De Top 10 e-mail handtekening contactgegevens DO’s & DON’Ts

Contactgegevens in e-mailhandtekeningen zijn belangrijker dan alle andere elementen in handtekeningen. Ze geven alle ontvangers waardevolle informatie om met u in contact te komen en ook details over uw algemene bedrijfsstructuur.

Zorg ervoor dat u de beste praktijken volgt door onze top 10 DO’s & NIET’S voor contactgegevens in e-mailhandtekeningen te volgen en maak van uw zakelijke e-mailhandtekening een elektronisch visitekaartje.

1. NIET alles opnemen

Vermeld alleen ESSENTIËLE contactgegevens in een handtekeningblok. Deze gegevens zijn naam, functie, bedrijfsnaam, postadres, telefoonnummer en e-mailadres. Te veel contactinformatie kan een beetje wanhopig overkomen.

Gebruik ook nooit meer dan vier tot zeven regels voor de contactgegevens in uw e-mailhandtekening. Als je meer regels gebruikt, wordt je handtekening moeilijker leesbaar en ziet hij er slordig uit. Onthoud dat minder altijd meer is!

2. WEL een volledige naam op elke handtekening vermelden

Wist u dat meer dan 30% van de professionals niet hun volledige naam in hun e-mailhandtekening zetten? Niet erg professioneel, of wel?

Alle gebruikers horen zonder uitzondering hun voor- en achternaam te vermelden bovenaan de contactinformatie van hun e-mailhandtekening. De naam is altijd de eigennaam, geen bijnaam. Als een gebruiker dat wil, kan ook een tweede naam of initiaal worden vermeld.

3. WEL zorgen dat alle contactgegevens bijgewerkt zijn

Het belangrijkste doel van een professionele e-mailondertekening is om contactinformatie te verstrekken aan ontvangers via e-mail. Een e-mailhandtekening zonder actuele informatie, is enigszins overbodig.

Mensen veranderen van functie, telefoonnummers veranderen, en organisaties verhuizen van kantoor. Zorg ervoor dat dit wordt weerspiegeld in de contactgegevens van alle gebruikers in hun e-mailhandtekening. In het ideale geval haalt u de gegevens uit uw Active Directory om er zeker van te zijn dat ze correct zijn.

4. NIET vergeten uw e-mailadres te vermelden met een “mailto:”-link

Vaak wordt gedacht dat het zinloos is om een e-mailadres op te nemen in een sjabloon voor een handtekening. U kunt immers duidelijk zien van wie een e-mail afkomstig is door in het veld ‘Van:’ te kijken.

Sommige e-mailclients zoals Outlook gebruiken echter weergavenamen in plaats van e-mailadressen om de leesbaarheid en bekendheid te verbeteren. Dus wanneer een e-mail wordt doorgestuurd naar een andere persoon, verschijnt de schermnaam in plaats van het e-mailadres. Bijvoorbeeld, “[email protected]” zou worden getoond als gewoon ‘John Doe. Dit heeft niet veel zin als u die persoon wilt e-mailen.

De beste manier om dit te vermijden is een e-mailadres op te nemen en het te koppelen aan een “mailto”:-link. Dit maakt het voor iemand gemakkelijk om een e-mail te sturen naar de oorspronkelijke afzender.

5. WEL verschillende handtekeningen voor interne en externe ontvangers gebruiken

Het gebruik van verschillende templates (sjablonen) voor e-mailhandtekeningen is vooral belangrijk als u meerdere kantoorlocaties of een groot aantal werknemers hebt. Voor een interne ontvanger zou u dus een vereenvoudigde versie van uw belangrijkste zakelijke e-mailhandtekening gebruiken.

Deze sjabloon hoeft niet zoveel contactgegevens in de e-mailhandtekening te bevatten, maar met de volledige naam, de functie, de afdeling en het toestelnummer is het voor collega’s gemakkelijker om contact met u op te nemen.

6. GEEN persoonsgegevens vermelden

Dit is een professionele e-mailhandtekening, geen plaats om uw persoonlijke Twitter-pagina te promoten. Persoonlijke gegevens mogen niet worden gebruikt voor zakelijke doeleinden of om te communiceren met professionele partners.

De meeste ontvangers zullen niet geïnteresseerd zijn in uw persoonlijke social media-profielen, en u wilt waarschijnlijk ook niet dat ze weten hoe ze buiten werktijd contact met u kunnen opnemen.

7. NIET vergeten wet- en regelgeving te controleren

Afhankelijk van waar u gevestigd bent, bevat een goede e-mailhandtekening aanvullende informatie zoals een registratienummer van het bedrijf, het kantooradres en het BTW-nummer.

In veel Europese landen zijn bovenstaande gegevens wettelijke vereisten, dus loop niet het risico dat uw organisatie een boete krijgt. Zorg ervoor dat u uw onderzoek doet en erachter komt welke regels voor uw bedrijf gelden, zodat u de juiste inhoud aan uw e-mailhandtekeningen kunt geven.

8. WEL denken aan het toevoegen van een foto

Een foto in een e-mailhandtekening wordt gebruikt door veel mensen die werkzaam zijn in de vastgoedsector, de financiële sector en de advocatuur en geeft een veel menselijker tintje aan zakelijke e-mailcommunicatie. Zonder foto ben je een gezichtsloze entiteit aan de andere kant van een e-mailbericht.

Mensen uw gezicht laten zien, is een geweldige manier om het vertrouwen te vergroten en positieve zakelijke relaties op te bouwen. In combinatie met uw bedrijfslogo en corporate branding, verhoogt u ook de effectiviteit van uw e-mailcontent.

9. WEL verschillende handtekeningen gebruiken voor verschillende afdelingen/locaties

Heeft u verkopers die buiten kantoor werken? Heeft u werknemers die op verschillende locaties werken? Zorg ervoor dat dit terug te vinden is in de contactgegevens van hun e-mailhandtekening.

Houd iedereen tevreden door elk team een eigen sjabloon voor hun e-mailhandtekening te laten gebruiken. Geef extra branding aan de handtekening van het marketingteam, maar geef een mooie commerciële banner aan het verkoopteam.

10. Niet zelf doen

Als dit allemaal te ontmoedigend klinkt, geen zorgen. Er zijn softwareoplossingen voor e-mailhandtekeningen van derden die al het zware werk voor u kunnen doen.

Door een specifieke oplossing voore-mailhandtekeningen te gebruiken, krijgt u altijd consistente contactgegevens voor uw e-mailhandtekeningen, zoals namen, afdelingen en functietitels die uit uw Active Directory/Google Directory worden gehaald. U kunt ook de ontwerpen van e-mailhandtekeningen nauwkeurig en centraal beheren en gemakkelijk variëren voor verschillende teams/afdelingen. U kunt zelfs extra elementen toevoegen, zoals een e-mailbanner met een specifieke oproep tot actie, pictogrammen voor sociale media en nog veel meer.