteur déterminant dans le choix des signatures mails . Les catégories suivantes ne sont donc pas figées. Mais elles devraient simplifier considérablement le processus de sélection !

Signatures mails formelles

Les signatures suivantes sont généralement reconnues comme formelles et sont classées comme des formules de clôture d’e-mails professionnels. On peut les utiliser dans presque tous les contextes d’e-mail et cela ne devrait poser aucun problème.

Cela dit, certaines personnes affirment que les mots « Regards » et « Best » sont abrupts et paraissent dénués de sensibilité, tandis que d’autres les défendent résolument. À vous de décider !

• Meilleures
• Meilleures salutations
• Salutations cordiales
• Avec nos cordiales salutations
• Cordialement
• Chaleureuses salutations (Chaleureusement, Recevez, Monsieur, mes chaleureuses salutations)
• Salutations distinguées (Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes sentiments distingués)
• Salutations respectueuses (Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations)
• Salutations distinguées (Mes salutations distinguées, Recevez, Monsieur, mes meilleures salutations)
• Bien sincèrement (Bien à vous)

Signatures mails formelles (contextuelles)

En principe, les formules de signature qui témoignent de la gratitude suscitent de meilleurs taux de réponse dans les e-mails.

• Mille mercis (Tous mes remerciements)
• À très vite
• À bientôt
• Merci
• D’avance, je vous remercie
• C’est tout pour le moment
• Avec toute mon affection
• Avec toute ma reconnaissance

Signatures mails semi-formelles

• Comme toujours
• Passez une bonne journée (Passez une bonne semaine, Passez un bon week-end)
• J’espère que cela vous aidera
• Merci
• A la prochaine fois

Signatures mails non formelles ou familières

Les formules de clôture non formelles des e-mails doivent être utilisées avec précaution.

Cela vaut particulièrement pour les acronymes de type texte, qui sont sans doute les signatures les plus risquées à utiliser dans un environnement de travail. Si vous entretenez une relation étroite avec un collègue, par exemple, vous serez peut-être enclin à utiliser « A+ » pour signer un e-mail professionnel (acronyme de « à plus tard »).

• Au revoir
• Au plaisir
• Ciao
• Plus tard
• Paix (Peace out)
• rgds
• See ya (See you)
• Allez-y doucement.

Signatures mails non formelles (contextuelles)

• Reste à l’écoute
• tafn
• mrc
• ttyl

Résumé

Les formules de politesse que vous utilisez dans vos e-mails peuvent donner le ton, entretenir une relation de travail et augmenter votre taux de réponse. En d’autres termes, il est important de savoir quand utiliser « All the best » ou « Have a good one » dans une fin d’e-mail.

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