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La firma su Outlook non funziona in Office 365?

Offerto da Exclaimer

Vale la pena ricordare che la funzione disclaimer in Office 365 (ora Microsoft 365) è pensata per i messaggi di testo semplice, non per le firme di posta elettronica. Office 365 non è progettato per la gestione delle firme di posta elettronica. Non è dotato di alcuna opzione di firma oltre alla funzione disclaimer.

Pertanto è abbastanza comune trovare una firma che non viene visualizzata in Outlook quando si utilizza Office 365, soprattutto se è coinvolto HTML.

Questo articolo copre le segnalazioni più comuni che le aziende hanno quando si tratta delle proprie firme di Office 365 che non funzionano correttamente e quali sono le probabili cause.

1. Le immagini non vengono visualizzate nella mia firma di Outlook 365 o appaiono come allegati

La funzione di dichiarazione di non responsabilità di Office 365 non ti consente di incorporare loghi aziendali o persino un’immagine come l’icona di un social media. Questo perché non può riconoscerli come elementi separati. Di conseguenza, la tua firma e-mail non verrà visualizzata come previsto.

Pertanto, se si tenta di aggiungere manualmente un’immagine nella firma di Outlook 365, è probabile che un destinatario veda un quadrato vuoto con una “X” rossa al suo interno. In alternativa, troveranno un allegato separato che è stato aggiunto al messaggio di posta elettronica.

La tua firma di Office 365 non funziona quando si tratta di immagini? Devi ospitarli esternamente.

Per risolvere questo problema, è necessario memorizzare tutte le immagini delle firme di posta elettronica, online. Puoi usare il tuo server web per farlo o un sito di hosting gratuito come Imgur o Flickr.

Una volta che le tue immagini sono state ospitate, ti verrà fornito un URL come:

https://cdn.exclaimer.com/Static2/exclaimer-logo.svg

Poi potrai copiarlo nel codice HTML della tua firma.

Tuttavia, molti client di posta elettronica come Outlook bloccheranno automaticamente qualsiasi immagine ospitata esternamente per motivi di sicurezza. I tuoi destinatari dovranno fare clic sul pulsante “Scarica immagini” prima che le immagini possano essere visualizzate.

2. Ho importato il mio progetto HTML ma la firma non funziona in Office 365 e viene visualizzata in modo errato

L’HTML nelle firme e-mail non si comporta allo stesso modo delle pagine Web. Questo è per molte ragioni:

  • Ci sono più varietà di client di posta elettronica che di browser web. Le differenze tra i modi in cui interpretano l’HTML sono molto più marcate.
  • Non puoi incorporare immagini direttamente nella tua firma. Dovrai quindi decidere come appariranno ai destinatari.

Potresti includere un link ospitato sul web al tuo logo, come menzionato in precedenza. Tuttavia, alcuni client di posta elettronica non li visualizzano automaticamente a meno che il destinatario non lo richieda specificamente.

L’altra scelta è aggiungere l’immagine del logo come semplice allegato. Tuttavia, ogni volta che si risponde a un messaggio, il software di posta elettronica del mittente smonta l’intera posta e la ricostruisce in una nuova struttura HTML. Il tuo messaggio in uscita potrebbe avere un bell’aspetto quando viene ricevuto per la prima volta. Tuttavia, dopo alcune risposte, potrebbe iniziare a sembrare molto disordinato.

3. La mia firma di Office 365 continua ad essere aggiunta alla fine di una catena di email

Quando usi una Regola del flusso di posta con Office 365, le firme in Outlook vengono allegate automaticamente alla fine di una catena di email. Office 365 non può riconoscere se il testo della firma esiste già in una conversazione. Questo fa sì che lo aggiunga automaticamente all’ultima email di risposta o di inoltro.

Inoltre, Office 365 non è in grado di determinare dove aggiungere una firma in un messaggio. Quindi, se invii cinque risposte a un destinatario, cinque firme si accumuleranno in fondo alla conversazione.

L’unico modo per aggirare questo problema è quello di impostare un’eccezione alla tua regola del flusso di posta in modo che la firma non venga aggiunta ad ogni messaggio. Ciò significa che non riceverai alcuna firma di risposta e la tua firma e-mail originale finirà comunque in fondo alla conversazione.

4. Nei dettagli di contatto di alcuni utenti vengono visualizzati campi vuoti

Utilizzerai senza dubbio il tuo Azure AD (Active Directory) per popolare la firma di Outlook 365 di ogni utente. Tuttavia, è importante notare che non tutti gli utenti avranno le stesse informazioni di contatto.

Alcuni potrebbero avere numeri di cellulare mentre altri no. Alcuni utenti potrebbero non disporre di un numero di interno interno. Ciò significa che alcuni campi delle informazioni di contatto potrebbero risultare vuoti nelle firme di alcuni utenti.

Blank contact fields can appear when different users have different contact details.

5. La mia firma di Outlook 365 non funziona correttamente sui dispositivi mobili

Il problema principale qui è che molti dispositivi mobili inviano le email in un formato di testo semplice, il che significa che solo le firme di testo semplice saranno incluse.

Come per i client di posta elettronica, l’HTML si comporta in modo molto diverso in un dispositivo come iOS rispetto all’HTML di un sito web. Questo di solito significa che tutto il codice HTML viene rimosso, per cui il destinatario non vedrà nessuna delle immagini.

Mobile clients often strip out HTML email signature images.

Potresti chiedere ai tuoi utenti di creare autonomamente la propria firma mobile. Tuttavia, non sarai in grado di gestirlo centralmente in modo efficace.

6. La firma della posta elettronica di Outlook non viene mostrata quando si compone un messaggio

Purtroppo non c’è modo di aggirare questo. Le firme vengono aggiunte dopo l’invio di un’e-mail, quasi come se il messaggio fosse stato timbrato. Ciò significa che non sarai in grado di vedere la firma nella tua casella di posta.

Per assicurarti di non correre il rischio che la firma di Office 365 non funzioni, consulta questo articolo su cosa puoi e cosa non puoi fare in una firma di posta elettronica di Office 365.

Per altri errori comuni di firma delle e-mail, dai un’occhiata ai nostri 17 cose da fare e da non fare per le firme e-mail .

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Vorresti che la creazione di una firma in Outlook per Office 365 fosse più semplice? Vuoi essere sicuro di non dover mai più aggiungere manualmente una firma di posta elettronica?

Utilizzando una soluzione di terze parti di Exclaimerrisolverai facilmente tutti i vostri problemi con la firma di posta elettronica. Potrai incorporare immagini HTML nel tuo modello, ottenere firme e-mail professionali su tutti i dispositivi, creare firme di risposta separate che appaiono correttamente in una conversazione e molto altro ancora. Se lo desideri, puoi anche aggiungere una firma autografa a ogni e-mail.

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