Le top 10 des choses à faire et à éviter en ce qui concerne les coordonnées de contact dans les signatures mails

Les coordonnées de contact sont l’élément le plus important des signatures mails. Elles donnent à tous les destinataires des informations précieuses pour vous contacter, ainsi que des détails sur la structure globale de votre entreprise.

Assurez-vous de suivre les meilleures pratiques en vous référant à notre top 10 des choses à faire et à éviter en ce qui concerne les coordonnées de contact dans les signatures mails, et transformez la vôtre en une carte de visite électronique.

1. N’incluez que l’essentiel

N’incluez que les coordonnées ESSENTIELLES dans votre bloc de signature. Ces informations comprennent le nom, l’intitulé du poste, le nom de l’entreprise, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail. Si vous mettez trop d’informations de contact, cela peut donner l’impression que vous êtes un peu désespéré.

De plus, n’utilisez jamais plus de quatre à sept lignes pour vos coordonnées. Si vous en utilisez davantage, votre signature sera plus difficile à lire et aura l’air désordonnée. La sobriété est la clé du succès !

2. Faites figurer votre nom complet dans chaque signature

Saviez-vous que plus de 30 % des professionnels n’incluent pas leur nom complet dans leur signature mail ? Pas très professionnel, n’est-ce pas ?

Tous les utilisateurs doivent faire figurer leur prénom et leur nom de famille en haut de la section des coordonnées de leur signature mail, et ce sans exception. Il doit s’agir de leur véritable nom et pas d’un surnom. S’ils le souhaitent, les utilisateurs peut également inclure un deuxième prénom ou une initiale.

3. Assurez-vous que toutes les coordonnées de contact sont à jour

Le but principal d’un modèle de signature mail professionnelle est de fournir des coordonnées de contact aux destinataires. Si une signature mail ne comprend pas des informations à jour, elle en devient quelque peu redondante.

Les gens changent de poste, les numéros de téléphone changent, et les organisations changent de bureau. Veillez donc à tenir à jour les coordonnées des signatures mails de tous les utilisateurs. Dans l’idéal, prenez ces informations dans votre Active Directory afin de vous assurer qu’elles sont exactes.

4. N’oubliez pas d’inclure votre adresse e-mail par le biais d’un lien « mailto: »

On pense souvent qu’il est inutile d’inclure une adresse e-mail dans un modèle de signature. Après tout, on peut clairement voir l’expéditeur en regardant le champ « De: ».

Toutefois, certains clients de messagerie comme Outlook utilisent des noms affichés plutôt que des adresses e-mails pour plus de lisibilité et de familiarité. Aussi, quand un e-mail est transféré à une autre personne, le nom affiché apparaîtra à la place de l’adresse e-mail. Par exemple, vous verrez « John Doe » au lieu de « [email protected] ». Ce n’est pas très utile si vous souhaitez envoyer un e-mail à cette personne.

Le meilleur moyen d’éviter cela est d’inclure une adresse e-mail et un lien « mailto: » qui y renvoie. Cela permet à quelqu’un d’envoyer facilement un e-mail à l’expéditeur d’origine.

5. Utilisez des signatures différentes pour les destinataires internes et externes

L’utilisation de modèles de signature mail différents est particulièrement importante si vous avez plusieurs bureaux ou un grand nombre d’employés. Aussi, pour un destinataire interne, vous utiliseriez une version simplifiée de votre signature mail professionnelle principale. Ce modèle n’a pas besoin de contenir autant de coordonnées, mais vos collègues pourront vous contacter plus facilement si vous y incluez votre nom complet, intitulé de poste, service et numéro de poste.

6. N’incluez pas d’informations personnelles

Il s’agit d’une signature mail professionnelle, pas d’un espace où faire la promotion de votre page Twitter personnelle. Les données personnelles ne doivent pas être utilisées à des fins professionnelles ou pour communiquer avec des collaborateurs. La plupart des destinataires ne seront pas intéressés par vos profils personnels sur les réseaux sociaux, et vous ne voulez probablement pas qu’ils sachent comment vous contacter en dehors des heures de travail.

7. N’oubliez pas de vérifier les règles

Suivant l’endroit où vous êtes basé, une bonne signature comprend des informations supplémentaires telles que le numéro d’enregistrement de la société, l’adresse du bureau et le numéro de TVA.

Dans beaucoup de pays européens, les informations ci-dessus sont des obligations légales. Ne prenez donc pas le risque que votre entreprise se voit infliger une amende. Assurez-vous de faire vos recherches et découvrez les règles qui s’appliquent à votre entreprise afin de pouvoir inclure les informations nécessaires dans vos signatures mails.

8. Envisagez d’ajouter une photo

Beaucoup de gens qui travaillent dans l’immobilier, la finance et le droit incluent une photo dans leur signature mail afin d’ajouter une touche humaine aux communications électroniques d’entreprise. Sans photo, vous êtes une entité sans visage de l’autre côté de l’écran.

Permettre aux gens de voir à quoi vous ressemblez est un excellent moyen de susciter la confiance et de nouer des relations professionnelles positives. Associée au logo et à l’image de marque de votre entreprise, votre photo améliorera également l’efficacité des contenus que vous envoyez par e-mail.

9. Ayez des signatures différentes pour les différents bureaux/services

Vous avez des vendeurs qui travaillent en dehors du bureau ? Vous avez des employés qui travaillent dans des endroits différents ? Veillez à ce que cela se reflète dans leurs signatures mails.

Faites en sorte que tout le monde soit satisfait en permettant à chaque équipe d’utiliser un modèle différent afin de répondre à ses besoins spécifiques en matière de signature mail. Mettez l’accent sur l’image de marque pour la signature mail de l’équipe de marketing, mais optez pour une bannière promotionnelle pour celle de l’équipe commerciale.

10. Ne le faites pas vous-même

Si tout cela vous semble insurmontable, ne vous inquiétez pas. Il existe des solutions logicielles de signatures mails tierces qui peuvent faire tout le travail à votre place.

En utilisant une solution de signature mail, les coordonnées de vos signatures mails, comme les noms, services et intitulés de poste, seront toujours à jour, car elles proviendront de votre Active Directory/Google Directory. Vous pouvez également contrôler le design des signatures mails et le modifier facilement en fonction des équipes/services. Vous pouvez même ajouter des éléments supplémentaires comme une bannière d’e-mail avec un appel à l’action spécifique, des icônes de réseaux sociaux, et bien plus encore.