Spring naar content

Een handtekening toevoegen in Exchange 2019

Gebracht door Exclaimer

Door een e-mailhandtekening te gebruiken die centraal wordt beheerd door Microsoft Exchange 2019*, kunt u alle gebruikers dezelfde sjabloon geven, ongeacht vanaf welk toestel of e-mailclient ze mails verzenden. Dit betekent dat alle uitgaande berichten van uw organisatie een handtekening zullen krijgen.

Het centraal beheren van een e-mailhandtekening voor een Exchange Server heeft als bijkomend voordeel dat eindgebruikers het ontwerp van de handtekening die u hen geeft, niet kunnen wijzigen. Dit is van vitaal belang om de controle over uw bedrijfsmerk te behouden en ervoor te zorgen dat de e-mailwetgeving wordt nageleefd.

Dus hoe doet u dit? Lees onze onderstaande gids om te leren hoe u gemakkelijk een handtekening kunt toevoegen in Exchange.

*Dit zal ook werken voor bedrijven die Exchange 2016 en Exchange 2013 gebruiken.

  1. Open uw Exchange admin center. U hebt Exchange Administration bevoegdheden nodig.
  2. Kies mail flow uit de admin-opties. Hiermee wordt een nieuwe reeks opties geopend in een lijst met tabbladen. Kies rules
    The Exchange admin center.
  3. Klik op het pictogram Add (+) en selecteer Apply disclaimers  in het vervolgkeuzemenu. U gaat nu de mail flow rule aanmaken die gebruikt zal worden om uw Exchange-handtekening toe te passen op berichten die vanuit uw organisatie worden verzonden. Dit is algemeen bekend als een Transport Rule.

    Set up a rule for your Exchange email signature.
  4. Er verschijnt een nieuw lichtvenster. Hiermee kunt u de details van uw Transport Rule specificeren. Geef de rule ten eerste een naam die gemakkelijk te onthouden is, bijvoorbeeld de afdeling waaraan hij moet worden toegewezen.

    Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu voor *Apply this rule if…, waarmee wordt gespecificeerd hoe de handtekening zal worden toegevoegd aan berichten die door uw gebruikers zullen worden verzonden. U kunt hem bijvoorbeeld zo instellen dat de handtekening wordt toegepast op alle e-mails die intern of extern worden verzonden.
    Set up the details of your new Exchange signature rule.
  5. De optie Apply a disclaimer to the message  zou al geselecteerd moeten zijn. U kunt dit echter bevestigen door:

    • Te klikken op het vervolgkeuzemenu voor *Do the following…
    • Apply the disclaimer to the message  te selecteren
    • Op de optie append a disclaimer  te klikken
      Choose where the Exchange email signature will appear on a message.
  6. Klik op Enter text. Hiermee kunt u uw Exchange 2019-sjabloon voor handtekeningen en/of disclaimers kopiëren en plakken. Dit kan zowel in platte tekst als in HTML-formaat zijn.

    Vergeet niet dat als u afbeeldingen in uw e-mailhandtekening wilt opnemen, u deze op een externe locatie moet hosten en de relevante URL’s moet toevoegen. Microsoft Exchange heeft geen ingebouwde HTML-editor, dus u kunt geen afbeeldingen rechtstreeks in een handtekening invoegen. Als u er zeker van wilt zijn dat de contactgegevens voor elke gebruiker correct zijn, moet u Active Directory (AD)-attributen gebruiken in uw sjabloon voor e-mailhandtekeningen in Exchange. Een volledige lijst van AD-attributen vindt u in dit TechNet-artikel.

    Om het attribuut aan uw handtekening toe te voegen, plaatst u het gewoon op de relevante plaats en voegt u aan weerszijden twee percentagesymbolen toe, d.w.z. %%DisplayName%% of %FirstName%. Als u klaar bent, klikt u op OK.
  7. U moet nu aangeven wat er moet gebeuren als de handtekening niet aan een uitgaande e-mail kan worden toegevoegd. Klik op Select one…  en u krijgt drie opties waaruit u kunt kiezen:

    • Wrap – de handtekening/disclaimer wordt als bijlage aan een nieuwe e-mail met het oorspronkelijke bericht toegevoegd.
    • Ignore – het bericht wordt verzonden zonder e-mailhandtekening of disclaimer. Wij raden u aan deze optie te kiezen.
    • Reject – de e-mail wordt niet verzonden en de afzender ontvangt een NDR.
  8. Klik op Save en test of de Transport Rule correct werkt. Als u meer wilt doen, kunt u klikken op More options…  waarmee u zaken zoals uitzonderingen kunt toevoegen, bijv. dat de handtekening niet wordt toegepast op bepaalde gebruikers in een groep.
  9. Als u tevreden bent met alles, zorg er dan voor dat u onder Choose a mode for this rule, Enforce hebt geselecteerd. Klik tenslotte op Save om te bevestigen. Er zijn ook een aantal Test…-opties beschikbaar als u de acties van uw Transport Rule wilt loggen maar niet wilt ingrijpen in de inhoud van de e-mail.

    Your new Exchange signature is ready to use.
  10. Om de Transport Rule in of uit te schakelen, klikt u gewoon op het selectievakje. Als u ooit de configuratie moet wijzigen, markeert u de rule en klikt u op het pen-pictogram dat u naast het pictogram Add (+) vindt.

Het is niet moeilijk om te leren hoe u een handtekening toevoegt in Exchange. Er zijn echter enkele vrij grote beperkingen aan het ontwerpen en beheren van e-mailhandtekeningen en disclaimers met alleen Microsoft Exchange.

Voor meer details over wat u wel en niet kunt doen met e-mailhandtekeningen in de Exchange Server, raadpleegt u dit artikel.

Een oplossing van Exclaimer gebruiken voor e-mailhandtekeningen

Als u Microsoft Exchange gebruikt om e-mails te versturen, hebt u de e-mailhandtekeningsoftware van Exclaimer voor de Microsoft Exchange Server nodig. Ons robuuste en krachtige aanbod voegt professionele e-mailhandtekeningen toe aan elk bericht dat door uw Exchange-server wordt verwerkt.

  • Beheer alle e-mailhandtekeningen via een webbrowser zonder dat u iets hoeft te installeren of te downloaden.
  • Gebruik Azure AD-gegevens om verschillende e-mailhandtekeningen te geven aan verschillende afdelingen, afhankelijk van de functie.
  • Gebruik geavanceerde rules om te bepalen welke e-mails een Exchange-handtekening krijgen.
  • Pas updates van handtekeningen in real time toe, zodat u speciale campagnes met e-mailhandtekeningen kunt uitvoeren.
  • Geef de controle over updates van e-mailhandtekeningen over aan uw marketingteam zonder hen toegang te geven tot de IT-infrastructuur.

Lees meer over de tool van Exclaimer voor het beheren van e-mailhandtekeningen in Exchange.

Klaar om te starten?

Neem vandaag nog de controle over uw e-mailhandtekeningen door een gratis proefabonnement te starten of een demonstratie te boeken.

Start vandaag nog een gratis proefperiode van 14 dagen (geen creditcardgegevens nodig!) of boek een demo met een van onze productspecialisten om meer te weten te komen.

Haal meer uit uw e-mailhandtekeningen

The Untapped Potential of Corporate Emails 6 Exclaimer

The Untapped Potential of Corporate Emails

Denkt u dat e-mailhandtekeningen alleen een manier zijn om contactgegevens weer te geven? Dat klopt niet! Ontdek het volledige potentieel van uw zakelijke e-mailhandtekeningen in onze whitepaper.

Lees verder >
Moving from hybrid working from remote working

The Importance of Email Signature Management for Hybrid Workers

De overstap naar hybride werken stelt organisaties voor een aantal uitdagingen. Ontdek hoe u ervoor kunt zorgen dat het beheer van e-mailhandtekeningen daar in ieder geval niet bij hoort.

Lees verder >
De top 10 pijnpunten bij e-mailhandtekeningen voor grote en kleine bedrijven 9 Exclaimer

De top 10 pijnpunten bij e-mailhandtekeningen voor grote en kleine bedrijven

Ontdek hoe u de hoofdpijn van e-mailhandtekeningenbeheer voor IT-teams kunt verhelpen – voorgoed!

Lees verder >

Vandaag nog gratis proberen Nog maar een paar klikken verwijderd van
uw nieuwe e-mailhandtekeningenervaring