Spring naar content

Werkt uw Outlook-handtekening niet in Office 365?

Het is goed om te onthouden dat de disclaimerfunctie in Office 365 (nu Microsoft 365) bedoeld is voor berichten in platte tekst, niet voor professionele e-mailhandtekeningen. Office 365 is niet ontworpen voor het beheer van e-mailhandtekeningen. De enige handtekeningenoptie die het biedt is de disclaimerfunctie.

Daarom komt het best vaak voor dat een handtekening in Outlook niet wordt weergegeven wanneer gebruik wordt gemaakt van Office 365, zeker als HTML in het spel is.

Dit artikel behandelt de meest voorkomende klachten van organisaties met betrekking tot niet goed werkende Office 365-handtekeningen en wat de waarschijnlijke oorzaken zijn.

1. Afbeeldingen worden niet weergegeven in mijn handtekening of verschijnen als bijlagen

Met de disclaimerfunctie van Office 365 is het niet mogelijk bedrijfslogo's of bijvoorbeeld social media-pictogrammen in te sluiten (embedden) in de handtekening. Dit komt omdat ze niet herkend worden als afzonderlijke elementen. Hierdoor wordt uw e-mailhandtekening niet weergegeven zoals bedoeld.

Dus als u handmatig een afbeelding aan uw handtekening probeert toe te voegen, zal de ontvanger waarschijnlijk een leeg vierkantje zien met een rode ‘X’ erin. Of hij of zij merkt dat er een aparte bijlage aan het e-mailbericht is toegevoegd.

Is your Office 365 signature not working when it comes to images? You need to host them externally.

Dit probleem kan worden opgelost door alle afbeeldingen van de e-mailhandtekeningen online te hosten. U kunt hiervoor uw webserver gebruiken of een gratis hostingsite zoals Imgur of Flickr.

Zodra uw afbeeldingen zijn gehost, krijgt u een URL zoals:

https://cdn.exclaimer.com/Static2/exclaimer-logo.svg

Deze kopieert u dan in de HTML-code van uw handtekening.

Veel e-mailclients zoals Outlook blokkeren om veiligheidsredenen echter automatisch extern gehoste afbeeldingen. Waardoor ontvangers op een knop 'Afbeeldingen downloaden' moeten klikken voordat beeldmateriaal kan worden weergegeven.

2. Ik heb mijn HTML e-mailhandtekening geïmporteerd in Office 365 maar hij wordt niet goed weergegeven

HTML gedraagt zich niet op dezelfde manier in e-mailhandtekeningen als op webpagina's. Daar zijn verschillende redenen voor:

  • Er zijn meer varianten van e-mailclients dan webbrowsers. De verschillen tussen de manieren waarop ze HTML interpreteren zijn veel extremer.
  • U kunt afbeeldingen niet rechtstreeks in uw handtekening invoegen. U zult dan moeten beslissen hoe deze er bij de ontvangers uit zullen zien.

U kunt, zoals eerder vermeld, een web-hosted link naar uw logo opnemen. Sommige e-mailclients geven deze echter niet automatisch weer, tenzij de ontvanger er specifiek om vraagt.

De andere manier is om uw logo als een bijlage toe te voegen. Maar elke keer als een bericht wordt beantwoord, haalt de e-mailsoftware van de afzender de hele mail uit elkaar en bouwt deze opnieuw op in een nieuwe HTML-structuur. Uw uitgaande bericht kan er misschien geweldig uitzien wanneer het voor het eerst wordt ontvangen. Maar na een paar antwoorden kan het er erg rommelig uit gaan zien.

3. Mijn Office 365-handtekening wordt steeds onderaan een e-mailketen toegevoegd

Wanneer u een Office 365 Transportregel gebruikt, worden handtekeningen in Outlook automatisch aan de onderkant van een e-mailketen toegevoegd. Office 365 is niet in staat te herkennen of een e-mailhandtekening al bestaat binnen een e-mailconversatie. Hierdoor wordt telkens automatisch de volledige handtekening toegevoegd aan het laatste bericht dat wordt beantwoord of doorgestuurd.

Office 365 kan helaas ook niet bepalen waar een handtekening in een bericht moet worden geplaatst. Dus als u vijf antwoorden naar een ontvanger stuurt, zullen vijf handtekeningen onderaan het gesprek worden gestapeld.

De enige manier om dit te omzeilen is het instellen van een uitzondering op uw transport regel (Transport Rule) zodat de handtekening niet aan elk bericht wordt toegevoegd. Dit betekent dat u geen antwoordhandtekeningen zult krijgen en dat uw originele e-mailhandtekening nog steeds helemaal onderaan de e-mailconversatie zal belanden.

4. Er verschijnen lege velden in de contactgegevens van sommige gebruikers

U zult ongetwijfeld uw Azure AD (Active Directory) gebruiken om de verschillende handtekeningen van alle gebruikers te vullen. Belangrijk hierbij is natuurlijk dat niet alle gebruikers exact dezelfde contactinformatie zullen hebben.

Sommigen hebben misschien mobiele telefoonnummers, anderen niet. Sommige gebruikers hebben misschien wel of geen intern toestelnummer. Dit kan betekenen dat bepaalde velden met contactgegevens leeg blijven in de handtekening van sommige gebruikers.

Blank contact fields can appear when different users have different contact details.

5. Mijn handtekening werkt niet goed op mobiele apparaten

Het belangrijkste probleem hier is dat veel mobiele apparaten e-mails in het platte-tekstformaat verzenden, wat betekent dat alleen platte-teksthandtekeningen zullen worden opgenomen.

Net als bij e-mailclients gedraagt HTML zich heel anders in iets als iOS in vergelijking met HTML op een website. In de praktijk betekent dit meestal dat alle HTML-code wordt weggelaten, zodat de ontvanger helemaal geen beeldmateriaal te zien krijgt.

Mobile clients often strip out HTML email signature images.

Het is mogelijk om uw gebruikers te vragen om zelf hun mobiele handtekening aan te maken. Maar u zult deze handtekeningen dan niet centraal en effectief kunnen beheren.

6. Outlook-e-mailhandtekening wordt niet getoond bij het opstellen van een bericht

Er is helaas geen manier om dit te omzeilen. Handtekeningen worden toegevoegd nadat een e-mail is verzonden, bijna alsof het bericht is gestempeld. Dit betekent dat u de handtekening niet in uw inbox kunt zien.

Om ervoor te zorgen dat u niet het risico loopt dat uw Office 365-handtekening niet werkt, kunt u dit artikel lezen over wat u wel en niet kunt doen met een e-mailhandtekening in Office 365.

Voor andere veelgemaakte fouten in e-mailhandtekeningen, zie onze 17 DO's en DON'Ts voor e-mailhandtekeningen.

Choosing Exclaimer for Office 365 signature management

Zou u willen dat het maken van een handtekening in Outlook voor Office 365 eenvoudiger was? Wilt u er zeker van zijn dat u nooit meer handmatig een e-mailhandtekening hoeft toe te voegen?

Met een externe oplossing van Exclaimer kunt u al uw problemen met e-mailhandtekeningen eenvoudig oplossen. U kunt HTML-afbeeldingen in uw sjabloon insluiten, professionele e-mailhandtekeningen op alle apparaten krijgen, aparte reply-handtekeningen maken die correct in een conversatie verschijnen, en nog veel meer. Als u dat wenst, kunt u zelfs een handgeschreven handtekening toevoegen aan elke e-mail.

Vandaag nog gratis proberen Nog maar een paar klikken verwijderd van
uw nieuwe e-mailhandtekeningenervaring