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GESTIRE FIRME DI POSTA ELETTRONICA PER OFFICE 365 CON EXCLAIMER

Il principale servizio in cloud per la gestione centralizzata delle firme con Office 365 (ora Microsoft 365). L'architettura del prodotto utilizza una tecnologia all'avanguardia per garantire la massima semplicità nella progettazione e nel controllo delle firme di posta elettronica professionali per l'intera organizzazione. Consente inoltre ai team non tecnici di assumere la titolarità della gestione delle firme di Office 365 senza che sia necessario il coinvolgimento del team IT.

Applicano firme di posta elettronica professionali alle e-mail inviate da qualsiasi dispositivo, inclusi Mac e smartphone, e tutti i client di posta elettronica.

Poggiano sull’affidabilità di una soluzione che risiede in 12 sedi di data center Microsoft Azure configurate in 6 cluster regionali ad alta disponibilità dislocati in tutto il mondo.

Usufruiscono del failover senza compromettere la residenza dei dati se si verifica un problema in un data center regionale.

Fanno affidamento sul monitoraggio del servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 di Exclaimer e sulle notifiche in tempo reale sull'integrità dei servizi con l'analisi pubblica delle cause principali.

Assicurano l’accesso alla tua soluzione Exclaimer con Microsoft Single Sign-On (SSO).

Concedono tutte le autorizzazioni necessarie tramite le applicazioni aziendali, che assicurano di mantenere il controllo dell'accesso fornito.

Avviano rapidamente la gestione delle firme con un semplice processo di configurazione che include il connettore automatico di Office 365 e l'impostazione delle regole di trasporto.

Sincronizzano tutti gli attributi di Azure AD (Active Directory), inclusi quelli provenienti da Directory attiva locale, da utilizzare nella progettazione della firma di posta elettronica.

Scopri come vengono applicate le firme di Office 365 e perché con il tester delle regole di firma e strumenti diagnostici completi.

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Distribuzione firme di posta elettronica con Office 365

Le soluzioni di gestione delle firme di posta elettronica offerte da Exclaimer sono estremamente flessibili e dunque presentano molteplici opzioni per la distribuzione delle firme e-mail in base alle proprie esigenze. Queste scelte non influiscono sui prezzi complessivi.

Configurazione lato server

Exclaimer_How it works - Office 365 - Server-side Configuration
Raggiunge il 100% della conformità delle firma di posta elettronica su tutti i dispositivi

Consente di applicare le firme di posta elettronica di Office 365 alle e-mail inviate da tutti i dispositivi e client di posta elettronica integrando il servizio di imprinting della firma ospitato da Azure di Exclaimer all'interno del percorso di posta. Ai messaggi di posta elettronica viene apposta la firma mentre si trovano nello smart host e quindi ceduti al tuo Exchange Online per la consegna al destinatario.

Passo 1

Progetta firme di posta elettronica utilizzando un intuitivo strumento di editor di firme di Office 365 o scegli da una libreria di modelli di firme professionali, offrendoli a singoli e gruppi/dipartimenti. Tutti i dati vengono presi da Azure Active Directory, quindi saranno accurati al 100%. L'utilizzo del software di firma e-mail per Office 365 consente di gestire facilmente elementi di firma e-mail aggiuntivi come le icone dei social media, i banner promozionali e le dichiarazioni legali. Puoi anche aggiornare qualsiasi elemento della firma e applicare le modifiche in tempo reale.

Passo 2

Le firme di posta elettronica verranno quindi distribuite automaticamente ai client di posta elettronica supportati utilizzati dagli utenti tramite un meccanismo di distribuzione.

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Passo 3

Quando un utente compone un messaggio di posta elettronica in un client di posta elettronica supportato, viene visualizzata la firma di posta elettronica di Office 365 con i dettagli di contatto precompilati presi da Azure Active Directory dell'organizzazione.

Passo 4

Exclaimer vede i messaggi in arrivo, stampa la firma appropriata su ogni messaggio di posta elettronica e li restituisce a Office 365 per l'invio. Non invia e-mail per tuo conto poiché ciò viene ancora eseguito da Office 365. Tutti i dati sono gestiti in modo sicuro secondo gli standard della Certificazione ISO/IEC 27001.

Passo 5

Con l'aggiunta della/e firma/e, i messaggi di posta elettronica vengono ritrasmessi a Office 365 tramite un connettore endpoint che è stato configurato in Office 365. Le firme verranno aggiunte a un messaggio di posta elettronica solo una volta a causa di un processo a circuito chiuso protetto tra Office 365 e l'infrastruttura di Microsoft Azure.

Passo 6

Le e-mail escono normalmente, ma ora hanno una firma di alta qualità allegata. Una firma è stata essenzialmente "timbrata" su ogni e-mail. Users will also be able to see Office 365 signatures in their Sent Items folder thanks to the most scalable and secure signature technology available.

Configurazione lato client

Offre un'esperienza familiare per l'utente finale

Consente di applicare le firme alle e-mail durante la loro composizione all'interno di Outlook, OWA (Outlook Web App) o Apple Mail su un computer fisso o portatile. Un meccanismo di consegna (vedi di seguito) assicura che la firma di posta elettronica venga realizzata nel client di posta elettronica supportato, il che significa che questa configurazione non richiede che il flusso della posta avvenga attraverso il servizio di Exclaimer.

Scopri di più sui nostri meccanismi di implementazione lato client di seguito.

Exclaimer_How it works - Office 365 - Client-side Configuration copy
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Passo 1

Progetta firme e-mail con l'editor di firme drag-and-drop di Exclaimer. Crea più firme e assegnale a singoli utenti, gruppi/dipartimenti o addirittura assegna una firma in base ai dettagli di contatto come un titolo di lavoro.

Passo 2

Le firme e-mail verranno quindi scaricate automaticamente sul client Outlook degli utenti in rete tramite un agente (nessun componente aggiuntivo richiesto).

Passo 3

Quando un utente inizia a comporre un'e-mail in Outlook, la firma dell'e-mail viene visualizzata nell'e-mail con i dettagli di contatto precompilati presi dalla directory di Office 365 dell'organizzazione. Se più di una firma e-mail si applica a un utente, sarà in grado di sceglierne una dal menu a discesa in Outlook.

Meccanismi di distribuzione lato client

Outlook Add-In

Windows e OWA

Il nostro Add-In per Outlook rende disponibili le firme di posta elettronica agli utenti finali in tempo reale. Benché in generale ciò comporta l'applicazione automatica di una firma predefinita assegnata alle loro e-mail, gli utenti possono operare una selezione fra tutte le firme loro assegnate da una barra laterale. La distribuzione del componente aggiuntivo è semplice, e si realizza nelle impostazioni di Office 365.

Agente Update per Cloud Signature

Apple Mac OS

Il nostro agente scarica tutte le firme pertinenti per ciascun utente finale ogni ora e le rende disponibili durante la composizione dell'e-mail in Outlook e nel client di Apple Mail. Le firme di posta elettronica esistenti archiviate su questi dispositivi possono essere rimosse e possono essere create nuove firme predefinite. Questo agente viene distribuito attraverso l’utilizzo di un file PKG da un’immagine disco di Apple montabile.

Configurazione lato server e lato client

Sposa il meglio di entrambe le configurazioni

Le firme di posta elettronica vengono sia distribuite a client e-mail compatibili, ma anche trasmesse allo smart host di Exclaimer in modo che tutte le e-mail siano sottoposte al processo di imprinting. Si attua il processo di deduplicazione per far sì che l'e-mail riceva solo un’unica versione della firma di Office 365 corretta.

Exclaimer_How it works - Office 365 - Client + Server-side Configuration copy 2

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Ambiente cloud di Exclaimer

Exclaimer è ospitato in 12 data center Microsoft Azure regionali distribuiti in tutto il mondo, organizzati in 6 coppie univoche geograficamente separate o cluster ad alta disponibilità. Ciò consente di offrire agli utenti l'eccellenza a livello operativo, oltre che un'esperienza online e un servizio di elevata qualità e affidabilità e di garantire sempre i massimi livelli di disponibilità per il servizio Exclaimer.

La residenza dei dati è diventata un problema per la maggior parte delle organizzazioni, in particolare all'interno del settore pubblico. Exclaimer si pone idealmente nella condizione di soddisfare questa esigenza, assicurando che tutti i dati dei clienti rimangano esclusivamente all'interno della loro regione. Questo garantisce che la nostra soluzione per le firme e-mail soddisfi sempre i requisiti di gestione delle firme e-mail di Office 365.

L'installazione di Exclaimer Azure utilizza il bilanciamento del carico per fornire un unico servizio di rete a partire dai nostri server Azure. Se uno di questi server Azure regionali smette di funzionare, il traffico viene immediatamente reindirizzato al data center geograficamente separato per garantire la continuità del servizio.

Sono in atto misure per garantire che il servizio sia scalabile per soddisfare la domanda, mantenendo tempo di produzione e di elaborazione delle e-mail (un ritardo medio di 3 secondi).

Le pratiche di sicurezza standard del settore garantiscono la sicurezza di tutti i dati in transito e inattivi e elementi fondamentali come le DMZ e le soluzioni IPS e WAF che utilizzano l'intelligenza artificiale, con la verifica attuata attraverso test di penetrazione di routine, prevengono potenziali attacchi.

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Tutte le connessioni in entrata sono protette tramite certificati SSL (Secure Socket Layer) e TLS (Transport Layer Security), che vengono costantemente controllati affinché soddisfino gli attuali standard cloud.

I nostri servizi di monitoraggio 24/7/365 rilevano automaticamente eventuali avvisi di servizio, configurati con catene di escalation. La pagina Exclaimer Service Health fornisce dettagli importanti sul servizio; inoltre forniamo avvisi in tempo reale per tutti gli abbonati. Puoi anche iscriverti per ricevere notifiche via e-mail e SMS se lo desideri.

Exclaimer e la certificazione ISO/IEC 27001

Ad Exclaimer è stata accreditata la certificazione ISO/IEC 27001 per la gestione della sicurezza delle informazioni dal 2016. La Certificazione ISO/IEC 27001 è incentrata specificatamente sullo sviluppo e l’erogazione del nostro servizio di gestione delle firme ospitato nel cloud.

Consente di valutare il livello di conformità dei nostri processi interni allo standard ISO. Il riconoscimento della certificazione da parte del BSI (British Standards Institution) significa che è stata condotta un’attenta valutazione di Exclaimer, dalla quale è stata accertata la piena conformità del nostro operato con lo standard di certificazione ISO/IEC 27001. Ciò fa di Exclaimer una delle soluzioni di firma e-mail per Office 365 più sicure sul mercato.

Per maggiori dettagli sulle ampie misure di sicurezza utilizzate dal nostro servizio in cloud, visita la nostra pagina del centro protezione.

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