Erstellen einer Office 365-E-Mail-Signatur

Die Umstellung auf Office 365 (jetzt Microsoft 365) wird bei großen und kleinen Unternehmen immer beliebter. Wenn Sie auf die Cloud-Plattform von Microsoft umgestiegen sind, wissen Sie, dass Sie eine Firmen-E-Mail-Signatur für Ihre Benutzer erstellen müssen. Diese ist normalerweise eine elektronische Visitenkarte für jeden Mitarbeiter. Durch die Verwendung einer Office 365-Transportregel werden Signaturen in Outlook zu allen ausgehenden Nachrichten hinzugefügt.

Folgen Sie der schrittweisen Anleitung unten oder sehen Sie sich unsere umfassende Videoanleitung zum Erstellen einer Office 365-Signatur mithilfe einer Transportregel an.

Hinweis: Es gibt Einschränkungen bei dieser Methode, insbesondere beim Senden von E-Mails von mobilen Geräten und der Outlook Web App (OWA).

Wie man eine E-Mail-Signatur in Office 365 erstellt und hinzufügt

Bevor Sie beginnen, müssen Sie Active Directory-Attribute zum Entwurf hinzufügen, wenn Sie Ihre Office 365-E-Mail-Signatur individuell gestalten möchten (unterschiedliche Kontaktdaten für verschiedene Benutzer). Diese werden von Prozentzeichen umgeben, z. B. %%Anzeigename%%.

Eine vollständige Liste der AD-Attribute finden Sie in diesen TechNet-Artikel.

1. Entwerfen Sie Ihre Standard-Signaturvorlage entweder in HTML oder in einfachem Text und speichern Sie sie in einer Textdatei. Tipps zur Gestaltung einer professionellen E-Mail-Signatur finden Sie in Hinweise und Tipps im Abschnitt The Email Signature Handbook.

2. Öffnen Sie einen Webbrowser und geben Sie die URL https://portal.microsoftonline.com ein.

3. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort für die Microsoft 365-Tenancy-ID Ihres Unternehmens ein.

4. Klicken Sie im Menü des Startbildschirms auf das Symbol oben links auf dem Bildschirm und dann im angezeigten Menü auf Verwaltung .

5. Es wird der Startbildschirm des Microsoft 365-Verwaltungszentrums angezeigt.

6. Scrollen Sie unten links auf dem Bildschirm nach unten zu ADMIN und klicken Sie auf die Option Exchange .

7. Wenn Sie sich im Exchange-Verwaltungszentrumbefinden, werden im linken Bereich die wichtigsten Verwaltungsoptionen angezeigt. Klicken Sie auf Mail flow.

8. Sie gelangen nun auf die Seite für den Mail flow mit einer Reihe von Optionen am oberen Rand.

9. Klicken Sie in der Registerkartenliste auf Regeln.

10. Klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen (+) und wählen Sie Neue Regel erstellen …  Sie können auf Disclaimer anwenden … klicken, aber das bedeutet, dass Sie eine der vorgeschlagenen Office 365-Vorlagen verwenden müssen.

11. Ein separates Lightbox-Fenster wird geöffnet.

12. Geben Sie Ihrer E-Mail-Signatur einen Namen, den Sie sich leicht merken können.

13. Da nicht alle Signaturoptionen angezeigt werden, klicken Sie unten im Fenster auf Weitere Optionen .

14. Wählen Sie im Abschnitt *Diese Regel anwenden, wenn … die gewünschten Bedingungen aus. Sie können zum Beispiel festlegen, dass der Absender in Ihrem Unternehmen arbeitet oder Mitglied einer bestimmten Gruppe, etwa der Marketingabteilung, ist.

15. Wählen Sie unter dem Abschnitt *Do the following … die Option Apply a disclaimer to the message … und wählen Sie append a disclaimer. Die Option Disclaimer vorangestellt stellt die Signatur vor die E-Mail-Nachricht, daher sollten Sie diese Option nicht wählen.

16. Klicken Sie auf den Hyperlink Text eingeben …

17. Dadurch öffnet sich ein neues Lightbox-Fenster mit dem Titel Disclaimer-Text angeben.

18. Kopieren Sie den reinen Text oder den HTML-Code Ihres E-Mail-Signaturentwurfs und fügen Sie ihn in das Textfeld ein.

19. Klicken Sie auf OK.

20. Sie müssen nun eine Ausweichaktion angeben, wenn die Signatur nicht automatisch zu einer E-Mail hinzugefügt werden kann. Sie haben drei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Einpacken – die Nachricht wird in einen neuen E-Mail-Umschlag eingeschlossen. Die Signatur wird dann automatisch der neuen Nachricht hinzugefügt.
• Ignorieren – sendet die E-Mail ohne die Signatur. Dies ist die sicherste Option.
• Ablehnen – sendet die E-Mail nicht ab. Der Absender würde eine NDR erhalten, die besagt, dass die Nachricht zugestellt werden konnte.

21. Bei Bedarf können Sie eine Ausnahme in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Sie können z. B. festlegen, dass die Signatur keiner E-Mail hinzugefügt wird, die an einen Benutzer innerhalb Ihres Unternehmens gesendet wird.

22. Wenn Sie mit allem zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern.

23. Ihre neue Office 365-E-Mail-Signatur wurde nun erstellt.

Hinweis: Sie sollten sich selbst eine Test-E-Mail schicken, um zu sehen, wie die Signatur aussieht und ob sie sich so verhält, wie Sie es erwarten. Wenn Fehler auftreten, bearbeiten Sie die Signatur, bis Sie sicher sind, dass sie korrekt dargestellt wird.

Probleme bei der manuellen Erstellung von Office 365-Signaturen

Das Erstellen einer Signatur in Office 365 unterliegt einigen Einschränkungen, die in diesem Artikel näher erläutert werden.

Diese Herausforderungen treten unabhängig davon auf, wie Ihre Benutzer E-Mails versenden, d. h. OWA-Signaturen sind mit denselben Problemen konfrontiert wie mobile Signaturen.

• Outlook fügt nicht automatisch Signaturen direkt unter jede Antwort oder letzte weitergeleitete E-Mail ein.
• HTML-E-Mail-Signaturen auf Mobiltelefonen oder Macs sind nicht möglich.
• Eingebettete Bilddateien werden als Anhänge angezeigt.
• In den Kontaktangaben bestimmter Nutzer erscheinen Leerstellen, z. B. fehlende Handynummern.
• Für die unterschiedlichen Signaturen der einzelnen Abteilungen werden zahlreiche Transportvorschriften benötigt.
• Verschiedene Signaturdesigns können nur durch das Versenden zahlreicher Test-E-Mails überprüft werden.
• Es ist schwierig, die Benutzer zur Verwendung einheitlicher Signaturvorlagen zu bewegen.

Wenn Sie Office 365-E-Mail-Signaturen einfach erstellen, aktualisieren und verwalten möchten, sei es für einen einzelnen Benutzer, eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen, finden Sie keine bessere Lösung als mit Exclaimer.