Steigern Sie die Markenwirkung mit markierten E-Mail-Signaturen: Ein umfassender Leitfaden

Eine effektive E-Mail-Signatur ist mehr als eine Formalität - sie ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das die Glaubwürdigkeit und Sichtbarkeit Ihrer Marke verbessert. Sie vermittelt Empfängern sofort, wer Sie sind und was Sie tun, und legt den Ton für alles fest, was in Ihrer E-Mail folgt. In diesem Leitfaden werden wir in die Welt des E-Mail-Signatur-Brandings eintauchen und dessen Bedeutung sowie die Optimierung für Unternehmen erläutern.

Was ist E-Mail-Signatur-Branding?

Also, was genau ist E-Mail-Signatur-Branding? Es handelt sich um die Praxis, Ihre E-Mail-Signatur - den Textblock am Ende einer E-Mail-Nachricht - mit Ihrem allgemeinen Markenbild in Einklang zu bringen. Es kann Elemente wie ein professionelles Porträt, das Firmenlogo, Kontaktdaten, Social-Media-Symbole, die mit Ihren professionellen Konten verlinkt sind, enthalten - alles repräsentativ für Ihre einzigartige Markenpersönlichkeit.

Eine gebrandete E-Mail-Signatur hat mehrere Vorteile: Sie verbessert die Wahrnehmung und Konsistenz der Marke und bietet gleichzeitig notwendige Kontaktinformationen in professioneller Weise. Sie fungiert als elektronische Visitenkarte, die jeder Kommunikation folgt, die Sie versenden.

Rolle der Markenidentität im E-Mail-Signatur-Branding

Warum sollte man die Markenidentität in eine E-Mail-Signatur integrieren? Ihre Marke repräsentiert, wer Sie sind und wofür Sie als Unternehmen oder Einzelperson stehen - eine einheitliche, konsistente Darstellung an allen Berührungspunkten sorgt für eine bessere Erinnerung und Wiedererkennung bei Kunden.

Sie können die allgemeine Wahrnehmung Ihrer Marke durch die Integration spezifischer Designelemente stärken. Aspekte wie Logos, Farben und Schriftarten sowie rechtlich konforme Inhalte können in jede externe Kommunikation eingewoben werden.

Umsetzung einer starken E-Mail-Markenbildung

Die Entwicklung effektiver Markensignaturen erfordert sowohl technisches Know-how als auch Kreativität. Beginnen Sie damit, die Ziele für die Implementierung zu identifizieren – sei es für die Promotion oder einfach zur Verbreitung von Kontaktdaten. Passen Sie diese Ziele mit visuell ansprechenden Designästhetiken zusammen, die durch Unternehmenslogos oder Mottos auf verschiedenen Plattformen wie Websites oder Printmedien repräsentiert werden. Eine explizite Planung stärkt die Markenmacht.

Die Rolle von E-Mail-Signatur-Management-Plattformen

Automation, die in E-Mail-Signatur-Verwaltungsplattformen verwendet wird, hilft dabei, einheitliche Mitarbeiter-E-Mails sicherzustellen, die täglich versendet werden. Diese Programme ermöglichen einfache Änderungen, reduzieren den individuellen Aufwand und etablieren eine starke Markenpräsenz. Mit einer professionellen Einrichtung und der Unterstützung Ihrer Organisation wird eine Signaturverwaltungsplattform zu einem Instrument, das die Wahrnehmung Ihrer Kunden positiv beeinflusst.

Die Bedeutung des E-Mail-Signatur-Brandings

Die Integration eines einheitlichen E-Mail-Signatur-Brandings steigert nicht nur die visuelle Attraktivität, sondern schafft auch Möglichkeiten für einen erhöhten Traffic über verschiedene digitale Kanäle. Es fördert Professionalität, gewinnt das Vertrauen der Kunden durch Konsistenz und steigert die Markenbekanntheit.

Am wichtigsten ist jedoch, dass es jedem ausgehenden E-Mail einen Mehrwert verleiht, indem es sie in distinctive Marketing-Assets verwandelt, ohne dabei zu verkaufslastig zu wirken - es lenkt Kunden subtil auf den nächsten Schritt, den Sie für sie geplant haben.

Einhalten der Richtlinien für die Markenbildung der E-Mail-Signatur

Beachten Sie, dass die Schaffung einer starken E-Mail-Signatur-Marke auch das strikte Einhalten bestimmter Regeln erfordert:

Die zehn besten Tipps

Schauen Sie sich unsere Top 10 Tipps für das Branding der E-Mail-Signatur an, um eine gebrandete Signatur zu erstellen, die Ihre E-Mail-Empfänger beeindrucken wird.

1. Behandeln Sie E-Mails wie alle anderen Formen der Unternehmenskommunikation 

Die professionelle E-Mail-Signaturgestaltung soll die Ethik und Glaubwürdigkeit eines Unternehmens widerspiegeln. Wenn eine Signatur gut gestaltet ist, fördert sie Ihre Marke auf positive Weise. Wir empfehlen, über die Verwendung einer einheitlichen E-Mail-Signaturvorlage hinauszugehen und Ihre Markenpräsenz entsprechend der Abteilung des Absenders zu variieren. Mit anderen Worten, geben Sie dem Kundendienst eine Signatur und dem Verkaufsteam eine andere.

2. Lass nicht jeden seine eigene E-Mail-Signatur gestalten

Erstellen Sie eine E-Mail-Signaturrichtlinie, damit jeder dieselbe E-Mail-Signatur verwendet. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Endbenutzer falsche Kontaktdaten angeben, ihre eigene persönliche Marke verwenden oder dem Ruf Ihrer Organisation schaden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie eine dedizierte E-Mail-Signaturverwaltungslösung, damit Benutzer das Design nicht ändern können. Sie können sich dann darauf verlassen, dass alle Mitarbeiter immer die richtige E-Mail-Signatur haben.

3. Verwenden Sie Brandrichtlinien, um Ihr charakteristisches Design zu gestalten 

Jede E-Mail, die jemand erhält, der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, gibt sofort Aufschluss darüber, wofür Sie stehen. Die Qualität Ihrer E-Mail-Signatur spielt dabei eine große Rolle. Ein schlechtes Design spiegelt sich negativ auf Ihre Organisation wider.

Eine E-Mail-Signatur mit Ihrem Firmenlogo und Kontaktdaten verleiht Ihnen ein seriöses Erscheinungsbild und trägt zur Markenbekanntheit bei Ihren Kontakten bei.

4. Verwenden Sie keine benutzerdefinierten Schriftarten 

Sie sollten immer eine Schriftart wählen, die eng mit dem Nachrichtentext Ihrer E-Mails übereinstimmt. Wenn Ihre Organisation Verdana verwendet, sollte dies auch die Schriftart sein, die Sie in Ihrer Signatur verwenden.

Wählen Sie eine saubere Schriftart, die leicht zu lesen ist, wie Tahoma, Arial oder Sans-Serif (kein Comic-Sans!). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Schriftgröße nicht größer als 12 Punkte ist, um eine bessere Lesbarkeit zu gewährleisten.

5. Code-Signaturen ordnungsgemäß durchführen

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Webdesigner verwenden, um Ihre Marken-E-Mail-Signaturvorlage in HTML zu kodieren. Beachten Sie jedoch, dass Signaturen nicht wie eine Webseite funktionieren und daher nicht auf die gleiche Weise gestaltet werden sollten. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und niemand HTML kennt, erstellen Sie stattdessen eine einfache Textsignatur.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie vor der unternehmensweiten Bereitstellung der Signatur umfangreiche Tests durchführen. Eine E-Mail-Signatur, die in Gmail funktioniert, sieht möglicherweise nicht gleich aus wie in Outlook oder auf einem iOS-Gerät.

6. Verwenden Sie kein Vollbild für Ihre Marken-E-Mail-Signatur

Wenn Sie keine E-Mail-Signatur-Software verwenden, entwerfen Sie Ihre Signaturen nicht als vollständiges Bild. Ein Marken-E-Mail-Signaturdesign wie dieses kann dazu führen, dass Nachrichten als Spam markiert werden, da das Verhältnis von Bild zu Text zu niedrig ist. Es wird auch zahlreiche Probleme verursachen, wenn Sie die Vorlage später aktualisieren müssen.

Bilder erhöhen auch die Dateigröße einer E-Mail, was die Zeit erhöht, die ein Empfänger benötigt, um Ihre Nachrichten zu öffnen. Dies kann zu Komplikationen führen, wenn einige von ihnen eine langsame Internetverbindung haben.

7. Bitte keine Signaturbilder einbetten oder hosten 

Wenn Sie Bilder wie Social-Media-Symbole einbinden möchten, entweder binden Sie sie direkt in das Design ein oder hosten Sie sie extern. Kopieren und fügen Sie sie nicht einfach direkt in Ihre Vorlage ein.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Methode Sie verwenden sollen, sollten Sie berücksichtigen, wie Ihre Empfänger die von Ihnen gesendeten Nachrichten anzeigen. Wenn ein großer Prozentsatz E-Mail-Clients wie Outlook verwendet, verwenden Sie eingebettete Bilder. Wenn jedoch viele Empfänger E-Mails auf mobilen Geräten anzeigen, verwenden Sie stattdessen gehostete Bilder.

In jedem Fall vergessen Sie nicht, den entsprechenden Alternativtext für alle Bilder hinzuzufügen. Auf diese Weise wissen die Empfänger zumindest, wofür die Bilder stehen, wenn sie sie nicht anzeigen können.

8. Vergiss nicht die Mobiltelefone

Über 50% aller E-Mails werden jetzt auf mobilen Geräten geöffnet. Das bedeutet, dass Ihre Marken-E-Mail-Signatur für Smartphones und Tablets optimiert sein sollte. Wenn der Empfänger in Ihrer E-Mail-Signatur nicht leicht auf einen Link tippen kann, könnte Ihre Nachricht gelöscht werden. Außerdem ist die Lesegeschwindigkeit auf einem Mobilgerät tendenziell langsamer als auf einem Computer. Verwenden Sie daher eine Schriftart mit einer Schriftgröße von 11 bis 14 Punkten. Die Benutzerfreundlichkeit muss Vorrang vor dem Design haben.

9. Halte dein E-Mail-Signatur-Branding einfach

Eine E-Mail-Signatur muss nicht kompliziert sein. Sie sollte einfach ein sauberes Design haben, so professionell wie möglich aussehen und leicht lesbar sein. Sobald Sie dies erreicht haben, können Sie zusätzliche Elemente wie Anzeige-Banner für Marketingkampagnen und Symbole für soziale Medien hinzufügen.

10. Enthält keine irrelevanten Informationen wie Zitate

Zitate sollten sparsam verwendet werden und nur, wenn sie repräsentativ für Ihre Markenstrategie und Werte sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Menschen die gleichen Werte haben wie Sie, daher sollten Sie den Einsatz von Zitaten vermeiden.

Das Geheimnis einer erfolgreichen Marken-E-Mail-Signatur entschlüsseln

Das Verständnis für das Potenzial von E-Mail-Signaturen kann Ihre E-Mail-Marketing-Strategie revolutionieren. Eine gut geplante, professionelle und ästhetisch ansprechende Marken-E-Mail-Signatur hilft Ihnen, sich abzuheben.

Ob es darum geht, Traffic auf Ihren neuesten Blogbeitrag zu lenken, Ihre Social-Media-Profile zu bewerben oder einfach die Konsistenz in allen Unternehmenskommunikationen zu gewährleisten - eine Marken-E-Mail-Signatur ist ein subtiles, aber kraftvolles Instrument zur Markenverstärkung.

Mit Plattformen wie Exclaimer können Sie den Prozess der Erstellung ansprechender und einheitlicher E-Mail-Signaturen in Ihrer gesamten Organisation optimieren. Die Design-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Komponenten - Logos, Kontaktdaten, rechtliche Hinweise - nahtlos zu integrieren, während sie automatisch mit Google Workspace oder Microsoft 365 synchronisiert werden, ohne dass eine IT-Intervention erforderlich ist.

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