Une clause d’exclusion de responsabilité dans un e-mail est une déclaration, une notification ou un avertissement ajouté(e) aux e-mails sortants pour limiter la responsabilité. Elle est affichée distinctement du message principal et de la signature d’e-mail de l’entreprise.
La clause d’exclusion de responsabilité dans les e-mails que vous utilisez dépend des aspects légaux dont votre organisation a besoin. L’ajout d’un modèle de clause d’exclusion de responsabilité dans les e-mails, envoyés à la fois en externe et en interne, permet de minimiser les risques légaux. Des questions telles que la diffamation, les e-mails adressés par erreur et les conclusions de contrats involontaires rendent les clauses d’exclusion de responsabilité dans les e-mails essentielles. Par ailleurs, la réglementation en vigueur impose l’ajout d’une clause d’exclusion de responsabilité dans les e-mails.
Les exemples d’exclusion de responsabilité dans les e-mails ci-après vous donneront une idée de ce que vous devez inclure lorsque vous en créez une pour votre entreprise. Utilisez ces modèles de clauses d’exclusion de responsabilité dans votre entreprise afin de veiller à toujours envoyer des des communications par e-mail conformes.
Violation de la confidentialité
La formulation relative à la confidentialité est généralement ce qui fait la qualité d’une clause d’exclusion de responsabilité dans un e-mail. Celle-ci indique que le message concerne uniquement le/la destinataire, ce qui signifie qu’il ne doit être partagé avec personne d’autre. Son principal objectif est de couvrir les violations en matière de confidentialité en cas de fuite de données privées. En revanche, elle ne garantit pas que l’e-mail ne sera pas transféré à d’autres personnes.
CONFIDENTIEL : Cet e-mail et tout fichier joint sont confidentiels et destinés uniquement à l’usage de la personne ou de l’entité à laquelle ils sont adressés. Si vous avez reçu cet e-mail par erreur, veuillez en informer le gestionnaire du système. Ce message contient des informations confidentielles et est uniquement destiné à la personne désignée. Si vous n’êtes pas le/la destinataire désigné(e), vous ne devez pas diffuser, distribuer ou copier cet e-mail. Veuillez informer l’expéditeur immédiatement par e-mail si vous avez reçu cet e-mail par erreur et supprimer l’e-mail de votre système. Si vous n’êtes pas le/la destinataire prévu(e), nous vous informons qu’il est strictement interdit de divulguer, copier, distribuer ou d’entreprendre toute action sur la base du contenu de ces informations.
Ce message a été envoyé dans le cadre d’une discussion entre [NOM DE L’EXPÉDITEUR] et le/la destinataire dont le nom est spécifié ci-dessus. Si vous recevez ce message par erreur, nous vous demandons de bien vouloir nous en informer dès que possible. Dans un tel cas, nous vous remercions de bien vouloir supprimer ce message de votre boîte de réception et de ne pas le transférer en totalité ou en partie à qui que ce soit. Nous vous remercions pour votre coopération et compréhension.
Le contenu de ce message est confidentiel. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez nous en informer et supprimer le message. Il est interdit de copier, de transmettre ou de révéler de quelque manière que ce soit le contenu de ce message à quiconque. L’intégrité et la sécurité de cet e-mail ne peuvent être garanties. Par conséquent, l’expéditeur ne sera pas tenu responsable de tout préjudice causé par le message.
Responsabilité en cas de transmission involontaire de virus informatiques
Ces exemples de clauses d’exclusion de responsabilité dans les e-mails informent les destinataires qu’ils doivent vérifier que les messages et les pièces jointes ne contiennent pas de virus. Cela permet à la fois d'éviter la transmission d’un virus informatique et de protéger l’entreprise de toute responsabilité en cas de préjudices ultérieurs.
AVERTISSEMENT : Les virus informatiques peuvent être transmis par e-mail. Le/la destinataire doit vérifier la présence de virus dans cet e-mail et dans toutes les pièces jointes. L’entreprise décline toute responsabilité en cas de préjudices causés par un virus transmis par cet e-mail. La sécurité et l’absence d’erreur de transmission des e-mails ne peuvent être garanties, car les informations peuvent être interceptées, corrompues, perdues, détruites, arriver en retard ou être incomplètes ou encore contenir des virus. Par conséquent, l’expéditeur n’accepte aucune responsabilité pour toute erreur ou omission dans le contenu de ce message qui résulterait de sa transmission.
AVERTISSEMENT : Bien que l’entreprise ait pris des précautions raisonnables pour s’assurer qu’aucun virus n’est présent dans cet e-mail, elle ne peut être tenue responsable de toute perte ou de tout préjudice résultant de son utilisation ou de ses pièces jointes.
Votre sécurité est une priorité absolue pour [NOM DE VOTRE ENTREPRISE]. Par conséquent, nous mettons tout en œuvre pour que ce message ne contienne aucun virus. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir une sécurité à 100 % et, malgré tous nos efforts, les données contenues dans cet e-mail peuvent être infectées ou corrompues pendant son acheminement. Par conséquent, veuillez examiner attentivement ce message à la recherche de toute menace, car nous n’acceptons aucune responsabilité pour les préjudices causés par la consultation du contenu de cet e-mail.
Conclusion involontaire de contrats
Ces exemples de clauses d’exclusion de responsabilité dans un e-mail protègent une entreprise contre la conclusion par inadvertance de contrats légaux par les employés. Par exemple, si un(e) employé(e) demande un devis par e-mail, le/la destinataire peut supposer qu’il s’agit d’un accord formel.
Aucun(e) employé(e) ou agent n’est autorisé(e) à conclure un accord contraignant au nom de [VOTRE ENTREPRISE] avec une autre partie, par e-mail, sans la confirmation écrite expresse d’un(e) directeur(-trice).
Cette demande de devis est envoyée afin de comparer les offres disponibles. Elle n’implique pas la conclusion d'un contrat juridiquement contraignant avec [VOTRE ENTREPRISE]..
Déclaration inexacte par négligence
Cet exemple de clause d’exclusion de responsabilité vise à vous protéger contre toute responsabilité en cas de conseil négligent de la part d’un(e) employé(e). Cette négligence prend généralement la forme d’une déclaration fausse ou trompeuse.
Notre entreprise décline toute responsabilité quant au contenu de cet e-mail ou aux conséquences de toute action entreprise sur la base des informations fournies, à moins que ces informations ne soient confirmées ultérieurement par écrit. Si vous n’êtes pas le/la destinataire prévu(e), nous vous informons qu’il est strictement interdit de divulguer, copier, distribuer ou d’entreprendre toute action sur la base du contenu de ces informations.
Responsabilité de l’employeur
La présente clause d’exclusion de responsabilité dans un e-mail protège l’entreprise de toute poursuite judiciaire si un(e) employé(e) tient des propos offensants ou diffamatoires. Elle précise que les opinions de l’employé(e) ne représentent pas toujours celles de l’entreprise.
Tous les points de vue ou opinions exprimés dans cet -mail sont uniquement ceux de l’auteur et ne représentent pas nécessairement ceux de l’entreprise. Les employés de l’entreprise sont expressément tenus de ne pas faire de déclarations diffamatoires et de ne pas enfreindre ou autoriser une quelconque infraction aux droits d’auteur ou à tout autre droit légal par le biais de communications par e-mail. Toute communication de ce type est contraire à la politique de l’entreprise et n’entre pas dans le champ d’application du contrat de travail de la personne concernée. L’entreprise n’acceptera aucune responsabilité eu égard à cette communication et l’employé(e) sera tenu(e) personnellement responsable de tout préjudice ou de toute autre responsabilité en découlant.
Exigences légales ou réglementaires régionales
De nombreux marchés développés, tels que l’Amérique du Nord et l’Europe, disposent de règlements différents imposant aux entreprises d’ajouter des clauses d’exclusion de responsabilité dans les e-mails. L’exemple de clause d’exclusion de responsabilité ci-dessous serait utilisé par une entreprise britannique en Angleterre ou au Pays de Galles.
Big Company Ltd. est une société à responsabilité limitée immatriculée en Angleterre et au Pays de Galles. Numéro d’immatriculation : 1234567. Siège social : [123] rue xxx, xxx [code postal] xxx [ville], xxx [pays]
Clause d’exclusion de responsabilité à des fins environnementales dans les e-mails
L’utilisation de clauses d’exclusion de responsabilité dans les e-mails pour promouvoir un message environnemental est un excellent moyen d’indiquer aux destinataires que votre entreprise s’engage à protéger l’environnement et à promouvoir le développement durable. Elles sont parfois accompagnées d’une petite icône verte.
Veuillez tenir compte de l’environnement avant d’imprimer cet e-mail. Chaque e-mail non imprimé contribue à la protection de l’environnement.
Pensez à votre responsabilité environnementale. Avant d’imprimer cet e-mail, demandez-vous si vous avez réellement besoin d’une copie papier.
Gérer les modèles d’exclusion de responsabilité par e-mail avec Exclaimer
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