Top 10 do's & don'ts van contactgegevens in e-mailhandtekeningen

De contactgegevens in e-mailhandtekeningen zijn belangrijker dan alle andere elementen in handtekeningen. Ze verstrekken aan alle ontvangers de juiste gegevens om contact met je op te nemen en geven een inkijk in je bedrijf.

Maak van je zakelijke e-mailhandtekening een elektronisch visitekaartje. Volg steeds de best practices met onze "Top 10 do's & don'ts van contactgegevens in e-mailhandtekeningen".

1. Neem niet alles op

Neem alleen ESSENTIËLE contactgegevens op in een handtekeningblok. Deze gegevens omvatten de naam, de functie, de bedrijfsnaam, het telefoonnummer en het e-mailadres. Te veel contactinformatie kan wat oubollig overkomen.

Gebruik ook slechts vier tot zeven lijnen voor de contactgegevens van je e-mailhandtekening. Meer lijnen maken de handtekening onoverzichtelijk en moeilijker leesbaar. Denk eraan "Less is more"!

2. Voeg wel altijd een volledige naam toe aan de contactgegevens van een e-mailhandtekening

Wist je dat meer dan 30% van de professionals geen volledige naam vermelden in de contactgegevens van hun e-mailhandtekening? Niet bijster professioneel, toch?

Iedereen zou zijn of haar voor- en achternaam moeten vermelden bovenaan het contactgegevensblok van zijn of haar e-mailhandtekening. Je naam zou altijd je echte naam moeten zijn, geen bijnaam. Desgewenst kun je er ook een middelste naam of initiaal in opnemen.

3. Controleer wel dat alle contactgegevens actueel zijn

Het primaire doel van een professionele e-mailhandtekeningsjabloon bestaat erin via e-mail contactgegevens te verstrekken aan ontvangers. Als de informatie in een e-mailhandtekening niet actueel is, is ze zinloos.

Mensen veranderen van functie, telefoonnummers veranderen en organisaties verhuizen hun kantoren. Dit moet tot uiting komen in de contactgegevens in de e-mailhandtekening van alle gebruikers. Idealiter komen de gegevens uit je Active Directory zodat ze altijd zeker correct zijn.

4. Vergeet niet je e-mailadres op te nemen met een 'mailto:'-link

Een e-mailadres vermelden in een handtekeningsjabloon is volstrekt zinloos, zo wordt wel eens gedacht. In het veld 'Van:' kun je toch zien van wie de e-mail afkomstig is?

Sommige e-mailclients zoals Outlook gebruiken echter weergavenamen in plaats van e-mailadressen, om de leesbaarheid en herkenbaarheid te verbeteren. Dus in een e-mail die naar iemand anders wordt doorgestuurd, krijg je de weergavenaam te zien in plaats van het e-mailadres. Zo zou je in plaats van 'john.doe@exclaimer.com' bijvoorbeeld gewoon 'John Doe' te zien krijgen. Daar heb je niet veel aan als je die persoon wilt mailen.

De beste manier om dit te vermijden: neem in de handtekening een e-mailadres op en koppel dat aan een 'mailto:'-link. Zo kan iemand makkelijk een e-mail versturen naar de oorspronkelijke afzender.

5. Gebruik wel verschillende handtekeningen voor interne en externe ontvangers

Verschillende e-mailhandtekeningsjablonen hebben is erg belangrijk als je meerdere kantoorlocaties of veel werknemers hebt. Voor een interne ontvanger zou je dus een vereenvoudigde versie van je primaire zakelijke e-mailhandtekening gebruiken.

Deze e-mailhandtekeningsjabloon vereist niet zoveel contactgegevens, maar met je volledige naam, functietitel, afdeling en telefoonnummer maak je het je collega's wel makkelijker om contact met je op te nemen.

6. Persoonlijke informatie niet opnemen

Dit is een professionele e-mailhandtekening, geen plek om reclame te maken voor je persoonlijke Twitter-pagina. Persoonlijke gegevens mogen niet worden gebruikt voor beroepsdoeleinden of om te communiceren met professionele partners.

De meeste ontvangers zijn niet geïnteresseerd in je persoonlijke socialemediaprofielen en wellicht heb jij ook liever niet dat ze weten hoe ze buiten de werkuren contact met je kunnen opnemen.

7. Vergeet niet de regels te controleren

Afhankelijk van waar je gevestigd bent, bevat een goede e-mailhandtekening aanvullende informatie zoals het registratienummer van het bedrijf, het kantooradres en het BTW-nummer.

In veel Europese landen gelden er wettelijke eisen, let dus op dat je organisatie geen boete riskeert. Onderzoek goed je eigen situatie en welke regels er op jouw bedrijf van toepassing zijn, zodat je de juiste informatie in je e-mailhandtekeningen kunt opnemen.

8. Overweeg wel om een foto toe te voegen

Veel mensen die actief zijn in vastgoed, financiën en recht hebben een foto in hun e-mailhandtekening en geven hun zakelijke e-mailcorrespondentie op die manier een menselijke toets. Zonder die foto ben je een anonieme entiteit aan de andere kant van een e-mailbericht.

Mensen je gezicht tonen is een uitstekende manier om het vertrouwen te vergroten en positieve zakelijke relaties op te bouwen. In combinatie met je bedrijfslogo en merk, zul je hiermee ook de effectiviteit van je e-mailinhoud verhogen.

9. Gebruik wel verschillende e-mailhandtekeningen voor verschillende afdelingen/locaties

Heb je verkopers die in buitendienst werken? Heb je werknemers die op verschillende locaties werken? Je kunt dit uitdrukken in de contactgegevens in hun e-mailhandtekening.

Stel iedereen tevreden door elk team een ander sjabloon te laten gebruiken dat is aangepast aan hun behoeften. Zo zou je extra branding kunnen invoegen in de handtekening van het marketingteam, maar een reclamebanner aan het verkoopteam.

10. Maak de e-mailhandtekeningen niet zelf

Als dit alles je beangstigend in de oren klinkt, vrees niet. Er zijn softwareoplossingen voor e-mailhandtekeningen van externe bedrijven die het zware werk voor jou kunnen klaren.

Door te werken met een oplossing voor e-mailhandtekeningen, krijg je altijd consistente contactgegevens voor e-mailhandtekeningen, zoals namen, afdelingen en functietitels uit je Active Directory/Google Directory. Je kunt ook de ontwerpen voor e-mailhandtekeningen nauwkeurig beheren en eenvoudig laten verschillen voor verschillende teams/afdelingen. Je kunt er zelfs extra elementen aan toevoegen, zoals een e-mailbanner met een specifieke oproep tot actie, socialemediapictogrammen en meer.

Lees meer over Exclaimer of vraag een gratis proefversie aan om de kracht van software voor e-mailhandtekeningen zelf te ervaren.