La guida definitiva all’approvazione delle e-mail
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L’importanza della conclusione di un’email
Il modo in cui finisce la tua email è fondamentale.
Sebbene la riga dell’oggetto e l’apertura abbiano molto peso, la riga di chiusura di un’e-mail non dovrebbe essere trascurata. Le e-mail di approvazione hanno il potere di impostare il tono generale della tua e-mail, esprimere gratitudine al lettore, aumentare o ridurre il tuo tasso di risposta, stabilire un rapporto di lavoro e lasciare un’impressione duratura. In altre parole, possono creare o distruggere le tue e-mail.
Visto che le email sono uno dei principali metodi di comunicazione utilizzati sia all’interno che all’esterno del luogo di lavoro, è essenziale utilizzarle correttamente.
In questa guida, esploreremo alcune delle firme di approvazione e-mail più popolari e il modo in cui vengono utilizzate, risolveremo le differenze tra le firme “Distinti saluti” e “Distinti saluti” e inseriremo alcuni suggerimenti e trucchi aggiuntivi per buona misura !
Regole su come concludere un’email
Prima di vedere un esempio, ecco alcune regole che dovresti tenere a mente quando scegli la chiusura:
Sii flessibile
Non aver paura di confondere le cose. Attenersi a “Cordiali saluti” ogni volta, indipendentemente dal contesto, può rendere le tue e-mail poco brillanti e meno impressionabili.
Considera il tono e l’intento del tuo messaggio
L’invio di un’e-mail con un’approvazione inappropriata può facilmente causare problemi. Sebbene la frase conclusiva “Buona giornata” sembri abbastanza innocente, può essere facilmente considerata sarcastica se mal riposta. Il contesto è fondamentale quando si tratta di utilizzare determinati finali di posta elettronica.
Includi i tuoi dati di contatto
Se dimentichi il tuo nome, lascerai sicuramente una brutta impressione. Nella tua prima corrispondenza email, assicurati che i saluti scelti siano seguiti dalle informazioni di contatto (nome completo, titolo professionale, numero di telefono e indirizzo email) e da qualsiasi altra informazione aziendale essenziale. L’impostazione di firme email automatiche è un semplice rimedio per questo.
Tieni presente il pubblico
Comprendere il rapporto che hai con il destinatario è essenziale per scegliere l’e-mail di approvazione più appropriata. Considera attentamente: il finale dell’e-mail scelto è adatto al tuo amico intimo, familiare, dipendente, collega, cliente, capo, ecc.?
Verifica che la grammatica sia corretta
Le firme dovrebbero iniziare con una lettera maiuscola. Nel caso di approvazioni composte da due o più parole come “Cordiali saluti” o “Spero che questo aiuti”, solo la prima parola dovrebbe essere in maiuscolo. Una virgola deve essere inserita subito dopo la firma.
Conosci la differenza
Che sia la differenza tra i tuoi sinceri, i tuoi fedeli, i migliori saluti o i migliori saluti, alcune firme via e-mail generano molta confusione. Mettiamolo a tacere.
>”Cordiali saluti” o “In fede”?
Il modo più semplice per chiarire la distinzione tra questi due saluti è il seguente:
- “Cordiali saluti” dovrebbe essere utilizzato per e-mail o lettere di cui si conosce il destinatario (qualcuno con cui hai già parlato). L’apri email complementare è ‘Caro[NAME] ‘.
- “Cordiali saluti” dovrebbe essere utilizzato per e-mail o lettere di cui non si conosce il destinatario. L’e-mail complementare è “Gentile signore/signora”.
Yours sincerely or Sincerely yours?
Questi saluti sono intercambiabili in termini di significato.
L’unica differenza viene da dove vivi. L’uso britannico favorisce “Cordiali saluti” mentre l’uso americano favorisce “Cordiali saluti”.
Your sincerely or Yours sincerely?
“Cordiali saluti” è corretto.
”I migliori saluti” o “Gentili saluti”?
Queste due firme sono in gran parte intercambiabili. Entrambi sono ampiamente considerati come chiusure formali, con “Cordiali saluti” che è il più formale dei due. Pertanto, si consiglia di passare a ” Cordiali saluti, saluti” quando è stata stabilita una relazione con il destinatario.
”Gentili saluti” o “Cordiali saluti”?
“Cordiali saluti” e “Cordiali saluti” dovrebbero essere riservati per e-mail e lettere molto formali, come domande di lavoro e corrispondenza commerciale formale. È improbabile che li incontri nella corrispondenza e-mail quotidiana.
Quindi, “Cordiali saluti” e ” Cordiali saluti, saluti” sono opzioni migliori per le e-mail sul posto di lavoro.
Esempi di conclusioni di email
È tempo di lanciarsi negli esempi.
Per rendere le cose più chiare, abbiamo separato le firme e-mail che possono essere utilizzate in quasi tutte le e-mail da quelle che dipendono dal contesto o “contestuali”.
Ad esempio, mentre “Saluti” è un segno abbastanza onnipresente, “Grazie in anticipo” ha senso solo se hai chiesto qualcosa nella tua e-mail.
Come affermato, il contesto è un fattore enorme nella scelta della conclusione di un’email, quindi le seguenti categorie non sono scolpite nella pietra, ma dovrebbero rendere il processo di scelta molto più semplice!
Conclusioni di email formali
Le seguenti approvazioni sono generalmente riconosciute come formali e sono classificate come chiusure di posta elettronica professionali. Possono essere utilizzati in quasi tutti gli scenari di posta elettronica e non dovrebbero causare problemi.
Detto questo, alcune persone sostengono che “Regards” e ” Cordiali saluti, ” sono bruschi e sembrano insensibili, mentre altri garantiscono fortemente per questi. Ti lasciamo decidere!
- Migliore
- Distinti saluti
- Auguri
- Cordiali saluti
- Saluti
- Cordiali saluti (Cordiali saluti)
- Distinti saluti (fedeli, fedeli)
- Con rispetto (rispettosamente, rispettosamente tuo)
- Cordiali saluti (Cordiali saluti, Cordiali saluti)
- Cordialmente (veramente tuo)
Conclusioni di email formali (contestuali)
Si ritiene che le conclusioni che mostrano gratitudine ottengano il più alto tasso di risposta quando si tratta di email.
- Molte grazie (tutte le mie grazie)
- Parla presto
- Ci sentiamo presto
- Grazie
- Grazie in anticipo
- È tutto per ora
- Con apprezzamento
- Con gratitudine
Approvazioni e-mail semi-formali
- Come sempre
- Buona giornata (Buona settimana, Buon fine settimana)
- Spero che sia di aiuto
- Grazie
- Fino alla prossima volta
Conclusioni di email semi-formali
I finali informali delle e-mail devono essere usati con cautela. Valuta attentamente se sono appropriati per la tua situazione.
Ciò è particolarmente vero per gli acronimi testuali, che sono probabilmente le firme più rischiose da utilizzare in un ambiente di lavoro. Se hai una stretta relazione con un collega, ad esempio, potresti essere propenso a utilizzare ‘ttyl’ per firmare un’e-mail di lavoro (acronimo di ‘parla con te più tardi’).
- Ciao
- Saluti
- Ciao
- Dopo
- Pace (Pace fuori)
- rgds
- Ci vediamo (Ci vediamo)
- Calmati
Approvazioni e-mail informali (contestuale)
- Buona giornata (Buona settimana, Buon weekend)
- Spero questo sia di aiuto
- Grazie
- A presto
Riassunto
Le conclusioni che usi nelle tue email possono stabilire il tono, alimentare un rapporto di lavoro e aumentare il tuo tasso di risposta. In altre parole, è importante sapere quando usare “Ti auguro il meglio” o “Buona giornata” per concludere un’email.
