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Exemples et modèles d’absence du bureau

Présenté par Exclaimer

Selon Lifewire, 62,86 % des professionnels préfèrent utiliser l’e-mail pour communiquer à des fins professionnelles. Si l’on ajoute à cela qu’un col blanc moyen envoie 40 e-mails par jour, on comprend que l’e-mail reste la principale modalité de communication utilisée dans toutes les entreprises.

Cependant, il n’est pas toujours possible pour les travailleurs de répondre à tous les e-mails qu’ils reçoivent en temps voulu. Les gens partent en vacances, tombent malades ou ont d’autres engagements qui font qu’ils ne peuvent ou ne veulent pas répondre à leurs e-mails. Si vous n’êtes jamais en mesure de répondre aux e-mails, il est important de mettre en place un message d’absence du bureau.

Qu’est-ce qu’un message d’absence du bureau ?

Un message d’absence du bureau est une réponse automatisée qui indique à l’expéditeur que vous êtes absent de votre poste de travail. Ainsi, vous ne lirez pas ou ne répondrez pas aux e-mails aussi rapidement que d’habitude. Il est utilisé pour indiquer à l’expéditeur les faits importants suivants :

La raison pour laquelle vous n’êtes pas disponible, les plus communes étant :
- Congés annuels/vacances
- Maladie
- Formation hors site
- Événements professionnels, tels que des expositions, des conférences, etc.
- Travailler depuis un autre endroit
Quand l’expéditeur peut s’attendre à une réponse : il est essentiel de donner un délai de réponse réaliste pour fixer les attentes de l’expéditeur. Si vous n’avez pas l’intention de consulter vos e-mails avant deux semaines, il est important de le dire. En revanche, si vous consultez vos e-mails de temps en temps, faites savoir aux expéditeurs que votre réponse prendra plus de temps que d’habitude.
La durée de votre absence et la date de votre retour : en règle générale, il devrait s’agir d’une date précise. Toutefois, cela n’est pas toujours possible, notamment si vous êtes en congé maladie. Si possible, indiquez la date de début de votre absence.
Qui contacter en votre absence :parfois, les demandes par e-mail sont urgentes. C’est pourquoi vous devez toujours inclure les coordonnées d’un collègue qui pourra vous aider pendant votre absence. Toutefois, vous devez vous assurer que votre collègue en est informé à l’avance.

Points supplémentaires à retenir

Un message d’absence du bureau doit inclure une salutation professionnelle, mais amicale. Il peut également indiquer si l’e-mail de l’expéditeur sera transféré ou consulté par d’autres collègues. Il est également judicieux de relire la copie de votre message, car les fautes de frappe vous feront paraître peu professionnel.

Toutefois, pour être vraiment efficace, une réponse automatisée par e-mail doit toujours utiliser un langage professionnel. Il est important de se rappeler qu’il sera vu par toute personne qui vous envoie un e-mail ; ce n’est pas l’endroit pour les blagues, l’humour déplacé ou les commentaires surréalistes.

Nous vous recommandons également d’inclure une signature mail d’entreprise dans votre message hors du bureau. Cela mettra en valeur votre marque, fournira vos coordonnées, vous donnera un air plus professionnel et permettra éventuellement de présenter du contenu marketing.

Modèles de message d’absence du bureau

Les modèles ci-dessous peuvent être utilisés dans un grand nombre de circonstances différentes. Il vous suffit de les adapter à vos besoins spécifiques.

Modèles d’absence du bureau pour cause de congé annuel/de vacances

L’exemple le plus courant de message d’absence du bureau, c’est souvent la dernière chose que beaucoup font avant de partir en vacances. Il n’est pas nécessaire d’inclure des détails tels que l’endroit où vous irez et si vous serez hors du pays. Le point le plus important est que vous ne répondrez pas aux e-mails pendant cette période :

Bonjour,

Merci pour votre message.

Je suis actuellement absent du bureau pour congé annuel. Je reviendrai au bureau le et je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période.

Si votre message est urgent, veuillez contacter [CONTACT NAME] à [EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER] qui sera en mesure de vous aider. Sinon, je vous répondrai rapidement dès mon retour.

Cordialement,

[YOUR NAME]

Bonjour,

Je suis actuellement absent du bureau pour congé annuel et je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période. Je reviendrai au bureau le [DATE]

En mon absence, veuillez contacter [NAME] à [EMAIL ADDRESS] si votre courriel nécessite une attention immédiate.

Cordialement,

[YOUR NAME]

Modèle d’absence du bureau pour cause de congé maladie

Vous n’avez pas besoin d’en dire trop à l’expéditeur, mais il est important de préciser que vous ne serez pas disponible. S’il s’agit d’une maladie de longue durée, il se peut que vous n’ayez pas fixé de date pour votre retour.

Dans ce cas, concentrez-vous sur l’indication des coordonnées précises de la personne qui vous remplacera pendant votre absence :

Bonjour,

Je suis actuellement en congé maladie. Par conséquent, je ne répondrai à aucun message entrant.

Je compte reprendre le travail le [ESTIMATED DATE]

Veuillez contacter [NAME] à [EMAIL ADDRESS AND PHONE NUMBER] qui sera ravi de vous aider pendant mon absence.

Merci beaucoup,

[Your Name]

Modèles de réponse différée

Si vous travaillez, mais ne pouvez pas répondre facilement aux e-mails, indiquez-le clairement dans votre message d’absence du bureau. Cela permettra de définir facilement les attentes de l’expéditeur en matière de réponse :

Bonjour,

Merci pour votre message.

Je suis actuellement absent du bureau pour [REASON] Je reviendrai au bureau le [DATE]. Je consulterai mes e-mails par intermittence, mais veuillez-vous attendre à un délai pour toute réponse.

Si votre message est urgent, veuillez contacter mon [COLLEAGUE/MANAGER], [CONTACT NAME]au [[EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER], qui sera en mesure de vous aider. Sinon, je répondrai à votre e-mail dès mon retour.

Cordialement,

[YOUR NAME]

Cher expéditeur,

Merci pour votre e-mail.

J’expose actuellement à [EVENT] à [LOCATION] du [DATE]au [DATE]. Je n’aurai qu’un accès limité à mes e-mails, je ne vous répondrai donc pas tout de suite.

Si vous devez me contacter d’urgence, appelez-moi au [PHONE NUMBER]

Merci beaucoup,

[YOUR NAME]

Bonjour,

Merci pour votre e-mail.

Je suis actuellement hors du bureau et je donne des conférences sur le site [EVENT NAME] à [LOCATION]. Je donnerai suite aux e-mails dès que j’en aurai l’occasion, mais attendez-vous à un délai de réponse.

Si vous participez à [EVENT NAME], n’oubliez pas de vous arrêter à [BOOTH NUMBER/STAGE] pour que nous puissions nous rencontrer directement.

Cordialement,

[YOUR NAME]

Modèle d’absence du bureau pour cause de jours fériés

Si votre entreprise est fermée pour un jour férié, la plupart ou la totalité de vos collègues ne travailleront pas. Par conséquent, un message d’absence du bureau doit indiquer aux expéditeurs de ne pas s’attendre à une réponse avant la réouverture de votre entreprise.

Nous vous recommandons de ne pas trop promouvoir la fête dans votre réponse, car tous les expéditeurs ne la célèbrent pas, c’est-à-dire de souhaiter aux gens un joyeux Noël, un bon Thanksgiving, etc. :

Bonjour,

Merci pour votre e-mail.

Nos bureaux sont désormais fermés pour [PUBLIC HOLIDAY] Nous serons à nouveau ouverts le [DATE]

Je vous répondrai dès notre retour.

Cordialement,

[YOUR NAME]

Modèle de réponse interne d’absence du bureau

Une réponse interne peut utiliser un langage légèrement plus informel mais ne doit pas être trop décontractée. N’oubliez pas que tout employé, y compris la direction, pourra voir cette réponse automatique s’il vous envoie un e-mail :

Bonjour,

Je suis actuellement en [HOLIDAY/VACATION/ANNUAL LEAVE], mais je serai de retour le [DATE]

Si vous avez besoin d’aide, veuillez adresser vos e-mails à [NAME], qui s’occupe de ma/mes [WORKLOAD/INBOX/PROJECTS] pendant mon absence.

Si c’est urgent, vous pouvez m’envoyer un message au numéro [PHONE]

Merci,

[YOUR NAME]

Modèle d’absence du bureau pour cause de congé maternité

Prendre un congé maternité, et en fait tout congé parental, signifie souvent s’absenter du travail plus longtemps que le congé annuel normal. Toutefois, le message que vous utiliserez dans cette réponse automatique sera similaire :

Bonjour,

Merci pour votre e-mail. Je suis en congé [MATERNITY/PATERNITY/PARENTAL] à partir du [DATE] Je prévois de revenir au bureau le [DATE]

Je ne surveillerai pas mes e-mails pendant cette période.

Pendant cette période, veuillez contacter [NAME] sur [EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER], qui sera en mesure de vous aider.

Cordialement,

[YOUR NAME]

Modèles d’absence du bureau pour cause de génération de prospects et de promotion de contenu

Comme dans le cas des signatures mails, les messages d’absence du bureau peuvent être utilisés pour générer des prospects et promouvoir de nouveaux contenus. Vous pouvez facilement ajouter une phrase ou deux avec un appel à l’action spécifique, comme un lien vers un essai gratuit, une demande d’inscription à une démo, la promotion d’un nouveau livre blanc ou d’un nouvel Ebook, etc. :

Bonjour,

Je participerai à [EVENT] du [DATE] au [DATE] Veuillez donc vous attendre à ce que je vous réponde dans un délai plus long.

Pour toute question urgente, veuillez contacter notre équipe [DEPARTMENT] à l’adresse [EMAIL ADDRESS], qui sera en mesure de vous aider.

Si vous voulez essayer notre nouveau [PRODUCT], rendez-vous sur notre site Web et inscrivez-vous pour un essai gratuit. [LINK TO FREE TRIAL URL]

Cordialement,

[YOUR NAME]

Bonjour,

Merci pour votre message.

Je suis actuellement absent du bureau pour congé annuel. Je reviendrai au bureau le et je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période.

Si votre message est urgent, n’hésitez pas à contacter [CONTACT NAME] sur [EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER], qui se fera un plaisir de vous aider. Je répondrai à tous les autres e-mails à mon retour.

En attendant, avez-vous vu notre nouveau livre blanc ? Il contient de nombreuses informations utiles sur [WHAT THE WHITE PAPER IS ABOUT]. Vous pouvez y accéder ici [LINK TO WHITE PAPER URL].

Cordialement,

[YOUR NAME]

Réponse d’absence du bureau pour cause de travail à distance (COVID-19)

Le travail à distance est devenu plus fréquent en raison de la pandémie de COVID-19, ce qui accroît le besoin de réponses spécifiques d’absence du bureau. L’épidémie a obligé de nombreux employés à travailler à domicile ou à être mis au chômage technique jusqu’à nouvel ordre. Ces modèles peuvent également être modifiés pour toute situation de travail à distance.

Bonjour,

Merci pour votre e-mail.

En raison de la crise de la COVID-19, je travaille à domicile dans un avenir proche. Je répondrai à votre message dès que je le pourrai, mais il se peut qu’il y ait un léger retard.

Si votre message est urgent, veuillez contacter [NAME/DEPARTMENT] au [PHONE]ou à l’adresse [EMAIL ADDRESS]

Cordialement,

[YOUR NAME]

Bonjour,

Merci pour votre e-mail.

En raison de la pandémie actuelle de COVID-19, je serai en congé jusqu’au [DATE IF KNOWN]. Je ne consulterai pas mes e-mails et n’y répondrai pas pendant cette période.

Veuillez adresser toute correspondance par e-mail à [NAME] sur l’adresse [EMAIL ADDRESS].

Cordialement,

[YOUR NAME]

Comment configurer une réponse automatique dans Outlook et Gmail

Outlook

Sélectionnez Fichier>Réponses automatiques (absence du bureau).
Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques.
Choisissez les dates auxquelles vous souhaitez que votre message d’absence du bureau soit envoyé et indiquez si vous souhaitez envoyer des versions différentes pour les personnes internes et externes à votre organisation.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.

Gmail

Sélectionnez Paramètres > Voir tous les paramètres.
Dans l’onglet Général, faites défiler l’écran jusqu’à l’option Envoi automatique de courrier hors du bureau.
Sélectionnez Activer la réponse automatique d’absence du bureau.
Après avoir rédigé votre message, vous pouvez décider des dates auxquelles vous souhaitez qu’il soit diffusé et des personnes auxquelles vous souhaitez que le contenu soit envoyé.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour plus d’informations, consultez ces guides utiles :

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