Comment ajouter une signature dans Gmail

Il est assez facile d’ajouter une signature Gmail professionnelle qui vous fera sortir du lot. Tout ce que vous devez faire, c’est de suivre les étapes suivantes :

1. Connectez-vous à Gmail.
2. Dans le coin supérieur droit de l’écran, cliquez sur Réglages (symbole de l’engrenage) > Voir tous les réglages.
3. Faites défiler jusqu’à la section Signature pour ouvrir l’éditeur de signature.
4. Créez votre signature mail dans la zone de texte.
5. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Créer une signature professionnelle pour Gmail

Si vous souhaitez créer une signature mail plus professionnelle en utilisant plus qu’un simple texte, il faut y réfléchir un peu plus. Examinons plus en détail les éléments nécessaires à la création d’une signature Gmail professionnelle.

1. Tout d’abord, vous devez ajouter vos informations de contact. Comme il s’agit d’un mail professionnel, vous devez inclure au minimum les éléments suivants :

• Votre nom complet
• Intitulé du poste**
• Nom de l’entreprise
• Numéros de téléphone
• Adresse mail

Pour plus d’informations sur ce qu’il faut inclure dans une signature mail professionnelle, consultez cet article.

2. Vous pouvez ensuite ajouter des éléments de formatage supplémentaires pour rendre votre signature plus intéressante, sans pour autant tomber dans l’excès. Résistez à l’envie d’utiliser une multitude de polices différentes, car votre signature aura l’air désordonnée :

3. Vous devriez ajouter au moins un hyperlien pour un élément comme votre site Web, votre adresse mail ou vos comptes de réseaux sociaux :

• Mettez en surbrillance le texte de la signature auquel vous souhaitez ajouter un lien hypertexte et cliquez sur l’icône Lien, comme indiqué ci-dessous :

• Vous pouvez établir un lien hypertexte entre le texte mis en évidence et une adresse Web ou mail. Vous avez également la possibilité de modifier le texte affiché dans votre signature Gmail si vous le souhaitez :

• Cliquez sur OK et le texte comportera désormais un lien hypertexte

  

  Si vous êtes satisfait de votre signature, allez jusqu’au bas de l’écran et cliquez sur Enregistrer les modifications. Toutefois, comme il s’agit d’une signature mail professionnelle, vous devriez également ajouter une image comme le logo de votre entreprise.

4. Choisissez l’image que vous voulez utiliser :

• Téléchargez-la sur un service d’hébergement d’images. Les signatures Gmail ne permettent pas d’intégrer des images. Votre image doit donc être disponible en ligne.

• Cliquez sur l’icône Insérer une image comme indiqué ci-dessous et saisissez le lien de votre image :

• Cliquez sur Adresse Web (URL) et collez l’URL de votre image dans le champ. Vous devriez voir un aperçu de votre image ci-dessous. S’il n’y a pas d’aperçu, l’URL est très probablement incorrecte :

• Cliquez sur Sélectionner. L’image apparaîtra désormais dans votre signature Gmail, que vous pourrez ensuite redimensionner. Vous avez la possibilité de choisir entre les tailles Small, Medium, Large et Taille originale

Vous pouvez également établir un lien hypertexte entre l’image et une URL spécifique. Cela vaut pour toutes les autres images que vous pourriez utiliser, comme les icônes des réseaux sociaux.

5. Enfin, si vous êtes satisfait de votre signature, allez jusqu’au bout et cliquez sur Enregistrer les modifications.

6. Votre nouvelle signature mail apparaîtra chaque fois que vous composerez un nouveau message dans Gmail. L’image étant hébergée, vous ne devrez pas non plus la télécharger à chaque fois que vous enverrez un mail.

Ce processus fonctionne bien s’il ne s’agit que d’un utilisateur individuel ou d’un compte personnel. Si vous voulez que tous les membres de votre entreprise utilisent la même signature Gmail, vous allez rencontrer des problèmes : vous voudrez que tout le personnel utilise le même design par souci de cohérence de l’organisation. Demander à tout le monde de créer le même modèle de signature sera compliqué à gérer.

Si vous disposez d’un service informatique, vous pouvez lui demander de se rendre manuellement au bureau de chaque personne et de procéder à la mise à jour des signatures, mais ce processus sera long et fastidieux. Vous ne pourrez pas non plus empêcher vos utilisateurs de modifier et/ou changer leur signature dans Gmail.

En d’autres termes, vous n’aurez aucun niveau de contrôle si vous laissez vos utilisateurs ajouter une signature dans Gmail en fonction de leurs besoins.

Qu’est-ce que je peux faire ?

Pour concevoir et contrôler de manière centralisée des modèles de signature Gmail professionnels pour tous les employés, vous devrez choisir une solution de gestion des signatures mail tierce qui fera tout le travail à votre place. Vous pouvez alors vous assurer une cohérence graphique de tous les utilisateurs chaque fois qu’ils envoient un mail et économiser des heures de temps que vous auriez passées à effectuer des mises à jour manuelles des signatures.

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