Een e-maildisclaimer is een verklaring, kennisgeving of waarschuwing die aan uitgaande e-mails wordt toegevoegd om de aansprakelijkheid te beperken. Deze wordt afzonderlijk van het hoofdbericht en de zakelijke e-mailhandtekening geplaatst.
Welke e-maildisclaimer je gebruikt, hangt af van de juridische aspecten die je organisatie nodig heeft. Door een e-maildisclaimersjabloon toe te voegen die zowel extern als intern wordt verzonden, help je je juridische risico's tot het minimum te herleiden. Zaken zoals smaad, verkeerd geadresseerde e-mails en onbedoeld afgesloten contracten maken van e-maildisclaimers een absolute noodzaak. Er is ook reglementering die voorschrijft dat een e-maildisclaimer wettelijk wordt toegevoegd.
De onderstaande voorbeelden van e-maildisclaimers geven je een idee van wat er in moet staan als je er een voor je organisatie creëert. Gebruik deze e-maildisclaimerjablonen binnen je organisatie, zodat je altijd e-mailberichten conform de regelgeving verzendt.
Inbreuk op de vertrouwelijkheid
Wat een disclaimer per e-mail vaak goed maakt, is de formulering betreffende vertrouwelijkheid. Die verklaart dat het bericht alleen bedoeld is voor de beoogde ontvanger, dus dat deze met niemand anders mag worden gedeeld. Het voornaamste doel ervan is zich ermee in te dekken voor inbreuken op de vertrouwelijkheid als er privégegevens zouden uitlekken. Deze garandeert echter niet dat de e-mail niet wordt doorgestuurd naar andere mensen.
VERTROUWELIJK: Deze e-mail en alle meegeleverde bestanden zijn vertrouwelijk en uitsluitend bedoeld voor gebruik door de persoon of entiteit aan wie ze zijn geadresseerd. Als u deze e-mail per ongeluk heeft ontvangen, gelieve dit dan te melden aan de systeembeheerder. Dit bericht bevat vertrouwelijke informatie en is alleen bestemd voor de genoemde persoon. Als u niet de genoemde geadresseerde bent, mag u deze e-mail niet verspreiden, verdelen of kopiëren. Breng de afzender onmiddellijk per e-mail op de hoogte als u deze e-mail per ongeluk heeft ontvangen en verwijder deze e-mail uit uw systeem. Als u niet de bedoelde ontvanger bent, wordt u erop gewezen dat het ten strengste verboden is om de inhoud van deze informatie bekend te maken, te kopiëren, te verspreiden of enige actie op grond ervan te ondernemen.
Dit bericht is verzonden in het kader van een correspondentie tussen [NAAM VAN DE AFZENDER] en de hierboven bij naam genoemde geadresseerde. Mocht u dit bericht per vergissing ontvangen, dan verzoeken wij u ons daarvan zo snel mogelijk op de hoogte te stellen. In dat geval verzoeken we u ook dit bericht uit uw mailbox te verwijderen en het noch geheel noch gedeeltelijk door te sturen aan iemand anders. Bedankt voor uw medewerking en begrip.
De inhoud van dit bericht is vertrouwelijk. Als u het per ongeluk heeft ontvangen, laat het ons dan weten en verwijder dan het bericht. Het is verboden de inhoud van dit bericht te kopiëren, door te sturen of op enigerlei wijze aan iemand kenbaar te maken. De integriteit en veiligheid van deze e-mail kunnen niet worden gegarandeerd. De afzender kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door dit bericht.
Aansprakelijkheid voor de onopzettelijke overdracht van computervirussen
Deze voorbeelden van e-maildisclaimers verwittigen ontvangers dat ze de berichten en bijlagen moeten controleren op mogelijke virussen. Dit voorkomt de overdracht van een computervirus en beschermt het bedrijf tegen eventuele aansprakelijkheid voor gevolgschade.
WAARSCHUWING: Computervirussen kunnen via e-mail worden overgedragen. De ontvanger dient deze e-mail en eventuele bijlagen te controleren op de aanwezigheid van virussen. Het bedrijf aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade veroorzaakt door een of meer virussen die via deze e-mail worden verzonden. De veiligheid of de afwezigheid van fouten bij de verzending van e-mails kan niet worden gegarandeerd, aangezien de informatie kan worden onderschept, beschadigd, verloren of vernietigd; te laat of onvolledig kan worden ontvangen of virussen kan bevatten. De afzender aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele fouten of weglatingen in de inhoud van dit bericht als gevolg van de verzending van deze e-mail.
WAARSCHUWING: Hoewel het bedrijf redelijke voorzorgsmaatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat er geen virussen aanwezig zijn in deze e-mail, kan het bedrijf geen enkele verantwoordelijkheid aanvaarden voor gevolgschade of verlies door het gebruik van deze e-mail of bijlagen.
Voor [UW BEDRIJF] is uw veiligheid onze topprioriteit. Daarom doen we er alles aan om ervoor te zorgen dat dit bericht geen virussen bevat. We kunnen echter geen 100% veiligheid garanderen, en ondanks onze inspanningen kunnen de gegevens in deze e-mail onderweg toch geïnfecteerd of beschadigd raken. Controleer dit bericht daarom zorgvuldig op eventuele bedreigingen, want wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade ten gevolge van het bekijken van de inhoud van deze e-mail.
Onbedoeld contracten aangaan
Deze voorbeelden van e-maildisclaimers beschermen een organisatie tegen werknemers die onbedoeld juridische contracten aangaan. Als een bepaalde werknemer via e-mail bijvoorbeeld een offerte aanvraagt, kan de ontvanger er mogelijk van uitgaan dat dit betekent dat ze een formele overeenkomst hebben afgesloten.
Geen enkele werknemer of agent is bevoegd om per e-mail namens [UW BEDRIJF] een bindende overeenkomst met een andere partij aan te gaan zonder de uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging door een lid van de directie.
Deze offerteaanvraag wordt verstuurd ter vergelijking van beschikbare offertes. Dit impliceert niet dat een juridisch bindende overeenkomst met [UW BEDRIJF] wordt aangegaan.
Nalatige onjuistheid
Dit voorbeeld van een disclaimer is bedoeld om je te beschermen tegen aansprakelijkheid voor nalatig advies namens een werknemer. Meestal gebeurt dit in de vorm van een onjuiste of misleidende verklaring.
Ons bedrijf aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud van deze e-mail, of voor de gevolgen van handelingen op grond van de verstrekte informatie, tenzij die informatie nadien schriftelijk wordt bevestigd. Als u niet de bedoelde ontvanger bent, wordt u erop gewezen dat het ten strengste verboden is om de inhoud van deze informatie bekend te maken, te kopiëren, te verspreiden of enige actie op grond ervan te ondernemen.
Aansprakelijkheid van de werkgever
Deze e-maildisclaimer beschermt een bedrijf tegen vervolging als een werknemer iets beledigends of lasterlijks zegt. Deze stelt dat meningen van werknemers niet altijd die van de organisatie vertegenwoordigen.
Eventuele standpunten of meningen in deze e-mail zijn uitsluitend die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijk die van het bedrijf. Werknemers van het bedrijf mogen expliciet geen lasterlijke verklaringen afleggen en geen auteursrechten of enige andere wettelijk rechten schenden of schendingen autoriseren door middel van e-mailcommunicatie. Dergelijke communicatie is in strijd met het bedrijfsbeleid en overschrijdt de contractuele bevoegdheid van de betreffende persoon. Het bedrijf aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot dergelijke communicatie en de verantwoordelijke werknemer zal persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor alle eventuele schade of andere aansprakelijkheid die daaruit voortvloeit.
Eisen uit regionale wet- of regelgeving
Veel geavanceerde markten, zoals Noord-Amerika en Europa, hebben verschillende voorschriften die bedrijven ertoe verplichten om disclaimers toe te voegen aan e-mails. Een Brits bedrijf in Engeland of Wales zou het onderstaande voorbeeld van een e-maildisclaimer gebruiken.
Big Company Ltd. is a limited company registered in England and Wales. Registered number: 1234567. Registered office: 123 Some Street, Somewhere, Someshire.
Milieugerelateerde e-maildisclaimers
E-maildisclaimers gebruiken om een milieugerelateerde boodschap te promoten is een geweldige manier om ontvangers te laten weten dat jouw organisatie zich inzet voor de bescherming van milieu en duurzaamheid. Soms staat er een groen pictogrammetje bij.
Denk aan het milieu voordat u deze e-mail afdrukt. Elke niet-afgedrukte e-mail is goed voor het milieu.
Denk aan uw verantwoordelijkheid voor het milieu. Vraag uzelf af of u echt een papieren exemplaar nodig heeft voordat u dit e-mailbericht afdrukt.
E-maildisclaimersjablonen beheren met Exclaimer
Exclaimer kan u een eenvoudige manier aanbieden om ervoor te zorgen dat alle e-mails die uw organisatie verzendt een conforme e-maildisclaimer bevatten.
Kom meer te weten en start vandaag nog met je gratis proefperiode.
