Werkt je Outlook-handtekening niet in Office 365? Hier is de oplossing

Vergeet niet dat de disclaimerfunctie in Office 365 (nu Microsoft 365) gericht is op tekstberichten zonder opmaak, niet op e-mailhandtekeningen. Office 365 is niet ontworpen voor het beheren van e-mailhandtekeningen. Behalve de disclaimerfunctie wordt er geen andere handtekeningoptie bij meegeleverd.

Daarom verschijnt een handtekening maar al te vaak niet in Outlook bij gebruik van Office 365, en zeker als er HTML bij komt kijken.

Waarom werkt je handtekening dan niet in Office 365? Dit artikel bespreekt de meest voorkomende klachten van organisaties waar Office 365-handtekeningen niet goed werken, en de mogelijke oorzaken.

1. Afbeeldingen worden in mijn Outlook 365-handtekening niet afgebeeld, of verschijnen niet als bijlagen

De Office 365-disclaimerfunctie laat je geen bedrijfslogo's of zelfs een afbeelding zoals een socialemediapictogram insluiten. Dit komt omdat het die niet als afzonderlijke elementen herkent. Je e-mailhandtekening verschijnt niet zoals bedoeld.

Als je handmatig een afbeelding aan je Outlook 365-handtekening probeert toe te voegen, ziet de ontvanger wellicht een leeg vierkant met een rode "X" in. Een andere mogelijkheid is dat ze een afzonderlijke, aan het e-mailbericht aangehechte bijlage zullen aantreffen.

Je kunt dit probleem oplossen door alle afbeeldingen van e-mailhandtekeningen online te hosten. Je kunt hiervoor je webserver gebruiken of een gratis hostingsite, zoals Imgur of Flickr.

Zodra je afbeeldingen zijn gehost, krijg je een URL, zoals deze:

https://cdn.exclaimer.com/Static2/exclaimer-logo.svg

Kopieer dit naar de HTML-code van je handtekening.

Veel e-mailclients, waaronder Outlook, zullen extern gehoste afbeeldingen echter automatisch blokkeren om veiligheidsredenen. Je ontvangers moeten dan op een knop 'Afbeeldingen downloaden' klikken om afbeeldingen weergegeven te krijgen.

2. Ik heb mijn HTML-ontwerp geïmporteerd, maar de handtekening werkt niet in Office 365 en wordt niet correct weergegeven

HTML in e-mailhandtekeningen gedraagt zich niet zoals HTML in webpagina's. Dit om verschillende redenen:

• Er zijn meer varianten van e-mailclients dan van webbrowsers. De verschillen tussen de manieren waarop ze HTML interpreteren zijn extremer.

• Je kunt afbeeldingen niet rechtstreeks invoegen in je handtekening. Je zult moeten beslissen hoe ze bij ontvangers zullen verschijnen.

Je zou, zoals reeds vermeld, een weblink naar je logo kunnen opnemen. Sommige e-mailclients geven deze echter niet automatisch weer, tenzij op uitdrukkelijke vraag van de ontvanger.

De andere optie bestaat erin de afbeelding van je logo gewoon als bijlage toe te voegen. Telkens wanneer een bericht wordt beantwoord, haalt de e-mailsoftware van de afzender de hele e-mail uit elkaar en reconstrueert deze in een nieuwe HTML-structuur. Je uitgaande bericht kan er geweldig uitzien bij de eerste ontvangst. Na een paar antwoorden kan het er echter rommelig gaan uitzien.

3. Mijn Office 365-handtekening wordt in een e-mailketen onderaan telkens opnieuw toegevoegd

Als je een Office 365-transportregel gebruikt, worden handtekeningen in Outlook automatisch onderaan een e-mailketen toegevoegd. Office 365 detecteert niet of er in een gesprek al een handtekeningtekst voorkomt. Hierdoor wordt deze automatisch toegevoegd aan het laatste e-mailantwoord of doorverzending.

Office 365 kan evenmin bepalen waar het in een bericht een handtekening zou moeten toevoegen. Als je een bestemmeling vijf keer antwoordt, worden er onderaan de conversatie dus vijf handtekeningen onder elkaar gezet.

Dit is alleen te omzeilen door een uitzondering in te stellen op je transportregel, zodat de handtekening niet aan elk bericht wordt toegevoegd. Dit betekent dat je geen antwoordhandtekeningen ontvangt en dat jouw originele e-mailhandtekening nog steeds onderaan de conversatie staat.

4. Er verschijnen lege velden in de contactgegevens van sommige gebruikers 

Je maakt ongetwijfeld gebruikt van je Azure AD (Active Directory) om de Outlook 365-handtekening van elke gebruiker in te vullen. Merk echter op dat niet alle gebruikers dezelfde contactgegevens hebben.

Sommigen hebben misschien een mobiel telefoonnummer, anderen niet. Mogelijk hebben sommige gebruikers geen intern extensienummer. Op die manier bestaat de kans dat bepaalde velden voor contactgegevens blanco blijven in de handtekeningen van sommige gebruikers.

5. Mijn Outlook 365-handtekening werkt niet naar behoren op mobiele apparaten

Het grootste probleem hier is dat veel mobiele apparaten e-mails verzenden in tekst zonder opmaak, zodat dus ook alleen handtekeningen zonder opmaak worden opgenomen.

Net als bij een e-mailclient, gedraagt HTML zich heel anders op een platform als iOS dan op een website. Meestal betekent dit dat alle HTML-code wordt verwijderd, zodat de ontvanger niets van de afbeeldingen ziet.

Je zou je gebruikers kunnen vragen om hun mobiele handtekeningen zelf te creëren. Je gaat dit echter niet op een effectieve wijze centraal kunnen beheren.

6. Outlook-handtekeningen verschijnen niet bij het opstellen van een bericht

Jammer genoeg is daar niets aan te doen. Handtekeningen worden toegevoegd nadat een e-mail is verzonden, bijna alsof het bericht is afgestempeld. Dit maakt dat je de handtekening niet kunt zien in je inbox.

Om zeker geen risico te lopen dat je Office 365-handtekening niet werkt, raadpleeg je dit artikel over wat je wel en niet mag doen in een Office 365-e-mailhandtekening.

Waarom werkt mijn handtekening nog steeds niet in Office 365? Kies voor Exclaimer

Wou je dat een handtekening creëren in Outlook voor Office 365 eenvoudiger ging? Hiermee moet je nooit meer handmatig een e-mailhandtekening toevoegen.

De externe oplossing van Exclaimer verlost je van alle kopzorgen met e-mailhandtekeningen. Dan kun je HTML-afbeeldingen in je sjabloon insluiten, verkrijg je professionele e-mailhandtekeningen op alle apparaten en creëer je afzonderlijke antwoordhandtekeningen die correct verschijnen in een conversatie. Je kunt aan elke e-mail zelfs een handgeschreven handtekening toevoegen.

Lees meer over Exclaimer of vraag een gratis proefversie aan om de kracht van software voor e-mailhandtekeningen zelf te ervaren.