La signature Outlook ne fonctionne pas dans Office 365 ? Voici la solution

Il convient de rappeler que la fonction d’exclusion de responsabilité d’Office 365 (désormais Microsoft 365) est destinée aux messages en texte clair, et non aux signatures d’e-mails. Office 365 n’est pas conçu pour la gestion des signatures d’e-mails. Il ne propose aucune option en matière de signature autre que la fonction d’exclusion de responsabilité.

Par conséquent, il est assez courant de constater qu’une signature ne s'affiche pas dans Outlook lorsque l’on utilise Office 365, en particulier s’il s’agit de texte au format HTML.

Pourquoi votre signature ne fonctionne-t-elle pas dans Office 365 ? Cet article couvre les réclamations les plus courantes des entreprises dès lors qu’il s’agit de leurs signatures Office 365 qui ne fonctionnent pas correctement et quelles peuvent en être les causes.

1. Les images ne s’affichent pas dans ma signature Outlook 365 ou apparaissent en tant que pièces jointes

La fonction d’exclusion de responsabilité d’Office 365 ne vous permet par d’intégrer les logos de votre société, ni même une image telle que l’icône d’un réseau social. C’est parce qu’il ne les reconnaît pas comme des éléments distincts. Votre signature d’e-mail ne s’affichera pas comme prévu.

Si vous essayez d’ajouter manuellement une image à votre signature Outlook 365, le destinataire verra probablement un carré vide avec un « X » rouge. Ou il trouvera une pièce jointe distincte qui a été ajoutée au message e-mail.

Pour résoudre ce problème, vous devez héberger toutes les images de signatures d’e-mail en ligne. Vous pouvez utiliser votre serveur Web ou un site d’hébergement gratuit, Imgur ou Flickr par exemple.

Une fois vos images hébergées, vous recevrez une URL comme celle-ci :

https://cdn.exclaimer.com/Static2/exclaimer-logo.svg

Copiez-le dans le code HTML de votre signature.

Toutefois, de nombreux clients qui utilisent Outlook comme messagerie verront toute image hébergée en externe bloquée automatiquement pour des raisons de sécurité. Vos destinataires devront cliquer sur le bouton « Télécharger les images » pour que les images puissent être affichées.

2. J’ai importé mon modèle HTML, mais la signature ne fonctionne pas dans Office 365 et ne s’affiche pas correctement.

L’HTML dans les signatures d’e-mail ne fonctionne pas de la même façon que sur les pages Web. Et ce pour plusieurs raisons :

• Il existe plus de variétés de clients de messagerie e-mail que de navigateurs Web. Les différences d’interprétation du langage HTML sont encore plus marquées.

• Vous ne pouvez pas intégrer d’images directement dans votre signature. Vous devrez décider de la manière dont les destinataires les verront.

Vous pouvez inclure un lien vers votre logo hébergé sur le Web, comme indiqué précédemment. Toutefois, certaines messageries e-mail ne les affichent pas automatiquement, sauf si le destinataire le demande expressément.

L’autre solution consiste à ajouter l’image de votre logo en tant que simple pièce jointe. En revanche, à chaque fois qu’un message reçoit une réponse, le logiciel de messagerie e-mail de l’expéditeur démantèle l’intégralité de l’e-mail et le reconstruit dans une nouvelle structure HTML. Votre message sortant peut sembler parfait lorsqu’il est reçu pour la première fois. Toutefois, après quelques réponses, il peut commencer à paraître « désordonné ».

3. Ma signature Office 365 continue à être ajoutée à la fin d’une chaîne d’e-mails

Lorsque vous utilisez une règle de flux de messagerie Office 365, les signatures dans Outlook sont automatiquement jointes à la fin d’une chaîne d’e-mails. Office 365 ne reconnaît pas si un texte de signature existe déjà dans une conversation. Il l’ajoute alors automatiquement à la dernière réponse ou au dernier transfert d’e-mail.

Par ailleurs, Office 365 ne peut pas déterminer où il doit ajouter une signature dans un message. Ainsi, si vous envoyez cinq réponses à un même destinataire, cinq signatures s’empileront en bas de la conversation.

La seule façon de contourner ce problème est de créer une exception à votre règle de flux de messagerie (règle de transport) afin que la signature ne soit pas jointe à chaque message. Cela signifie que vous ne recevrez aucune signature dans le cadre de la réponse et que votre signature d’e-mail d’origine continuera à apparaître en bas de la conversation.

4. Des champs vides apparaissent dans les coordonnées de certains utilisateurs

Vous utiliserez sans nul doute votre AD Azure (Active Directory) pour renseigner la signature Outlook 365 de chaque utilisateur. Toutefois, il est important de noter que tous les utilisateurs ne disposent pas des mêmes informations.

Certains peuvent disposer d’un téléphone portable, d’autres non. Certains utilisateurs peuvent ne pas avoir de ligne directe. Cela signifie que certains champs peuvent rester vides dans les signatures de certains utilisateurs.

5. Ma signature Outlook 365 ne fonctionne pas correctement sur les appareils mobiles

Le principal problème ici est que de nombreux appareils mobiles envoient des e-mails en texte clair, ce qui signifie que seules les signatures en texte clair seront incluses.

À l’instar des clients de messagerie, le HTML se comporte très différemment dans un système tel qu’iOS par rapport au HTML d’un site Web. Cela signifie généralement que tout le code HTML est supprimé, de sorte que le destinataire ne verra aucune image.

Vous pouvez demander à vos utilisateurs de créer eux-mêmes leurs signatures pour leurs appareils mobiles. En revanche, vous ne serez pas en mesure de le gérer efficacement de manière centralisée.

6. Les signatures Outlook n’apparaissent pas lors de la rédaction d’un message

Il n’existe malheureusement aucun moyen de contourner ce problème. Les signatures sont ajoutées après l’envoi d’un e-mail, un peu comme si le message avait été « tamponné ». Cela signifie que vous ne pourrez pas voir la signature dans votre boîte de réception.

Pour ne pas courir le risque que votre signature Office 365 ne fonctionne pas, consultez cet article qui aborde ce que vous pouvez et ce que vous ne pouvez pas faire sur une signature d’e-mail Office 365.

Pourquoi ma signature ne fonctionne-t-elle toujours pas dans Office 365 ? Faites appel à Exclaimer

Vous aimeriez que la création d’une signature dans Outlook pour Office 365 soit plus simple ? Faites en sorte de ne plus jamais avoir à ajouter manuellement une signature d’e-mail.

En optant pour une solution de tiers Exclaimer vous résoudrez facilement tous vos problèmes de signatures d’e-mail. Vous pourrez intégrer des images HTML à votre modèle, obtenir des signatures d’e-mail professionnelles sur tous les appareils et créer des signatures distinctes dans le cadre de réponse qui s’affichent correctement dans une conversation. Vous pouvez même ajouter une signature manuscrite à chaque e-mail.