Esempi di firme e-mail e come crearne di tue

Cos’è una firma e-mail?

Una firma e-mail è un blocco di testo che appare automaticamente alla fine di un messaggio e-mail. Essa viene utilizzata per fornire ai destinatari i tuoi dettagli di contatto, tra cui nome, titolo di lavoro, numero di telefono e indirizzo e-mail.

Questa guida ha lo scopo di mostrarti come creare una firma e-mail che risalterà nella posta in arrivo di un destinatario. Se ottieni tutti gli elementi chiave proprio quando crei la tua firma e-mail, presenterai sempre il tuo marchio in modo professionale e migliorerai la portata dei tuoi sforzi di marketing e feedback.

Come creare una firma e-mail professionale

I modelli di firma e-mail più efficaci contengono otto componenti chiave che, combinati, forniscono alle aziende di qualsiasi dimensione molteplici opportunità di marketing e feedback.

1. Assicurati che i dati di contatto che inserisci nella tua firma e-mail siano aggiornati e corretti. Dì alle persone chi sei, cosa fai e come contattarti. Rendi la tua firma e-mail coerente con il tuo marchio aziendale.
2. Rendi il tuo modello di firma e-mail coerentemente on-brand con il tuo logo aziendale .
3. Includi un banner display per promuovere campagne, eventi e offerte tattiche chiave.
4. Utilizza un disclaimer e-mail appropriato per essere conforme alle leggi in vigore.
5. Utilizza pulsanti di feedback con 1-click per permettere ai clienti di fornirti feedback rapidamente.
6. Evidenzia la tua credibilità con i loghi di certificazioni e riconoscimenti ottenuti.
7. Inserisci i link ai tuoi account dei social media.

Esaminiamo ora ogni componente individualmente per vedere come dovrebbero essere utilizzati in una firma e-mail professionale.

Come presentare le tue informazioni di contatto

I dettagli di contatto costituiscono la base di ogni firma e-mail. È necessario includere attributi di contatto standard facili da interpretare. Puoi quindi aggiungere elementi extra come pronomi di genere, orari di lavoro, ecc.

Quali dettagli di contatto vanno inclusi?

Il nome (dato) e il cognome del dipendente. Saresti sorpreso di quante persone pensano che l’uso di un soprannome sia accettabile. In effetti, oltre il 30% delle firme e-mail aziendali non include nemmeno un nome.

Titolo di lavoro. Ciò consente ai destinatari di capire con che tipo di persona hanno a che fare e permette loro di fare affidamento sui tuoi titoli di lavoro per comprendere la struttura della tua organizzazione e il modo in cui opera.

Nome dell’azienda. Ovviamente, il nome della tua azienda deve essere presente nella tua firma aziendale. Puoi usare un formato testo semplice, ma ti consigliamo di utilizzare il tuo logo aziendale.

Numero di telefono. Il numero principale a cui è possibile il mittente, sia esso una linea fissa o un cellulare aziendale.

Indirizzo e-mail. Alcuni client di posta elettronica come Outlook e Gmail utilizzano nomi visualizzati anziché indirizzi e-mail. Pertanto, durante l’inoltro di un’e-mail, il destinatario potrebbe visualizzare solo “John Smith” o “Sarah Green” anziché l’indirizzo effettivo. Ecco perché ti consigliamo di includere il tuo indirizzo email nella tua firma e di collegarlo con un link “mailto:”. In questo modo, al destinatario basta fare clic sul link per inviare un’e-mail.

URL web. L’aggiunta di un collegamento al sito Web della tua azienda è un ottimo modo per ottenere traffico online aggiuntivo , soprattutto considerando il numero di email inviate dalla tua organizzazione al giorno.

Aggiungi un’immagine fotografica per umanizzare le conversazioni e-mail

Aggiungere un’immagine fotografica una firma aziendale può aiutare a sviluppare livelli aggiuntivi di professionalità e fiducia con i destinatari. La popolarità delle foto personali sui siti di social media suggerisce che vale la pena dare un volto alla comunicazione scritta. Puoi includere una foto nella tua firma e-mail interna , esterna o entrambe: dipende da te!

Includi il logo e il marchio della tua azienda

Andare oltre i dettagli di contatto implica garantire che la firma e-mail della tua azienda sia conforme alle linee guida del tuo marchio. È importante ricordare che l’immagine gioca un ruolo importante nella reputazione di qualsiasi organizzazione. La maggior parte delle aziende dedica molto tempo allo sviluppo del proprio marchio e alla sua commercializzazione. I blocchi di firma e-mail professionali riflettono il tuo marchio tanto quanto qualsiasi altro materiale di marca.

I migliori esempi di firme e-mail professionali utilizzeranno le linee guida del marchio aziendale per trasmettere la professionalità del marchio di un’azienda. Il marchio della firma e-mail può quindi creare e promuovere la consapevolezza del marchio della tua organizzazione, in particolare attraverso l’uso del logo aziendale.

Includi un link per la prenotazione di un appuntamento

Aggiungere link al calendario dedicati alla firma e-mail fornisce ai destinatari un modo semplice per pianificare appuntamenti e dimostrazioni con te.

Tutto quello che devono fare è cliccare sul link di pianificazione e scegliere l’orario che preferiscono. Ciò evita lunghe conversazioni e-mail e rende il processo di pianificazione del tuo tempo molto più semplice.

Inoltre, un link al calendario ti permette di comunicare il tuo orario di lavoro ai destinatari della tua firma e-mail. Ciò ti consente di fornire informazioni sempre accurate e utili ai tuoi contatti commerciali.

Utilizza i banner promozionali per trasformare la tua firma e-mail in un canale di marketing

La sezione centrale della tua firma e-mail rappresenta il punto perfetto dove inserire un banner grafico, il quale consente di mettere chiaramente in evidenza nuovi contenuti, ad esempio un white paper, offerte speciali, ecc. E i clic sulla firma sono tutti gratuiti!

Come si usa un banner nella firma e-mail?

Scegli sempre un design semplice. Un banner viene generalmente inserito sotto i dettagli di contatto, quindi ha naturalmente peso e credibilità. Non ci saranno altre distrazioni per un lettore impegnato. Puoi attenuare l’intensità del design, in modo che il tuo messaggio venga ricevuto in modo più efficace.

Prendi in considerazione l’idea di modificare i messaggi del banner per i vari team. Ad esempio, ai potenziali acquirenti potresti mostrare un’offerta speciale introduttiva, mentre a un ufficio regionale potresti promuovere un evento locale. Potresti anche inserire potenziali opportunità di upselling o cross-selling. Il messaggio di vendita sarà un suggerimento, non un’imposizione o un obbligo.

Utilizza banner display per comunicazioni interne. Alcuni esempi potrebbero essere opportunità di lavoro interne, formazione sponsorizzata dall’azienda, eventi aziendali e promemoria aziendali generali. I dipendenti leggeranno ed elaboreranno passivamente il messaggio senza sentirsi spinti ad agire immediatamente.

Assicurati che i tuoi banner non diventino obsoleti. I migliori esempi di firme e-mail fanno parte di campagne di marketing integrate, quindi non continuare a promuovere promozioni scadute o utilizzare banner che non sono più conformi alle linee guida del tuo marchio. Mantieni il controllo su questi tanto quanto faresti con qualsiasi altra delle tue risorse di marketing.

Tieni traccia delle prestazioni. Aggiungi un codice di monitoraggio o dei parametri UTM all’URL che incorpori nel banner. Questo ti aiuterà a comprendere meglio il coinvolgimento dei clienti e le conversioni tramite una piattaforma di analisi. Puoi quindi quantificare l’interesse dei tuoi contatti con il contenuto della tua firma e-mail professionale e la probabilità che si convertano al livello individuale.

Cosa includere in un disclaimer e-mail

Sebbene siano un residuo dei primi tempi dell’e-mail, i disclaimer rappresentano comunque una questione di funzionamento legale e sicuro per molte organizzazioni.

In pratica, questo significa:

Il contenuto specifico di qualsiasi disclaimer varia a seconda di chi riceve le tue e-mail e quando le riceve.

Le sezioni di ogni esonero di responsabilità per e-mail potrebbero richiedere un livello di personalizzazione come il nome del mittente effettivo per rispettare pienamente determinate regole.

Consigli:

• Separa il disclaimer dal resto della firma. Ti suggeriamo di inserirlo dopo il logo e il banner display.

• Assicurati che il font del disclaimer sia di piccole dimensioni Nessuno gradisce vedere un enorme blocco di testo nella propria casella di posta elettronica.

Come utilizzare i pulsanti di feedback con 1-click nelle firme e-mail

È facile trasformare una firma e-mail professionale in un canale di feedback dei clienti oltre che in un canale di marketing. Puoi ottenere preziose informazioni sui clienti aggiungendo semplici pulsanti di feedback con 1-click al tuo modello di firma e-mail professionale.

Come si utilizza un sondaggio in una firma e-mail?

Ciascun pulsante misura il livello di soddisfazione del cliente. Tali pulsanti sono quindi rappresentati tramite icone universali, ad esempio emoticon o stelle, in modo che chiunque possa comprendere il significato.

Questi pulsanti possono quindi essere utilizzati per indirizzare i clienti verso diverse pagine di destinazione, consentendo loro di aggiungere ulteriori commenti se lo desiderano.

Come con tutti gli altri elementi di firma e-mail aziendale, assicurati che questi pulsanti del sondaggio non siano troppo grandi e non distraggano quando crei una firma e-mail. Vuoi che siano discreti, ma abbastanza evidenti da far sì che le persone vorranno cliccarci sopra.

Aggiungi i riconoscimenti e le certificazioni ottenuti dall’azienda

I riconoscimenti e le certificazioni ottenutidall’azienda nelle firme e-mail rappresentano spesso fonti di valore aggiunto, ma devono essere gestiti e sfruttati correttamente. La possibilità di includere i propri risultati individuali nella firma e-mail rinforza positivamente il morale dei dipendenti e consente loro di mettere in evidenza le competenze e l’esperienza che possiedono.

Lo stesso vale anche per coloro che hanno ricevuto riconoscimenti nel settore, poiché comunica ai destinatari che sei il migliore in quello che fai e che il tuo settore ti ha riconosciuto un merito per questo. Poiché una firma e-mail viene visualizzata da migliaia di destinatari, mettere in evidenza i riconoscimenti ottenuti stimola l’interesse dei lettori e aumenta l’efficacia della firma.

Perché includere le icone dei social media nella firma e-mail è importante

Infine, utilizza le firme e-mail aziendali per promuovere i tuoi profili sui social media e i tuoi contenuti più recenti alle persone con le maggiori possibilità di connettersi con esso: le persone che leggono le tue e-mail aziendali.

Combinare gli account dei social media con le firme e-mail è un ottimo modo per ottenere un sacco di nuovi fan gratuitamente, migliorare la portata delle tue campagne di marketing e aumentare la fedeltà dei tuoi clienti. I link ai profili dei social media sono fondamentalmente degli strumenti di marketing gratuiti.

Che relazione c’è tra firme e-mail e account dei social media?

Le firme e-mail sono caratterizzate da un forte elemento situazionale. Un destinatario sta già pensando alla tua azienda quando legge la tua email. Ciò significa che probabilmente possono dedicare qualche minuto a dare un’occhiata ai tuoi profili sui social media una volta che hanno finito.

Spesso i social media forniscono le informazioni più aggiornate sulla tua azienda. Collegare i tuoi profili alle tue firme e-mail significa tenere facilmente informati i tuoi clienti più importanti.

Offri ai destinatari un altro modo per comunicare con la tua azienda. È più probabile che le persone interagiscano con il tuo brand sui social media se hanno già una relazione pre-esistente con te. I link nella tua firma e-mail possono quindi essere utilizzati come via alternativa per aumentare il numero di lead della tua azienda, in quanto essi non si sentono bombardati da annunci e comunicazioni e-mail.

Tuttavia, devi assicurarti che i contenuti social a cui ti colleghi siano pertinenti e aggiornati. Non aggiungere collegamenti ad account che non utilizzi più. Non aggiungere link ad account che non usi più: i destinatari desiderano visualizzare solo contenuti attuali e pertinenti, quindi includere link a profili di social media inattivi non è che una perdita di tempo.

Altri esempi di firme e-mail professionali

Ora che hai visto cosa succede in una firma e-mail professionale, puoi iniziare a crearne una tua. Ecco alcuni esempi di firme e-mail per fornirti ispirazione:

Firma e-mail di una responsabile di marketing

Questo esempio di firma e-mail non si limita a promuovere l’organizzazione per cui lavora questo Marketing Manager. La mostra anche come individuo con una chiara foto in primo piano e un link per un appuntamento per prenotare un incontro con lei.

Firma e-mail di un direttore di marketing

In qualità di professionista del marketing, la tua firma e-mail dovrebbe mostrare un marchio forte e coerente e includere collegamenti ad altri canali di marketing. Questo esempio di firma e-mail include icone di social media che aiuteranno ad aumentare la base di follower dell’azienda.

Firma e-mail di una responsabile delle vendite

Se ti occupi di vendita, il tuo obiettivo è avere a disposizione quante più opzioni di business possibili. La tua firma e-mail costituisce il canale perfetto per la promozione di iniziative di marketing, in quanto ti consente di raggiungere un pubblico il più ampio possibile.

Firma e-mail di un direttore delle vendite

È sempre bene dare un volto a un nome, soprattutto se sei il capo di un dipartimento. Questo esempio di firma e-mail mette il membro dello staff in primo piano utilizzando una foto professionale in primo piano.

Firma e-mail di una CEO

In quanto CEO, sei il volto dell’azienda che gestisci. Questo è il motivo per cui è importante utilizzare una firma e-mail professionale che ti faccia risaltare come individuo. Vista la tua posizioni, eventuali messaggi di marketing aggiuntivi avranno un peso maggiore e attireranno più attenzione.

Firma e-mail di un fondatore

L’esempio di firma e-mail sopra utilizza un potente colpo alla testa per umanizzare tutte le sue conversazioni. Utilizza anche un marchio semplice e pulito che non travolge il destinatario.

Firma e-mail di un autore

Se sei un autore che cerca di promuovere il tuo ultimo libro, una firma e-mail professionale è il canale perfetto per presentarlo a nuovi contatti di lavoro. L’aggiunta di collegamenti al tuo lavoro può quindi generare più conversioni con ogni e-mail che invii.

Firma e-mail di una sviluppatrice software

Questo design semplice fornisce diverse informazioni di contatto e include un link che invita i destinatari ad iscriversi alla newsletter aziendale.

Firma di una product manager

La sostenibilità gioca un ruolo sempre più importante per una buona governance aziendale, quindi la tua firma e-mail può essere utilizzata per comunicare messaggi green aggiuntivi. Questo esempio invita il destinatari a valutare se è davvero necessario stampare questa e-mail.

Firma e-mail di una event specialist

Promuovi attivamente ogni nuovo riconoscimento ottenuto dalla tua azienda tramite la tua firma e-mail. Puoi quindi aggiungere un link ipertestuale alle immagini correlate a tale riconoscimento per fornire maggiori informazioni ai destinatari.

Riassunto

I blocchi di firme e-mail non servono solo a fornire i propri dettagli di contatto.

Includi solo informazioni di contatto importanti

Dai vita alle firme aggiungendo foto degli utenti gestite centralmente.

Sviluppa e promuovi la brand awareness mettendo in evidenza il logo della tua azienda.

Utilizza banner promozionali per evidenziare campagne di marketing, testimonial, eventi e offerte speciali.

Guadagna nuovi follower promuovendo i tuoi canali dei social media.

Consenti ai destinatari di pianificare appuntamenti e dimostrazioni tramite un link al calendario dedicato.

Rispetta le leggi internazionali che regolano le e-mail includendo un disclaimer appropriato.

Aumenta la credibilità mettendo in evidenza riconoscimenti e certificati ottenuti di recente dall’azienda.

Ricevi informazioni preziosi dai clienti tramite pulsanti di feedback con 1-click.

Iniziate a creare il vostro modello di firma e-mail professionale

Non puoi creare firme e-mail professionali per tutti gli utenti se non sei in grado di controllarle. Ora è il momento di iniziare a costruirne uno. Segui le nostre guide dettagliate di seguito e avrai un design di firma e-mail aziendale con marchio professionale in pochissimo tempo.

Office 365 (ora Microsoft 365)

Exchange 2019, 2016 & 2013

Exchange 2010

Exchange 2007

Outlook 2019 & 2016

Outlook 2010 & 2013

Outlook 2007

G Suite (ora Google Workspace)

Gmail

Outlook.com

Macs

iOS (iPhone & iPad)

Android

Per altri suggerimenti e su come creare una firma e-mail professionale, leggi le nostre 17 cose da fare e da non fare per le firme e-mail .

Perché è necessario gestire centralmente i blocchi delle firme e-mail

Non puoi creare firme e-mail professionali per tutti gli utenti se non puoi controllarli. Dagli errori di ortografia ai banner di visualizzazione non aggiornati, se un team non ha il controllo generale, la gestione delle firme e-mail può diventare un incubo. Una volta perso il controllo, in qualche modo dovrai inevitabilmente sostenere dei costi.

I migliori esempi di firme e-mail vengono creati tramite l’uso di una soluzione di gestione delle firme e-mail dedicata di Exclaimer . Assicurati che tutti nella tua azienda dispongano di una firma e-mail aziendale con marchio professionale: provala gratuitamente oggi !