Creare una firma email di Office 365

La migrazione a Office 365 (ora Microsoft 365) sta diventando sempre più diffusa per le organizzazioni grandi e piccole. Se l’organizzazione è passata alla piattaforma cloud di Microsoft, sai che devi creare una firma email aziendale per i tuoi utenti. Sarà essenzialmente un biglietto da visita elettronico per tutti. Utilizzando una regola di trasporto di Office 365, le firme in Outlook verranno aggiunte a tutti i messaggi in uscita.

Segui le istruzioni dettagliate riportate di seguito o guarda la nostra guida video completa su come creare una firma di Office 365 utilizzando una regola di trasporto.

Nota: l’utilizzo di questo metodo presenta delle limitazioni, soprattutto per l’invio di email da dispositivi mobili e da Outlook Web App (OWA).

Come creare e aggiungere una firma email in Office 365

Prima di iniziare, se si desidera includere la personalizzazione nella firma email di Office 365 (dati di contatto diversi per utenti diversi), è necessario aggiungere gli attributi di Active Directory al design. Questi saranno circondati da simboli di percentuale, ad esempio %%Display Name%%.

Per un elenco completo degli attributi AD, consultare questo articolo di TechNet.

1. Creare il modello di firma predefinito in HTML o in testo normale e salvarlo in un file di testo. Per suggerimenti sulla creazione di una firma email professionale, consultare la sezione Suggerimenti e consigli del Manuale della firma email.
2. Aprire un browser web e inserire l’URL https://portal.microsoftonline.com.

   

3. Immettere il nome utente e la password dell’ID Microsoft 365 dell’organizzazione.
4. Dal menu della schermata principale, fare clic sull’icona in alto a sinistra dello schermo e quindi su Amministrazione dal menu visualizzato.

   

5. Verrà presentata la schermata iniziale del centro di amministrazione di Microsoft 365 .
6. In basso a sinistra dello schermo, scorrere fino ad AMMINISTRAZIONE e fare clic sull’opzione Exchange .

   

7. Una volta entrati nel centro di amministrazione di Exchange, il riquadro di sinistra elenca le principali opzioni di amministrazione. Fare clic su flusso di posta.

   

8. Si arriva così alla pagina del flusso di posta, con una riga di opzioni in alto.

   

9. Dall’elenco delle schede, fare clic su regole.

   

10. Fare clic sull’icona Aggiungi (+) e selezionare Crea una nuova regola… È possibile fare clic su ” Applica le dichiarazioni di non responsabilità…” , ma ciò significa che si dovrà utilizzare uno dei modelli di Office 365 suggeriti.

    

11. Si aprirà una finestra lightbox separata.
12. Assegna alla firma email un nome semplice da ricordare.

    

13. Poiché non tutte le opzioni della firma sono visualizzate, fare clic su Altre opzioni nella parte inferiore della finestra.

    

14. Nella sezione *Applica questa regola se… selezionare le condizioni desiderate. Ad esempio, si può definire che il mittente si trovi all’interno della propria organizzazione o che faccia parte di un determinato gruppo, come il reparto marketing.

    

15. Nella sezione * Fai quanto segue… selezionare  Aggiungi una dichiarazione di non responsabilità al messaggio… e selezionare aggiungi una dichiarazione di non responsabilità. L’opzione anteponi una dichiarazione di non responsabilità inserisce la firma prima del messaggio di posta elettronica, quindi non sceglierla.

    

16. Fare clic sul collegamento ipertestuale Immetti il testo…
17. Si aprirà una nuova finestra lightbox denominata specifica il testo della dichiarazione di non responsabilità.
18. Copiare e incollare il testo normale o HTML della firma email nella casella di testo.

    

19. Fare clic su OK.
20. È ora necessario specificare un’azione alternativa se la firma non può essere aggiunta automaticamente a una email. Sono disponibili tre opzioni:
    • Wrap il messaggio verrà racchiuso in una nuova envelope email. La firma verrà quindi aggiunta automaticamente al nuovo messaggio.
    • Ignora: invia la email senza la firma. Questa è l’opzione più sicura da scegliere.
    • Rifiuta : la email non verrà inviata. Il mittente riceverà un rapporto di mancato recapito che indica che il messaggio può essere consegnato.
21. Se necessario, è possibile aggiungere un’eccezione alla firma email. Ad esempio, si può configurare la firma in modo che non venga aggiunta alle email inviate a utenti dell’organizzazione.
22. Al termine, fare clic su Salva.
23. La nuova firma email di Office 365 è stata creata.

Nota: si consiglia di inviare una email di prova per vedere come appare la firma e se si comporta nel modo previsto. Se si verificano errori, modificare la firma fino a quando non si è sicuri che il rendering sia corretto.

Problemi legati alla creazione manuale delle firme di Office 365

La creazione di una firma in Office 365 presenta delle limitazioni, descritte in dettaglio in questo articolo.

Questi problemi si presenteranno indipendentemente dal modo in cui gli utenti inviano le email, ovvero le firme OWA avranno gli stessi problemi di quelle per dispositivi mobili.

• Outlook non aggiunge automaticamente le firme direttamente sotto ogni risposta o l’ultima email inoltrata.
• Le firme email HTML non sono possibili su dispositivi mobili o Mac.
• I file immagine incorporati vengono visualizzati come allegati.
• Nei dati di contatto di alcuni utenti compaiono spazi vuoti, ad esempio numeri di cellulare mancanti.
• Saranno necessarie molte regole di trasporto per le firme dei diversi reparti.
• I diversi design delle firme possono essere esaminati solo inviando molte email di prova.
• È difficile convincere gli utenti a utilizzare modelli di firma uniformi.

Se vuoi creare, aggiornare e gestire facilmente le firme dei messaggi di posta elettronica di Office 365, sia che si tratti di un utente, di un reparto o di un’intera organizzazione, il modo migliore è Exclaimer.