Spring naar content

ZORG VOOR JURIDISCHE COMPLIANCE

Zonder disclaimers in de e-mailhandtekeningen, kunnen organisaties het risico lopen op juridische stappen.

E-mails worden verzonden zonder de juiste elementen voor de naleving van wet- en regelgeving, met het risico op boetes.

U kunt niet nagaan of elke verzonden e-mail is voorzien een passende juridische disclaimer.

U moet externe partijen de mogelijkheid bieden toegang te krijgen tot juridische informatie en om zich af te melden voor bepaalde communicatie.

Zorg voor compliance bij zakelijke e-mails

Wanneer onjuiste informatie in juridische disclaimers wordt opgenomen , loopt een onderneming het risico op juridische stappen. Bedrijven moeten voldoen aan een grote verscheidenheid aan regels en voorschriften met betrekking tot privacy en de beveiliging van gegevens. Exclaimer Signature Management Cloud zorgt ervoor dat zakelijke e-mails de juiste juridische e-maildisclaimer bevatten.

Voorkom dat medewerkers disclaimers in hun e-mails bewerken of verwijderen.

Hanteer de juiste e-maildisclaimer voor de juiste rechtsgebieden.

Reageer snel op veranderingen in geldende wet- en regelgeving.

Voorkom dat disclaimers worden toegevoegd aan interne berichten wanneer dat niet nodig is.

Dek inbreuken op de geheimhoudingsplicht ter bescherming van geheime informatie zoals abonneegegevens af.

Benadruk dat een verzonden e-mail niet de basis vormt van een juridisch bindend contract.

Waarschuw ontvangers dat een e‑mail mogelijk een computervirus bevat.

Maintain legal compliance with Exclaimer

Voldoe aan de wereldwijde wetgeving inzake e-maildisclaimers

Hieronder vindt u enkele van de wettelijke vereisten die van invloed kunnen zijn op uw e-maildisclaimers, afhankelijk van uw regio of sector.

Verenigde Staten

FEDERAAL

Federal Information Security Management Act (FISMA)

naleving van de regelgeving een passende, door de VS geautoriseerde disclaimer moet worden opgenomen in elke e-mail.

Freedom of Information Act (FOIA)

Dit regelt dat een ontvanger wordt geïnformeerd over het feit dat de e-mail vertrouwelijke gegevens kan bevatten.

United States Federal Court system

De FRCP schrijft voor dat een bedrijf een passende e-maildisclaimer moet gebruiken, waarin duidelijk wordt vermeld dat de inhoud van de e-mail niet zal worden gebruikt om het verlies van een rechtszaak te voorkomen wanneer om specifieke gegevens wordt gevraagd.

FINANCIËN

Gramm-Leach-Bliley Act (GLB) – Financiële instellingen

Alle Amerikaanse financiële instellingen moeten disclaimers aan hun e-mails toevoegen om schendingen van de geheimhoudingsplicht te voorkomen.

GEZONDHEIDSZORG

Health Insurance Portability & Accountability Act (HIPAA)

Deze wet beveelt ten zeerste aan dat alle Amerikaanse instellingen op het gebied van gezondheidszorg in alle berichten e-maildisclaimers gebruiken om de vertrouwelijkheid van patiëntgegevens te benadrukken.

Canada

Canada's Anti-Spam Law (CASL)

Een Canadese e-maildisclaimer moet in alle e-mails het volgende bevatten:

  • Naam
  • Bedrijfsnaam
  • Postadres
  • Telefoonnummer
  • Online-adressen zoals e-mail of website
  • Een afmeldmechanisme

Verenigd Koninkrijk

Companies Act 2006 (amended 2007)

Alle zakelijke e-maildisclaimers, briefhoofden, bestelformulieren en bedrijfswebsites moeten het volgende bevatten:

  • De geregistreerde naam van het bedrijf (bijv. ABC Ltd)
  • Registratienummer (zoals weergegeven bij Companies House)
  • Plaats van registratie (bijv. Engeland en Wales, Schotland)

Europese Unie (EU)

EU-richtlijn 2003/58/EC

Alle zakelijke e-mails moeten een door de EU geautoriseerde e-maildisclaimer bevatten met het registratienummer van het bedrijf, de plaats van registratie en het geregistreerde kantooradres.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG)

Het toevoegen van een afmeldlink, waardoor ontvangers van de e-mail zich gemakkelijk kunnen afmelden voor elke berichtgeving door uw bedrijf.

Onze klanten houden van ons

"Exclaimer maakt het mogelijk om goed uitziende en gestandaardiseerde handtekeningen te gebruiken voor elke gebruiker in de organisatie"

Nicolai Rathmann, orgalean GmbH

Bekijk meer reviews op G2 Crowd

"Het cloudplatform is geweldig om de noodzaak van lokale infrastructuur weg te nemen en het ontwerpen van handtekeningen op een WYSIWYG-manier maakt het zelfs voor niet-grafische ontwerpers gemakkelijk."

Edoardo Longhi, CFMEU Vic/Tas

Bekijk meer reviews op G2 Crowd

"Exclaimer is een zeer kosteneffectieve methode om meerdere individuele handtekeningen op meerdere e-mails te beheren. Het is eenvoudig om de wijzigingen globaal door te voeren en niet afhankelijk te zijn van gebruikers om hun handtekeningen bij te werken."

Graham Deck, Pengana Pty Ltd

Bekijk meer reviews op G2 Crowd

"We konden Exclaimer gebruiken om van de ene op de andere dag snel en met vertrouwen gestandaardiseerde handtekeningen in te zetten voor alle accounts en apparaten."

Shawn Reed, XMC - Xerox

Bekijk meer reviews op G2 Crowd

"Als u een krachtige tool voor e-mailhandtekeningen wilt die werkt met Office 365, kies dan voor Exclaimer. De producten zijn is eenvoudig op te zetten, te gebruiken en te configureren. "

Alessandro Oreste, IQ Solutions GmbH

Bekijk meer reviews op G2 Crowd

Vandaag nog gratis proberen Nog maar een paar klikken verwijderd van
uw nieuwe e-mailhandtekeningenervaring