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Votre signature Outlook ne fonctionne pas dans Office 365 ?

Présenté par Exclaimer

Il convient de rappeler que la fonction « clause de non-responsabilité (disclaimer) » d’Office 365 (désormais Microsoft 365) est destinée aux messages en texte clair, et non pas aux signatures mails. Office 365 n’est pas conçu pour la gestion des signatures mails. Il n’est pas livré avec une option de signature autre que la fonction « clause de non-responsabilité (disclaimer) ».

Il est donc assez fréquent qu’une signature ne s’affiche pas dans Outlook lorsque l’on utilise Office 365, surtout si du HTML est utilisé.

Cet article traite des plaintes les plus courantes des organisations concernant le mauvais fonctionnement de leurs signatures Office 365 et aborde les causes probables.

1. Les images ne s’affichent pas dans ma signature ou apparaissent en tant que pièces jointes

La fonction « clause de non-responsabilité (disclaimer) » d’Office 365 ne vous permet pas d’intégrer des logos d’entreprise ou même une image telle qu’une icône de réseau social. Cela est dû au fait qu’il ne peut pas les reconnaître en tant qu’éléments distincts. Par conséquent, votre signature mail ne s’affichera pas comme prévu.

Ainsi, si vous essayez d’ajouter manuellement une image dans votre signature, le destinataire verra probablement un carré vide doté d’un « X » rouge. Sinon, ils constateront qu’une pièce jointe distincte a été ajoutée à l’e-mail.

Is your Office 365 signature not working when it comes to images? You need to host them externally.

Pour résoudre ce problème, vous devez héberger toutes les images de signature mail en ligne. Vous pouvez utiliser votre serveur web pour ce faire ou un site d’hébergement gratuit comme Imgur ou Flickr.

Une fois vos images hébergées, vous recevrez une URL telle que :

https://cdn.exclaimer.com/Static2/exclaimer-logo.svg

Vous pouvez ensuite la copier dans le code HTML de votre signature.

Toutefois, de nombreux clients de messagerie, comme Outlook, bloquent automatiquement toute image hébergée en externe pour des raisons de sécurité. Vos destinataires devront cliquer sur un bouton « Télécharger les images » avant que les images puissent s’afficher.

2. J’ai importé mon design de signature mail HTML dans Office 365, mais il ne s’affiche pas correctement

Le HTML dans les signatures mails ne se comporte pas de la même manière que sur les pages web. Plusieurs raisons expliquent cela :

  • Il existe plus de variétés de clients de messagerie que de navigateurs web. Les différences entre les façons dont ils interprètent le HTML sont beaucoup plus extrêmes.
  • Vous ne pouvez pas intégrer des images directement dans votre signature. Vous devrez ensuite décider de la manière dont elles seront affichées aux destinataires.

Vous pouvez inclure un lien hébergé en ligne vers votre logo, comme mentionné précédemment. Toutefois, certains clients de messagerie ne les affichent pas automatiquement, sauf si le destinataire le demande expressément.

L’autre choix consiste à ajouter l’image de votre logo en tant que simple pièce jointe. Cependant, chaque fois qu’un message est répondu, le logiciel de messagerie de l’expéditeur démonte l’ensemble de l’e-mail et le réassemble en une nouvelle structure HTML. Votre message sortant peut s’afficher parfaitement lorsqu’il est reçu pour la première fois. Toutefois, après quelques réponses, il peut commencer à s’afficher de manière chaotique.

3. Ma signature Office 365 continue d’être ajoutée au bas d’une chaîne d’e-mails

Lorsque vous utilisez une règle de transport Office 365, les signatures dans Outlook sont automatiquement attachées au bas d’une chaîne d’e-mails. Office 365 ne peut pas reconnaître si un texte de signature existe déjà dans une conversation. Cela l’entraîne à l’ajouter automatiquement à la dernière réponse ou au dernier transfert d’e-mail.

Office 365 ne peut pas non plus déterminer où il doit ajouter une signature dans un message. Ainsi, si vous envoyez cinq réponses à un destinataire, cinq signatures s’empileront au bas de la conversation.

La seule façon de contourner ce problème est de créer une exception à votre règle de transport afin que la signature ne soit pas ajoutée à chaque message. Cela signifie que vous n’obtiendrez pas de signatures de réponse et que votre signature mail originale figurera toujours au bas de la conversation.

4. Des champs vides apparaissent dans les coordonnées de certains utilisateurs

Vous utiliserez certainement votre Azure AD (Active Directory) pour alimenter la signature de chaque utilisateur. Cependant, il est important de noter que tous les utilisateurs n’auront pas les mêmes coordonnées de contact.

Certains ont un numéro de téléphone portable, d’autres non. Ou certains utilisateurs n’ont pas de numéro d’extension interne. Cela signifie que certains champs de coordonnées de contact peuvent se retrouver vides dans les signatures de certains utilisateurs.

Blank contact fields can appear when different users have different contact details.

5. Ma signature ne fonctionne pas correctement sur les appareils mobiles

Le principal problème ici est que de nombreux appareils mobiles envoient des e-mails en texte clair, ce qui signifie que seules les signatures en texte clair seront incluses.

Comme pour les clients de messagerie, le HTML se comporte très différemment dans un système comme iOS par rapport au HTML d’un site web. Cela signifie généralement que tout le code HTML est supprimé, si bien que le destinataire ne verra aucune image.

Mobile clients often strip out HTML email signature images.

Vous pouvez demander à vos utilisateurs de créer leur signature mobile par eux-mêmes. Cependant, vous ne serez pas en mesure de gérer cela efficacement de façon centralisée.

6. La signature mail Outlook ne s’affiche pas lors de la composition d’un message

Il n’y a malheureusement aucun moyen de contourner ce problème. Les signatures sont ajoutées après l’envoi d’un e-mail, presque comme si le message avait été tamponné. Cela signifie que vous ne pourrez pas voir la signature dans votre boîte de réception.

Pour ne pas courir le risque que votre signature Office 365 ne fonctionne pas, consultez cet article sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire dans une signature mail Office 365.

Pour connaître les autres erreurs courantes de signature mail, veuillez consulter nos 17 choses à faire et à ne pas faire avec les signatures mails.

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