Les 15 règles fondamentales à respecter dans les e-mails

En raison du nombre d’e-mails envoyés au quotidien, nous avons tendance à ne pas communiquer de la même façon que nous le ferions en personne. Il est facile de s’habituer à rédiger des e-mails au ton familier avec des abréviations, de l’argot et une grammaire rudimentaire. Cela ouvre la porte à des erreurs embarrassantes : des erreurs qui peuvent avoir de graves conséquences sur vos affaires et nuire irrémédiablement à votre réputation.

Voici les 15 règles fondamentales à respecter dans vos e-mails pour faire bonne impression sur vos contacts professionnels :

1. N’écrivez pas tout en MAJUSCULES

Le fait d’écrire en majuscules revient à crier, ce qui peut sembler agressif. Si l’e-mail est important, envisagez d’autres moyens de transmettre votre message.

2. Mettez les destinataires en Cci ou utilisez un publipostage

Ne placez jamais toutes les adresses e-mail dans le champ « À : » si vous envoyez un courriel à de nombreux contacts. Sinon, tous les lecteurs verront l’intégralité des adresses e-mail, ce qui peut être particulièrement gênant lorsqu’ils consultent le message sur un appareil mobile. En outre, la plupart des gens ne souhaitent pas que leur adresse e-mail soit publiée aux yeux de tous.

Pour contourner ce problème, vous devez utiliser le champ Cci (Copie carbone invisible) pour toutes les adresses, ce qui les rend invisibles aux destinataires de l’e-mail. Vous pouvez également utiliser un programme de messagerie comme Outlook pour effectuer un publipostage qui envoie un message unique à chaque personne de votre liste.

3. N’évoquez pas des informations confidentielles

Il est facile de copier, imprimer et transférer les e-mails. En outre, des tiers mal intentionnés peuvent très facilement les intercepter. Si vos informations sont très sensibles, ne les envoyez pas par e-mail ! Même si l’e-mail n’est pas transféré à quelqu’un d’autre, la direction de l’entreprise pourra savoir que vous envoyez des e-mails inappropriés.

L’e-mail comporte également un certain degré de légalité. Si vous recevez un e-mail disant que vous avez échoué ou laissé tomber quelqu’un, n’envoyez pas de réponse pour vous défendre. Lorsqu’elles sont consignées par écrit, les critiques affaiblissent votre position de négociation.

4. Faites attention à l’utilisation d’abréviations ou d’émoticônes

Les abréviations comme MDR (mort de rire) ou OQP (occupé) doivent être réservées aux messages instantanés entre amis et ne pas être utilisées au travail. Qui plus est, certaines personnes risquent de ne pas les comprendre.

Les émoticônes peuvent être une façon amusante de montrer ses émotions, mais il n’est pas possible de prévoir la réaction du destinataire. En outre, elles peuvent refléter un manque de professionnalisme. Il est préférable de s’exprimer clairement lorsqu’on envoie un e-mail.

5. Ne demandez pas un accusé de réception et de lecture

C’est la garantie d’ennuyer les destinataires avant même qu’ils n’aient lu votre message. En outre, cela ne fonctionne pas toujours comme prévu. Certains destinataires peuvent bloquer les accusés de réception ou disposer d’un logiciel de messagerie qui ne les prend pas en charge. Si vous souhaitez vous assurer qu’un destinataire a reçu votre e-mail, posez-lui directement la question.

6. Ajoutez une ligne d’objet claire et précise

Une bonne ligne d’objet pourrait être « Modification de la date de réunion » ou « Suggestions pour la proposition ». De nombreux destinataires prendront la décision d’ouvrir ou non votre e-mail en fonction de la ligne d’objet. Vous devez donc en choisir une qui leur permet de savoir que vous répondez à leurs intérêts commerciaux.

7. Prenez soin d’utiliser une adresse e-mail professionnelle

N’oubliez pas que vous représentez votre entreprise dans chaque e-mail que vous envoyez. Vous ne devez jamais utiliser un compte de messagerie personnel pour envoyer des e-mails professionnels.
Imaginez la réaction d’un client professionnel en voyant une adresse e-mail datant de vos années universitaires. Accepteriez-vous de faire affaire avec une personne utilisant l’adresse e-mail fê[email protected] ?

8. Utilisez les points d’exclamation avec parcimonie

N’utilisez les points d’exclamation que pour exprimer votre enthousiasme. Sinon, vous risquez de véhiculer l’image d’une personne trop émotive, agressive ou immature. N’oubliez pas que vous envoyez des e-mails professionnels, pas des messages à vos amis. Il est important d’être aussi professionnel que possible.

9. Maniez l’humour avec précaution

L’humour peut facilement être mal interprété par e-mail. Les destinataires ne peuvent pas s’appuyer sur les expressions faciales, le langage corporel ou le ton de la voix.

En outre, n’oubliez pas que le destinataire ne partage pas forcément votre sens de l’humour. Si vous avez des doutes ou si vous craignez d’offenser quelqu’un, laissez l’humour de côté.

10. Comprenez que les différentes cultures parlent et écrivent différemment

Les différences culturelles peuvent provoquer de nombreux malentendus, surtout à l’écrit. Vous devez adapter votre message au contexte culturel de son destinataire.

Les cultures à fort contexte (arabes, chinoises ou japonaises) veulent apprendre à vous connaître avant de faire affaire avec vous. Cela signifie que les partenaires commerciaux de ces pays écrivent de façon plus personnelle. À l’inverse, les cultures à faible contexte (allemandes, américaines ou scandinaves) vont droit au but et accordent moins d’importance à la personnalisation.

11. Soignez la grammaire et la ponctuation

Il est extrêmement important d’utiliser une bonne syntaxe dans la rédaction d’un e-mail professionnel. La première chose à faire, c’est de soigner la grammaire et la ponctuation.

Il n’est pas bien grave d’écrire un texto ou un e-mail à un ami en minuscules. Cependant, il est impératif de commencer toutes les phrases par une majuscule lorsqu’on envoie un e-mail à un collègue ou à un associé.

En ce qui concerne la ligne d’objet, il est également préférable de réserver la majuscule à la première lettre du premier mot.

12. Employez le bon ton

Il est recommandé d’employer un registre formel avec les nouveaux contacts en signe de politesse et de respect. Si vous n’avez pas la certitude d’avoir établi une relation amicale avec vos contacts, les e-mails informels peuvent faire mauvaise impression.

Lorsque vous contactez quelqu’un pour la première fois, employez toujours son titre de civilité et son nom de famille. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à Simon Dupont, commencez par « Cher M. Dupont » ou « Bonjour M. Dupont ». Analysez sa réponse pour savoir si vous pouvez l’appeler par son prénom la prochaine fois.

Terminez vos e-mails par une formule de politesse telle que « Merci », « Sincères salutations », « Cordialement » ou « Sincèrement ».

13. Vérifiez la mise en forme de l’e-mail

La présentation est essentielle, et la mise en forme excessive d’un e-mail équivaut à une mauvaise présentation. L’utilisation de plusieurs couleurs et tailles de police manque de cohésion et n’est pas recommandée.

Il convient d’utiliser la taille de police standard (10 ou 12 points) dans les e-mails. Nul besoin de choisir des couleurs de police originales ; le noir est la couleur la plus facile à lire sur tous les appareils.
Il est recommandé d’utiliser des polices adaptées au Web, comme Arial ou Calibri, car elles sont plus faciles à lire. Si vous utilisez des polices personnalisées pour envoyer un e-mail, il se peut qu’elles ne soient pas installées sur l’appareil de votre destinataire. Le cas échéant, une police telle que Times New Roman pourrait alors être utilisée par défaut.

Si ce n’est pas absolument nécessaire, tâchez de vous abstenir de mettre votre texte en gras, en italique ou souligné. Cela peut sembler grossier ou agressif. À la place, utilisez des mots qui soulignent vos propos.

14. Relisez tout ce que vous envoyez

Prenez toujours le temps de vous relire avant de cliquer sur « Envoyer ». En général, les fautes qui se glissent dans les e-mails ne passent pas inaperçues. Même si vous êtes pressé, il faut moins de temps pour se relire que pour s’excuser d’une erreur que l’on a commise.

Cela vaut également pour les e-mails envoyés depuis votre appareil mobile (et il n’est pas suffisant de se dédouaner avec une phrase du type « désolé pour les fautes de frappe » !). En outre, il est préférable d’ajouter l’adresse e-mail du destinataire en dernier pour ne pas risquer d’envoyer l’e-mail prématurément par accident.

15. Ajoutez une signature mail

Le destinataire voudra savoir qui vous êtes. Vous pouvez lui donner cette information par le biais d’une signature mail professionnelle. Celle-ci doit au moins indiquer votre nom complet, votre fonction, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Cette recommandation s’applique aussi bien aux e-mails envoyés depuis votre ordinateur qu’à ceux envoyés depuis votre appareil mobile.
Vous pouvez même ajouter des éléments tels que des bannières promotionnelles et des liens vers les réseaux sociaux, le cas échéant. Toutefois, évitez les citations personnelles ou les animations complexes.