Mantieni conformita legale
La mancata inclusione delle dichiarazioni di non responsabilità nelle firme e-mail può esporre le organizzazioni al rischio di azioni legali
Le e-mail vengono inviate senza che comprendano gli opportuni elementi per la conformità legale, con il rischio di sanzioni pecuniarie ai danni della tua organizzazione.
Non c’è modo di controllare che ogni e-mailinviata comprenda un disclaimer legale adeguato.
È necessario offrire risorse discrete tramite cui le parti esterne possano accedere alle informazioni legali o disiscriversi da determinate comunicazioni.
Assicura la conformità delle tue e-mail aziendali
Non presentare o avere informazionierrate suidisclaimer nelle firme delle e-mail può lasciare le organizzazioni a rischio di azioni legali. Le aziende oggi devono rispettare una vasta gamma di norme e regolamenti relativi alla privacy e alla sicurezza dei dati. Il gestore di firme e-mail di Exclaimer assicura che le email aziendali abbiano un disclaimer legalmente conforme.
Impedisci che gli utenti modifichino o rimuovano i disclaimer dalle proprie e-mail.
Applica i disclaimer e-mail corretti per le relative giurisdizioni.
Reagisci rapidamente alle modifiche dei regolamenti o dei requisiti legali.
Impedisci che vengano aggiungi disclaimer ai messaggi interni laddove non richiesti.
Copri le falle nella riservatezza proteggendo l’esposizione di informazioni confidenziali come i dati degli iscritti.
Sottolinea che qualsiasi e-mail inviata non costituisce la base di un contratto legalmente vincolante.
Avvisa i destinatari della possibilità che un’e-mail contenga inavvertitamente un virus.
Sii conforme alle legislazioni mondiali sui disclaimer e-mail
Ecco alcuni dei requisiti legislativi che possono incidere sui tuoi disclaimer e-mail a seconda della regioneo del settore.
stati Uniti
FEDERALE
Federal Information Security Management Act (FISMA)
Il FISMA stabilisce che per la conformità legale deve essere incluso un disclaimer adeguatamente autorizzato negli Stati Uniti in tutte le comunicazioni e-mail.
Freedom of Information Act (FOIA)
Ciò comunicherà ai destinatari che un’e-mail contiene informazioni sensibili.
Sistema giudiziario federale degli Stati Uniti
Il FRCP sancisce che le società devono usare un disclaimer e-mail adeguato che affermi chiaramente che i contenuti delle e-mail non verranno usati per evitare la sconfitta in una causa legale qualora venissero richiesti dati specifici.
FINANZA
Gramm-Leach-Bliley Act (GLB)
Tutte le organizzazioni finanziare negli Stati Uniti devono allegare disclaimer alle proprie e-mail per evitare qualsiasi falla nella riservatezza.
SANITÀ
Health Insurance Portability & Accountability Act (HIPAA)
Questo atto consiglia vivamente a tutte le organizzazioni sanitarie negli Stati Uniti di impiegare disclaimer e-mail che sottolineino la riservatezza dei dati dei pazienti in tutte le comunicazioni.
Canada
Canada's Anti-Spam Law (CASL)
È necessario garantire che i disclaimer e-mail canadesi comprendano le seguenti informazioni in tutte le e-mail:
- Nome del mittente
- Nome dell’azienda
- Indirizzo e-mail
- Numero di telefono
- Indirizzi online, come un’e-mail o un sito web
- Un meccanismo di disiscrizione
Nel Regno Unito
Companies Act 2006 (amended 2007)
Tutti i disclaimer nelle e-mail aziendali, le intestazioni, i moduli d’ordine e i siti web dell’azienda devono includere:
- Il nome registrato dell’azienda (ad es. ABC Ltd)
- Il numero di registrazione (elencato su Companies House)
- Il luogo di registrazione (ad es. Inghilterra e Galles, Scozia)
Nell’Unione Europea (UE)
Direttiva UE 2003/58/CE
Tutte le e-mail aziendali devono includere un disclaimer autorizzato dall’Unione Europea con il numero di registro dell’azienda, il luogo di registrazione e l’indirizzo dell’ufficio registrato.
Il regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679
Includere un link per la disiscrizione consente ai destinatari delle e-mail di cancellarsi facilmente dalla ricezione di qualsiasi comunicazione da parte dell’azienda.
Leggi i nostri casi di studio
Scopri come le nostre soluzioni consentono ai clienti di mantenere la conformità legale nelle firme e-mail.
Dunlop Protective Footwear
Dunlop Protective Footwear had been a satisfied customer of Exclaimer for years. Upon migrating to Office 365, the company made the move to Exclaimer’s cloud-based solution.
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Burris Logistics
Burris Logistics chooses Exclaimer to standardize all employee signatures in G Suite (now Google Workspace) and present the company professionally on all corporate emails.
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Gil Morris
Clements, Purvis & Stewart, P.C.
