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Esempi di firme e-mail e come crearne di tue

Pensa a un blocco di firme e-mail professionali come a un biglietto da visita elettronico del 21° secolo. Quando crei una firma e-mail, non vederla soltanto come un mezzo di trasmissione delle tue informazioni di contatto di base, ma anche come un mezzo che ti consente di promuovere l'identità del tuo brand, fornire contenuti di marketing importanti e mantenere la conformità legale della tua organizzazione.

Cos'è una firma e-mail?

Una firma e-mail è un blocco di testo che appare automaticamente alla fine di un messaggio e-mail. Essa viene utilizzata per fornire ai destinatari i tuoi dettagli di contatto, tra cui nome, titolo di lavoro, numero di telefono e indirizzo e-mail.

Lo scopo di questa guida è spiegarti come creare una firma e-mail che salterà all'occhio di chiunque riceva una tua e-mail. Se crei la tua firma e-mail includendo tutti gli elementi chiave necessari, presenterai sempre il tuo brand in modo professionale e migliorerai la portata di attività di marketing e feedback

An example of a professional email signature

Come creare una firma e-mail professionale

I modelli di firma e-mail più efficaci contengono otto componenti chiave che, combinati, forniscono alle aziende di qualsiasi dimensione molteplici opportunità di marketing e feedback.

A professional email signature example in eight components
  1. Assicurati che i dati di contatto che inserisci nella tua firma e-mail siano aggiornati e corretti. Dì alle persone chi sei, cosa fai e come contattarti. Rendi la tua firma e-mail coerente con il tuo marchio aziendale.

  2. Rendi il tuo modello di firma e-mail coerentemente on-brand con il tuo logo aziendale .

  3. Consenti ai destinatari di prenotare facilmente un appuntamento tramite un link al calendario dedicato.

  4. Includi un banner display per promuovere campagne, eventi e offerte tattiche chiave.

  5. Utilizza un disclaimer e-mail appropriato per essere conforme alle leggi in vigore.

  6. Utilizza pulsanti di feedback con 1-click per permettere ai clienti di fornirti feedback rapidamente.

  7. Evidenzia la tua credibilità con i loghi di certificazioni e riconoscimenti ottenuti.

  8. Inserisci i link ai tuoi account dei social media.

Dai un'occhiata alla nostra grafica interattiva sulle firme e-mail per scoprire come tutti questi componenti interagiscono tra di loro per creare modelli efficaci. Ora esamineremo ogni componente individualmente e osserveremo il loro utilizzo ideale all'interno di una firma e-mail professionale.

Come presentare le tue informazioni di contatto

I dettagli di contatto costituiscono la base di ogni firma e-mail. È necessario includere attributi di contatto standard facili da interpretare. Puoi quindi aggiungere elementi extra come pronomi di genere, orari di lavoro, ecc.

An example of a professional email signature with clear contact information

Quali dettagli di contatto vanno inclusi?

  • Nome e cognome del dipendente. Sembra scontato, ma tantissime persone credono che utilizzare un soprannome sia accettabile. In effetti, oltre il 30% delle firme e-mail aziendali non include nemmeno un nome.

  • Titolo di lavoro. Ciò consente ai destinatari di capire con che tipo di persona hanno a che fare e permette loro di fare affidamento sui tuoi titoli di lavoro per comprendere la struttura della tua organizzazione e il modo in cui opera.

  • Nome dell'azienda. Ovviamente, il nome della tua azienda deve essere presente nella tua firma aziendale. Puoi usare un formato testo semplice, ma ti consigliamo di utilizzare il tuo logo aziendale.

  • Numero di telefono. Il numero principale a cui è possibile contattare il

    , sia esso una linea fissa o un cellulare aziendale.

  • Indirizzo e-mail. Alcuni client di posta elettronica, ad esempio Outlook e Gmail, mostrano il nome invece dell'indirizzo e-mail. Pertanto, durante l'inoltro di un'e-mail, il destinatario potrebbe visualizzare solo "John Smith" o "Sarah Green" anziché l'indirizzo effettivo. Ecco perché ti consigliamo di includere il tuo indirizzo e-mail nella tua firma e di inserire un link "mailto:". In questo modo, al destinatario basta fare clic sul link per inviare un'e-mail.

  • URL web. Aggiungere un link al sito Web della tua azienda è un ottimo modo per ottenere traffico online aggiuntivo, soprattutto considerando il numero di e-mail inviate quotidianamente dalla tua organizzazione.

Aggiungi un'immagine fotografica per umanizzare le conversazioni e-mail

A professional email signature example using a photo image

Aggiungere un'immagine fotograficaa una firma aziendale può aiutare a sviluppare livelli aggiuntivi di professionalità e fiducia con i destinatari. La popolarità delle foto profilo sui siti di social media suggerisce che dare un volto alla comunicazione scritta è efficace. Puoi includere una foto nella tua firma e-mail interna, esterna o entrambe: dipende solo da te!

Includi il logo e il marchio della tua azienda

Create email signatures with professional branding

. È importante tenere a mente che l'immagine gioca un ruolo fondamentale nella reputazione di qualsiasi organizzazione. La maggior parte delle aziende dedica molto tempo allo sviluppo del proprio marchio e alla sua commercializzazione. I blocchi di firme e-mail riflettono il tuo marchio tanto quanto qualsiasi altro materiale brandizzato. Le firme e-mail professionali più efficaci utilizzano le linee guida del brand aziendale per trasmettere la professionalità del marchio di un'azienda. Il branding della firma e-mail è quindi in grado di sviluppare e promuovere la brand awareness della tua organizzazione, in particolare attraverso l'uso del logo aziendale.

Includi un link per la prenotazione di un appuntamento

Using an appointment link in an email signature

Aggiungere link al calendario dedicati alla firma e-mail fornisce ai destinatari un modo semplice per pianificare appuntamenti e dimostrazioni con te.

Tutto quello che devono fare è cliccare sul link di pianificazione e scegliere l'orario che preferiscono. Ciò evita lunghe conversazioni e-mail e rende il processo di pianificazione del tuo tempo molto più semplice.

Inoltre, un link al calendario ti permette di comunicare il tuo orario di lavoro ai destinatari della tua firma e-mail. Ciò ti consente di fornire informazioni sempre accurate e utili ai tuoi contatti commerciali.

Utilizza i banner promozionali per trasformare la tua firma e-mail in un canale di marketing

La sezione centrale della tua firma e-mail rappresenta il punto perfetto dove inserire un banner grafico, il quale consente di mettere chiaramente in evidenza nuovi contenuti, ad esempio un white paper, offerte speciali, ecc. E i clic sulla firma sono tutti gratuiti!

Email signature banner example

Come si usa un banner nella firma e-mail?

  • Scegli sempre un design semplice. Un banner viene generalmente inserito sotto i dettagli di contatto, quindi ha naturalmente peso e credibilità. Non ci saranno altre distrazioni per un lettore impegnato. Puoi attenuare l'intensità del design, in modo che il tuo messaggio venga ricevuto in modo più efficace.

  • Prendi in considerazione l'idea di modificare i messaggi del banner per i vari team. Ad esempio, ai potenziali acquirenti potresti mostrare un'offerta speciale introduttiva, mentre a un ufficio regionale potresti promuovere un evento locale. Potresti anche inserire potenziali opportunità di upselling o cross-selling. Il messaggio di vendita sarà un suggerimento, non un'imposizione o un obbligo.

  • Utilizza banner display per comunicazioni interne. Alcuni esempi potrebbero essere opportunità di lavoro interne, formazione sponsorizzata dall'azienda, eventi aziendali e promemoria aziendali generali. I dipendenti leggeranno ed elaboreranno passivamente il messaggio senza sentirsi spinti ad agire immediatamente.

  • Assicurati che i tuoi banner non diventino obsoleti. Non mostrare promozioni scadute e non utilizzare banner non più conformi alle linee guida del tuo brand. Proprio come le tue altre risorse di marketing, è importante che siano sempre aggiornati.

  • Tieni traccia delle prestazioni. Aggiungi un codice di monitoraggio o dei parametri UTM all'URL che incorpori nel banner. Ciò ti aiuterà a valutare meglio il livello di engagement dei clienti e le conversioni tramite una piattaforma di analytics. Puoi quindi quantificare l'interesse dei tuoi contatti verso il contenuto della tua firma e-mail e la probabilità che si convertano al livello individuale.

Cosa includere in un disclaimer e-mail

Sebbene siano un residuo dei primi tempi dell'e-mail, i disclaimer rappresentano comunque una questione di funzionamento legale e sicuro per molte organizzazioni.

In pratica, questo significa:

  • Il contenuto specifico di qualsiasi disclaimer varia a seconda di chi riceve le tue e-mail e quando le riceve.

  • Le sezioni di ciascun disclaimer potrebbero richiedere un livello di personalizzazione, ad esempio il nome del mittente effettivo, per conformarsi pienamente a determinate regole.

Consigli:

  • • Separa il disclaimer dal resto della firma. Ti suggeriamo di inserirlo dopo il logo e il banner display.

  • • Assicurati che il font del disclaimer sia di piccole dimensioni Nessuno gradisce vedere un enorme blocco di testo nella propria casella di posta elettronica.

Dai un'occhiata ai nostri contenuti sui disclaimer e-mailper saperne di più sulla loro importanza, su come aggiungerli alle tue e-mail e sulle diverse leggi geografiche.

Come utilizzare i pulsanti di feedback con 1-click nelle firme e-mail

A professional email signature with 1-click feedback survey

È facile trasformare una firma e-mail in un canale di feedback dei clienti e di marketing. Puoi ricevere informazioni preziose dai clienti aggiungendo semplici pulsanti di feedback con 1-click alla tua firma.

Come si utilizza un sondaggio in una firma e-mail?

  • Ciascun pulsante misura il livello di soddisfazione del cliente. Tali pulsanti sono quindi rappresentati tramite icone universali, ad esempio emoticon o stelle, in modo che chiunque possa comprendere il significato.

  • Questi pulsanti possono quindi essere utilizzati per indirizzare i clienti verso diverse pagine di destinazione, consentendo loro di aggiungere ulteriori commenti se lo desiderano.

Come con tutti gli altri elementi della firma e-mail, assicurati che questi pulsanti di sondaggio non siano troppo grandi e che non costituiscano un elemento di disturbo. Idealmente vuoi che siano discreti ma abbastanza visibili da invogliare i lettori a cliccare.

Aggiungi i riconoscimenti e le certificazioni ottenuti dall'azienda

A professional email signature example promoting an award win

I riconoscimenti e le certificazioni ottenutidall'azienda nelle firme e-mail rappresentano spesso fonti di valore aggiunto, ma devono essere gestiti e sfruttati correttamente. La possibilità di includere i propri risultati individuali nella firma e-mail rinforza positivamente il morale dei dipendenti e consente loro di mettere in evidenza le competenze e l'esperienza che possiedono.

Lo stesso vale anche per coloro che hanno ricevuto riconoscimenti nel settore, poiché comunica ai destinatari che sei il migliore in quello che fai e che il tuo settore ti ha riconosciuto un merito per questo. Poiché una firma e-mail viene visualizzata da migliaia di destinatari, mettere in evidenza i riconoscimenti ottenuti stimola l'interesse dei lettori e aumenta l'efficacia della firma.

Perché includere le icone dei social media nella firma e-mail è importante

Infine, utilizza le firme e-mail aziendali per promuovere i tuoi profili sui social media e i tuoi contenuti più recenti alle persone con le maggiori possibilità di connettersi con essi: le persone che leggono le tue e-mail aziendali.

Includere i propri account dei social media nella firma e-mail è un ottimo modo per ottenere gratuitamente nuovi fan, migliorare la portata delle proprie campagne di marketing e consolidare la fedeltà dei propri clienti. I link ai profili dei social media sono fondamentalmente degli strumenti di marketing gratuiti.

Professional email signature with social media icons

Che relazione c'è tra firme e-mail e account dei social media?

  • Le firme e-mail sono caratterizzate da un forte elemento situazionale. Quando un destinatario legge la tua e-mail, sta già pensando alla tua azienda. Ciò significa che probabilmente darà un'occhiata ai tuoi profili dei social media una volta che avrà finito di leggere l'e-mail.

  • Spesso i social media forniscono le informazioni più aggiornate sulla tua azienda. Includere i link ai tuoi profili nelle tue firme e-mail ti permette di informare comodamente i tuoi clienti più importanti.

  • Offri ai destinatari un altro modo per comunicare con la tua azienda. È più probabile che le persone interagiscano con il tuo brand sui social media se hanno già una relazione pre-esistente con te. I link nella tua firma e-mail possono quindi essere utilizzati come via alternativa per aumentare il numero di lead della tua azienda, in quanto essi non si sentono bombardati da annunci e comunicazioni e-mail.

Tuttavia, devi assicurarti che i contenuti postati sui profili social di cui inserisci il link nella tua firma e-mail siano pertinenti e attuali. Non aggiungere link ad account che non usi più: i destinatari desiderano visualizzare solo contenuti attuali e pertinenti, quindi includere link a profili di social media inattivi non è che una perdita di tempo.

Altri esempi di firme e-mail professionali

Ora che hai visto cosa succede in una firma e-mail professionale, puoi iniziare a crearne una tua. Ecco alcuni esempi di firme e-mail per fornirti ispirazione:

Firma e-mail di una responsabile di marketing

Marketing Manager email signature

Non solo questo esempio di firma e-mail promuove l'organizzazione per cui lavora questa responsabile di marketing, ma mette anche in evidenza l'individuo tramite un primo piano e include un link per prenotare un appuntamento.

Firma e-mail di un direttore di marketing

Firma e-mail di un direttore di marketing

In qualità di professionista del marketing, è opportuno che il brand sia il punto focale della tua firma, senza però tralasciare e-mail e link ad altri canali di marketing. Questo esempio di firma include le icone dei social media, le quali rappresentano un metodo efficace per far guadagnare nuovi follower all'azienda.

Firma e-mail di una responsabile delle vendite

Firma e-mail di una responsabile delle vendite

Se ti occupi di vendita, il tuo obiettivo è avere a disposizione quante più opzioni di business possibili. La tua firma e-mail costituisce il canale perfetto per la promozione di iniziative di marketing, in quanto ti consente di raggiungere un pubblico il più ampio possibile.

Firma e-mail di un direttore delle vendite

Firma e-mail di un direttore delle vendite

Associare un volto a un nome è sempre vantaggioso, soprattutto se sei a capo di un dipartimento. Questo esempio di firma e-mail mette il membro dello staff in primo piano tramite una foto chiara e professionale.

Firma e-mail di una CEO

Firma e-mail di una CEO

In quanto CEO, sei il volto dell'azienda che gestisci. Questo è il motivo per cui è importante utilizzare una firma e-mail professionale che ti faccia risaltare come individuo. Vista la tua posizioni, eventuali messaggi di marketing aggiuntivi avranno un peso maggiore e attireranno più attenzione.

Firma e-mail di un fondatore

Firma e-mail di un fondatore

L'esempio qui sopra utilizza un efficace primo piano per umanizzare tutte le sue conversazioni e-mail. Inoltre, il marchio scelto ha un design semplice e conciso, quindi il destinatario non si sente sopraffatto.

Firma e-mail di un autore

Firma e-mail di un autore

Se il tuo obiettivo è quello di promuovere il tuo ultimo libro, la tua firma e-mail costituisce il canale perfetto per presentarlo a nuovi contatti di lavoro. L'aggiunta di link che conducono alle tue opere ti consente di generare più conversioni con ogni e-mail che invii.

Firma e-mail di una sviluppatrice software

Firma e-mail di una sviluppatrice software

Questo design semplice fornisce diverse informazioni di contatto e include un link che invita i destinatari ad iscriversi alla newsletter aziendale.

Firma di una product manager

Firma di una product manager

La sostenibilità gioca un ruolo sempre più importante per una buona governance aziendale, quindi la tua firma e-mail può essere utilizzata per comunicare messaggi green aggiuntivi. Questo esempio invita il destinatari a valutare se è davvero necessario stampare questa e-mail.

Firma e-mail di una event specialist

Firma e-mail di una event specialist

Promuovi attivamente ogni nuovo riconoscimento ottenuto dalla tua azienda tramite la tua firma e-mail. Puoi quindi aggiungere un link ipertestuale alle immagini correlate a tale riconoscimento per fornire maggiori informazioni ai destinatari.

Riassunto

  • I blocchi di firme e-mail non servono solo a fornire i propri dettagli di contatto.

  • Includi solo informazioni di contatto importanti

  • Dai vita alle firme aggiungendo foto degli utenti gestite centralmente.

  • Sviluppa e promuovi la brand awareness mettendo in evidenza il logo della tua azienda.

  • Utilizza banner promozionali per evidenziare campagne di marketing, testimonial, eventi e offerte speciali.

  • Guadagna nuovi follower promuovendo i tuoi canali dei social media.

  • Consenti ai destinatari di pianificare appuntamenti e dimostrazioni tramite un link al calendario dedicato.

  • Rispetta le leggi internazionali che regolano le e-mail includendo un disclaimer appropriato.

  • Aumenta la credibilità mettendo in evidenza riconoscimenti e certificati ottenuti di recente dall'azienda.

  • Ricevi informazioni preziosi dai clienti tramite pulsanti di feedback con 1-click.

Perché è necessario gestire centralmente i blocchi di firme e-mail

Non puoi creare firme e-mail professionali per tutti gli utenti se non sei in grado di controllarle. Dagli errori di ortografia ai banner display non aggiornati, gestire le firme e-mail può diventare un vero e proprio incubo in assenza di un team dedicato che se ne occupi. Una volta perso il controllo, dovrai inevitabilmente sostenere dei costi.

Per altri suggerimenti e suggerimenti su come creare una firma e-mail professionale, leggi le nostre 17 cose da fare e da non fare per le firme e-mail .

Perché è necessario gestire centralmente i blocchi delle firme e-mail

Non puoi creare firme e-mail professionali per tutti gli utenti se non puoi controllarli. Dagli errori di ortografia ai banner di visualizzazione non aggiornati, se un team non ha il controllo generale, la gestione delle firme e-mail può diventare un incubo. Una volta perso il controllo, in qualche modo dovrai inevitabilmente sostenere dei costi.

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