De Top 15 E-Mail Etiquetteregels

Door het grote aantal e-mails dat dagelijks wordt verstuurd hebben we de neiging te communiceren op een manier zoals we dat tijdens persoonlijk contact nooit zouden doen. Het is makkelijk om in de gewoonte te vervallen e-mails op een (te) informele manier te schrijven, met afkortingen, jargon en slechte grammatica. Maar dit is waar gênante fouten kunnen optreden: fouten die ernstige zakelijke gevolgen kunnen hebben en reputaties onherstelbaar kunnen beschadigen.

Hier zijn onze top 15 zakelijke e-mail-etiquetteregels die u moet volgen om een positieve indruk te maken op zakelijke contacten:

1. Schrijf niet alles in HOOFDLETTERS

Schrijven in hoofdletters impliceert dat u schreeuwt in uw boodschap en kan agressief overkomen. Als de e-mail belangrijk is, overweeg dan andere manieren om uw boodschap over te brengen.

2. Gebruik BCC-ontvangers of een mailmerge

Stuurt u een e-mail naar veel contactpersonen, plaats dan nooit alle e-mailadressen in het veld “Aan:”. Anders krijgen alle lezers alle e-mailadressen te zien, wat vooral vervelend kan zijn als u een bericht op een mobiel apparaat bekijkt. Bovendien willen de meeste mensen niet dat hun e-mailadres voor iedereen zichtbaar is.

Om dit te omzeilen, gebruikt u het BCC-veld (Blind Carbon Copy) voor alle adressen, waardoor ze onzichtbaar worden voor de ontvangers van de e-mail. Als alternatief kunt u een e-mailprogramma zoals Outlook gebruiken om een mailmerge uit te voeren die een uniek bericht stuurt naar elke persoon op uw lijst.

3. Bespreek nooit vertrouwelijke informatie

E-mails zijn gemakkelijk te kopiëren, af te drukken en door te sturen. Ze zijn ook verrassend gemakkelijk te onderscheppen door kwaadwillende derden. Als de informatie die u verstuurt zeer gevoelig is, e-mail deze dan niet! Zelfs als de e-mail niet wordt doorgestuurd naar iemand anders, kan de bedrijfsleiding erachter komen of u ongepaste e-mails verstuurt.

E-mail brengt ook zekere juridische aspecten met zich mee. Als u een e-mail krijgt waarin staat dat u heeft gefaald of iemand in de steek hebt gelaten, stuur dan geen antwoord om uzelf te verdedigen. Zodra er een schriftelijk verslag is met kritiek op wat u heeft gedaan, zet u uzelf in een zwakkere onderhandelingspositie.

4. Wees voorzichtig met afkortingen of emoticons

Afkortingen als LOL (Laughing Out Loud) of BRB (Be Right Back) kunt u beter bewaren voor instant messages met vrienden, niet voor zakelijke contacten. Sommige mensen begrijpen deze afkortingen misschien ook niet.

Emoticons kunnen een leuke manier zijn om emoties te tonen, maar u weet niet hoe de ontvanger ze zal opvatten. Ze kunnen ook erg onprofessioneel overkomen. Het is beter om duidelijk te zeggen wat u meent als u iemand een e-mail stuurt.

5. Vraag niet om ontvangstbevestigingen en leesbevestigingen

Dit irriteert ontvangers gegarandeerd nog voordat ze uw bericht hebben gelezen. Bovendien werkt het niet altijd zoals bedoeld. Sommige ontvangers kunnen de ontvangstbevestigingsfunctie blokkeren, of hun e-mailsoftware ondersteunt het niet. Als u wilt weten of een ontvanger uw e-mail heeft ontvangen, vraag hem dan rechtstreeks om het u te laten weten.

6. Neem een duidelijke, directe onderwerpregel op

Een goede onderwerpregel kan zijn “Datum vergadering gewijzigd” of “Suggesties voor het voorstel”. Veel ontvangers zullen alleen al op basis van de onderwerpregel besluiten uw e-mail te openen. Dit betekent dat u een onderwerp moet kiezen dat hun laat weten dat u ingaat op hun zakelijke belangen.

7. Zorg ervoor dat u een professioneel e-mailadres gebruikt

Vergeet niet dat u in elke e-mail die u verstuurt uw bedrijf vertegenwoordigt. Gebruik nooit een persoonlijk e-mailaccount wanneer u werk gerelateerde e-mails verstuurt.

Stelt u zich eens voor wat een professionele klant zou denken als hij het e-mailadres zag dat u tijdens uw studietijd hebt gebruikt. Als iemand u e-mailde met het adres “[email protected]”, zou u dan serieus zaken met diegene willen doen?

8. Gebruik uitroeptekens spaarzaam

Gebruik uitroeptekens alleen om opwinding over te brengen. Anders komt u te emotioneel, agressief of onvolwassen over. Denk eraan dat u zakelijke e-mails verstuurt, geen berichten aan uw vrienden. Het is belangrijk om zo professioneel mogelijk te zijn.

9. Wees voorzichtig bij het gebruik van humor

Humor kan gemakkelijk verloren gaan in de vertaling via e-mail. Ontvangers hebben geen gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal of stem om hen te leiden.

Bedenk ook dat als u iets grappig vindt, dit niet automatisch ook voor de ontvanger geldt. Als u twijfels heeft of bang bent dat u iemand beledigt, laat humor dan achterwege.

10. Begrijp dat verschillende culturen anders spreken en schrijven

Culturele verschillen kunnen leiden tot veel miscommunicatie, vooral in de geschreven vorm. U moet uw boodschap afstemmen op de culturele achtergrond van de ontvanger.

Culturen met een hoge context (Arabisch, Chinees of Japans) willen u eerst leren kennen voordat ze zaken met u doen. Dit betekent dat zakenrelaties uit deze landen vaak persoonlijker zullen zijn in hun schrijven. Culturen met een lage context (Duits, Amerikaans of Scandinavisch) geven er de voorkeur aan snel ter zake te komen en minder nadruk te leggen op personalisering

11. Gebruik de juiste grammatica en interpunctie

Een goede zinsbouw is uiterst belangrijk als het gaat om het schrijven van een professionele e-mail. Het gebruik van correcte grammatica en interpunctie is het eerste punt om mee te beginnen.

Een sms of een e-mail naar een vriend schrijven in kleine letters is prima. Wanneer u echter een collega of zakenrelatie e-mailt, gebruik dan altijd hoofdletters (begin elke zin met een hoofdletter).

Voor de onderwerpregel kunt u wel hoofdletters gebruiken (de eerste letter van elk woord is een hoofdletter). Dit kan helpen om uw onderwerpregel meer te laten opvallen.

12. Denk aan uw toon

Het werkt het beste om formeel te blijven voor nieuwe contacten, want dat getuigt van beleefdheid en respect. Zolang u geen vriendschappelijke relatie met uw contacten heeft, kan het schrijven van informele e-mails een slechte indruk maken.

Als u voor de eerste keer contact met iemand opneemt, spreek hem dan altijd aan met zijn aanhef en achternaam. Als u bijvoorbeeld een e-mail stuurt aan Simon Peters, begint u de e-mail met “Beste meneer Peters” of “Hallo meneer Peters”. Analyseer hun antwoord om te zien of u hen in uw volgende communicatie bij hun voornaam kunt noemen,

Blijf formeel bij het ondertekenen van uw e-mails met “Dank u”, “Met vriendelijke groet”, “Het allerbeste” of “Hoogachtend”.

13. Controleer de opmaak van de e-mail

Presentatie is de sleutel, en over-formatting van een e-mail staat gelijk aan slechte presentatie. Het gebruik van meerdere lettergroottes en kleuren ziet er rommelig uit en is een slechte e-mailetiquette.

Standaard lettergrootte (10pt of 12pt) is de grootte die gebruikt zou moet worden bij het opstellen van e-mails. Houd letterkleuren eenvoudig; zwart is op alle apparaten de gemakkelijkste kleur om te lezen.

Het is aan te raden om web safe-lettertypen te gebruiken zoals Arial of Calibri omdat deze makkelijker te lezen zijn. Als u aangepaste lettertypen gebruikt bij het verzenden van een e-mail, is het mogelijk dat het lettertype niet is geïnstalleerd op het apparaat van uw ontvanger. Dit kan ertoe leiden dat de tekst automatisch verandert in een standaardlettertype zoals Times New Roman.

Probeer uw tekst niet vet, cursief of onderstreept te maken, tenzij het 100% noodzakelijk is. Het kan onbeleefd of opdringerig overkomen. Gebruik in plaats daarvan woorden om uw punt te benadrukken.

14. Proeflees alles wat u verstuurt

Controleer alles dubbel voordat u op verzenden drukt, elke keer weer. Fouten in e-mails blijven vaak niet onopgemerkt.. Zelfs als u haast heeft, kost het minder tijd om iets na te lezen dan om u te verontschuldigen voor een fout die u heeft gemaakt.

Dit geldt ook voor mobiele e-mails (en een handtekening met de tekst “Sorry voor eventuele typefouten” is gewoon niet genoeg!) Het is ook verstandig om het e-mailadres waarnaar u stuurt als laatste toe te voegen, zodat u niet per ongeluk uw bericht verstuurt voordat u helemaal klaar bent.

15. Maak gebruik van een e-mailhandtekening

De ontvanger zal willen weten wie u bent. Geef ze die informatie dus via een professionele e-mailhandtekening. Deze bevat minimaal uw volledige naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres. Dit geldt voor zowel desktop- als mobiele e-mails.

Wanneer gepast kunt u zelfs elementen toevoegen zoals reclamebanners en links naar sociale media. Voeg geen persoonlijke citaten of complexe animaties toe.