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ASSUREZ LA CONFORMITÉ LÉGALE

Le fait de ne pas inclure de clauses de non-responsabilité dans les signatures mails peut exposer les organisations à des poursuites judiciaires.

Les e-mails sont envoyés sanscontenirles éléments nécessaires à la conformité légale, encourant le risque de sanctions financières à votreorganisation.

Vous n'avez aucun moyen d'identifier si chaque e-mail envoyé contient une clause de non-responsabilité appropriée.

Vous devez offrir des moyens discrets aux tiers pour accéder aux informations légales ou se désinscrire de certaines communications.

Garantissez la conformité des e-mails d'entreprise

Ne même pas présenter ou avoir des informations incorrectes sur les clauses de non-responsabilité dans les signatures mails peut exposer les organisations à des poursuites judiciaires. Aujourd'hui, les entreprises doivent se conformer à un large éventail de règles et de réglementations relatives à la confidentialité et à la sécurité des données. Exclaimer Signature Management Cloud garantit la conformité légale des e-mails d'entreprise grâce à l'utilisation d'une clause de non-responsabilité appropriée.

Empêchez les utilisateurs de modifier ou de supprimer les clauses de non-responsabilité de leurs e-mails.

Appliquez des clauses de non-responsabilité par e-mail en fonction des juridictions.

Réagissez rapidement aux modifications de la législation ou réglementaires.

Empêchez l'ajout de clauses de non-responsabilité aux messages internes lorsqu'elles ne sont pas nécessaires.

Couvrir les violations de la confidentialité en protégeant l'exposition d'informations classifiées telles que les données des abonnés.

Soulignez le fait que tout e-mail envoyé ne constitue pas la base d'un contrat juridiquement contraignant.

Mettez les destinataires en garde contre la possibilité qu'un e-mail soit porteur d'un virus informatique.

Assurez la conformité légale avec Exclaimer

Conformez-vous à la législation mondiale sur les clauses de non-responsabilité des e-mails

Voici quelques-unes des exigences légales pouvant affecter vos clauses de non-responsabilité par e-mail selon votre région ou secteur d’activité.

Aux États-Unis

FÉDÉRAL

Loi fédérale sur la gestion de la sécurité des informations (FISMA)

La FISMA stipule qu'une clause de non-responsabilité par e-mail, appropriée et autorisée par les États-Unis, doit être incluse dans toutes les communications par e-mail pour la conformité à la réglementation.

Loi sur la liberté de l’information (FOIA)

Ceci informe le destinataire d’un e-mail que celui-ci peut contenir des informations sensibles.

Système judiciaire fédéral des États-Unis

Les règles fédérales de procédure civile (FRCP) exigent qu'une entreprise utilise une clause de non-responsabilité par e-mail conforme, indiquant clairement que le contenu de l'e-mail ne sera pas utilisé afin d’éviter la perte d'un procès lorsque des données spécifiques sont demandées.

FINANCE

Loi Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) – Institutions financières

Tous les établissements financiers américains doivent joindre des clauses de non-responsabilité à leurs e-mails pour éviter toute violation de confidentialité.

SANTÉ

Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA)

Cette loi recommande fortement à toutes les organisations de soins de santé américaines d'utiliser des clauses de non-responsabilité par e-mail pour mettre en évidence la confidentialité des patients dans toutes les communications et pour se conformer à la loi.

Au Canada

Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)

Vous devez vous assurer qu'un avis de non-responsabilité canadien contient les éléments suivants dans tous les e-mails :

  • Son nom
  • Nom de l'entreprise
  • Adresse postale
  • Numéro de téléphone
  • Adresses en ligne comme un e-mail ou un site web
  • Un mécanisme de désabonnement

Au Royaume-Uni

Loi sur les sociétés de 2006 (amendée en 2007)

Toutes les clauses de non-responsabilité des e-mails professionnels, les en-têtes de lettre, les bons de commande et les sites Web d'entreprise doivent inclure :

  • La Raison social de l'entreprise (par exemple, ABC Ltd)
  • Le numéro d’immatriculation (auprès de la Companies House)
  • Le lieu d’immatriculation (par ex., Angleterre et Pays de Galles, Ecosse)

Dans l’Union européenne (UE)

Directive 2003/58/EC

Tous les e-mails professionnels doivent inclure une clause de non-responsabilité conforme à l'UE, où figurent le numéro d'immatriculation de l'entreprise, le lieu d'immatriculation et l'adresse du siège social, pour maintenir la conformité légale.

Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD)

L'inclusion d'un lien de désabonnement permet aux destinataires des e-mails de facilement se désabonner de toute communication de votre entreprise.

Lire nos études de cas

Découvrez comment nos solutions aident les clients à maintenir la conformité juridique de leurs signatures mails.

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