Come aggiungere una firma in Gmail

È abbastanza facile aggiungere una firma Gmail professionale che ti farà distinguere dalla massa. Tutto ciò che occorre fare è quanto segue:

1. Accedi a Gmail.
2. In alto a destra della schermata, fare clic su Impostazioni (simbolo dell’ingranaggio) > See all settings (Vedi tutte le impostazioni).
3. Passare alla sezione Signature (Firma) per aprire l’editor della firma.
4. Creare la firma email nella casella di testo.
5. Al termine, fare clic su  Save Changes (Salva modifiche).

Creare una firma Gmail professionale

Se vuoi ottenere un design più professionale per la firma email utilizzando qualcosa di più del semplice testo, è necessaria una riflessione più approfondita. Vediamo nel dettaglio cosa comporta la creazione di una firma Gmail professionale.

1. In primo luogo, è necessario aggiungere le informazioni di contatto. Poiché si tratta di una email professionale, è necessario includere almeno i seguenti elementi:

• Nome e cognome
• Funzione
• Organizzazione
• Telefono
• Indirizzo email

Per ulteriori informazioni su cosa includere in una firma email professionale, consultare questo articolo

2. È possibile aggiungere ulteriori formattazioni per rendere la firma più interessante senza esagerare. Resisti all’impulso di usare molti caratteri diversi, perché la firma apparirà disordinata:

3. Dovrai aggiungere almeno un collegamento ipertestuale per elementi come il tuo sito web, l’indirizzo email o i tuoi account sui social media:

• Evidenziare il testo della firma a cui si desidera aggiungere un collegamento ipertestuale e fare clic sull’icona Collegamento, come mostrato di seguito:

  

• È possibile collegare il testo evidenziato con un indirizzo web o email. Se lo desideri, puoi anche modificare il testo visualizzato nella firma Gmail:

  

• Fare clic su OK e il testo avrà ora un collegamento ipertestuale:

  

  Se l’aspetto della firma è soddisfacente, scorrere fino in fondo alla schermata e fare clic su  Save Changes (Salva modifiche). Tuttavia, trattandosi di una firma professionale, è opportuno aggiungere anche un’immagine come il logo dell’azienda.

4. Scegliere l’immagine che si desidera utilizzare:

• Caricarla su un servizio di hosting di immagini. Le firme di Gmail non consentono di incorporare immagini, quindi l’immagine deve essere disponibile online.
• Fare clic sull’icona Inserisci immagine come mostrato di seguito, quindi inserire il link dell’immagine:

Fare clic su  Web Address (URL) (Indirizzo Web (URL)) e incollare l’URL dell’immagine nel campo. Verrà visualizzata un’anteprima dell’immagine in basso. Se l’anteprima non è disponibile, molto probabilmente l’URL non è corretto:

Fare clic su Select (Seleziona). L’immagine apparirà ora nella firma di Gmail e potrà essere ridimensionata. È possibile scegliere tra le dimensioni Small, Medium, Large (Piccolo, Medio, Grande) e Original (Originale).

È anche possibile collegare l’immagine a un URL specifico. Lo stesso vale per tutte le altre immagini che potresti utilizzare, come le icone dei social media.

5. Infine, l’aspetto della firma è soddisfacente, scorrere fino in fondo e fare clic su  Save Changes (Salva modifiche).

6. La nuova firma email apparirà ogni volta che si compone un nuovo messaggio in Gmail. Poiché l’immagine è ospitata, non sarà necessario caricarla ogni volta che si invia una email.

Questa procedura funziona bene se si tratta di un singolo utente o di un account personale. Se vuoi che tutti i membri dell’azienda usino la stessa firma Gmail, riscontrerai dei problemi. È opportuno che tutto lo staff utilizzi lo stesso design, in modo che l’organizzazione abbia un aspetto coerente. Chiedere a tutti di creare lo stesso modello di firma non sarà gestibile.

Se disponi di un reparto IT, puoi chiedere agli addetti di recarsi personalmente alla scrivania di ogni persona per aggiornare le firme, ma si tratterebbe di un processo lungo e laborioso. Inoltre, non sarà possibile impedire agli utenti di modificare e/o cambiare la propria firma in Gmail.

In altre parole, non avrai alcun livello di controllo se lasci che gli utenti aggiungano una firma in Gmail in base alle proprie esigenze.

Cosa posso fare?

Per progettare e controllare in modo centralizzato i modelli di firma Gmail professionali per tutti i dipendenti, dovrai scegliere una soluzione di gestione delle firme email di terze parti che svolga tutto il lavoro complesso per te. Potrai così garantire a tutti gli utenti lo stesso design coerente ogni volta che inviano una email, risparmiando le ore di tempo che avresti impiegato per aggiornare manualmente le firme.