Exemples de signatures mail et comment les rédiger

Qu’est-ce qu’une signature mail ?

Une signature mail est un bloc de texte qui apparaît automatiquement à la fin d’un e-mail. Elle est utilisée pour fournir aux destinataires vos coordonnées, telles que votre nom, votre poste, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

Ce guide a pour but de vous montrer comment créer une signature mail qui se démarque dans la boîte de réception d’un destinataire. Si vous respectez tous les éléments clés lors de la création de votre signature mail, vous présenterez toujours votre marque de manière professionnelle et améliorerez la portée de vos efforts de marketing et de rétroaction.

Comment créer une signature mail professionnelle

Les meilleurs modèles de signature mail sont constitués de huit éléments clés. Ceux-ci fonctionnent tous ensemble pour offrir aux entreprises de toute taille de multiples possibilités de marketing et de rétroaction.

1. Veillez à ce que vos coordonnées dans une signature mail soient à jour et correctes. Dites aux gens qui vous êtes, ce que vous faites et comment entrer en contact avec vous.
2. Veillez à ce que votre signature mail soit cohérente avec le logo de votre entreprise.
3. Incluez une bannière d’affichage pour promouvoir vos principales campagnes, événements et offres tactiques.
4. Utilisez une clause de non-responsabilité appropriée pour la conformité juridique.
5. Obtenez rapidement des informations sur les clients en utilisant des boutons de commentaires en un clic.
6. Mettez en avant votre crédibilité avec des logos de certifications et de récompenses.
7. Reliez vos comptes de médias sociaux.

Consultez notre graphique interactif de signatures mail pour voir comment tous ces éléments fonctionnent ensemble pour créer des modèles de qualité optimale.
Examinons maintenant chaque composant individuellement pour voir comment il doit être utilisé dans une signature mail professionnelle.

Comment présenter vos coordonnées

Lorsque vous créez une signature mail, le fondement principal est constitué par les coordonnées. Vous devez inclure un minimum d’attributs de contact standard qui sont faciles à lire. Vous pouvez ensuite les enrichir d’éléments supplémentaires tels que les pronoms de genre, les heures de bureau, etc.

Quelles sont les coordonnées à inclure ?

Prénom et nom de famille de l’employé. Vous seriez surpris de savoir combien de personnes pensent qu’utiliser un surnom est acceptable. En fait, plus de 30 % des signatures mails professionnelles ne comportent même pas de nom.

Job title. This lets recipients know what type of person they are dealing with. They may rely upon your job titles to understand the structure of your organization and the way it operates.

Titre du poste. Il permet aux destinataires de savoir à quel type de personne ils ont affaire. Ils peuvent utiliser les titres de poste pour comprendre la structure de votre organisation et son mode de fonctionnement.

Nom de l’entreprise. La présence du nom de votre entreprise dans votre signature mail est une évidence. Vous pouvez l’inclure en texte clair, mais nous vous conseillons d’utiliser plutôt le logo de votre entreprise.

Numéro de téléphone. Il doit s’agir du numéro principal auquel l’employé peut être contacté, qu’il s’agisse d’un téléphone fixe ou d’un téléphone portable professionnel.

Adresse e-mail. Certains clients de messagerie comme Outlook et Gmail utilisent des noms d’affichage plutôt que des adresses e-mail. Ainsi, lors du transfert d’un e-mail, le destinataire peut ne voir que « John Smith » ou « Sarah Green » plutôt que l’adresse réelle. C’est pourquoi nous vous recommandons d’inclure votre adresse e-mail dans votre signature et de l’associer à un lien « mailto: ». De cette façon, le destinataire peut simplement cliquer sur le lien pour envoyer un e-mail.

URL du site Web. L’ajout d’un lien vers le site Web de votre entreprise est un excellent moyen d’obtenir du trafic en ligne supplémentaire, surtout si l’on considère le nombre d’e-mails que votre organisation envoie par jour.

Ajoutez une photo pour humaniser les conversations par e-mail.

La création d’une signature mail d’entreprise avec une photo peut contribuer à renforcer le professionnalisme et la confiance des destinataires. La popularité des photos personnelles sur les sites de médias sociaux suggère qu’il est utile de donner un visage à la communication écrite. Vous pouvez inclure une photo dans votre signature mail interne, externe ou les deux, c’est à vous de décider !

Inclure le logo et la marque de votre entreprise

Au-delà des coordonnées, il s’agit de s’assurer que la signature mail de votre entreprise est conforme aux directives de votre marque. Il est important de se rappeler que l’image joue un rôle important dans la réputation de toute organisation. La plupart des entreprises consacrent beaucoup de temps à développer leur marque et à la commercialiser. Les blocs de signature mail reflètent votre marque au même titre que tout autre matériel de marque.

Les meilleurs exemples de signature mail professionnelle s’appuient sur les directives de la marque de l’entreprise pour transmettre le professionnalisme de cette dernière. L’image de marque des signatures mails peut ensuite renforcer et promouvoir la notoriété de votre organisation, notamment grâce à l’utilisation du logo de votre entreprise.

Inclure un lien de prise de rendez-vous

L’ajout de liens de calendrier spécifiques à votre signature mail offre aux destinataires un moyen facile de planifier des réunions et des démonstrations avec vous.

Il leur suffit de cliquer sur le lien de programmation et de choisir l’heure qui leur convient le mieux. Cette mesure évite les longues conversations par e-mail et facilite grandement la planification de votre temps.
En établissant un lien avec votre calendrier, vous pouvez également faire connaître vos horaires de travail. Vous pouvez vous en servir pour vous assurer que votre signature mail donne toujours des informations précises et utiles à vos contacts professionnels.

Utilisez des bannières promotionnelles pour transformer votre signature mail en un canal marketing.

La section centrale de votre signature mail est l’endroit idéal pour afficher une bannière graphique. Celle-ci est utilisée pour fournir un appel à l’action clair permettant d’accéder à un nouveau contenu tel qu’un livre blanc, de mettre en avant des offres spéciales, etc. Mieux encore, les clics provenant de la signature sont tous gratuits.

Comment utiliser une bannière de signature mail ?

Privilégiez toujours la simplicité dans le design. Une bannière se place généralement sous les coordonnées, elle a donc naturellement du poids et de la crédibilité. Il n’y aura pas d’autres distractions pour un lecteur engagé. Vous pouvez atténuer l’intensité du design pour que votre message soit plus efficace.

Envisagez de modifier le message de la bannière pour les différentes équipes. Par exemple, les acheteurs potentiels pourraient voir une offre spéciale de lancement tandis qu’un bureau régional pourrait promouvoir un événement local. Vous pouvez également évoquer les possibilités de vente incitative ou croisée. Le message de vente sera suggéré plutôt qu’imposé ou forcé.

Utilisez les bannières d’affichage pour les communications internes. Par exemple, pour les offres d’emploi internes, les formations parrainées par l’entreprise, les événements d’entreprise et les rappels généraux du bureau. Les employés liront et traiteront le message de manière passive, sans se sentir obligés d’agir immédiatement.

Veillez à ce que vos bannières ne soient pas périmées. Ne continuez pas à mettre en vedette des promotions périmées ou à utiliser des bannières qui ne sont plus conformes aux directives de votre marque. Surveillez-les autant que vous le feriez pour n’importe quel autre de vos actifs marketing.

Suivez leurs performances. Ajoutez un code de suivi ou des paramètres UTM à l’URL que vous intégrez dans la bannière. Vous pourrez ainsi mieux comprendre l’engagement des clients et les conversions via une plate-forme d’analyse. Vous pourrez également quantifier l’intérêt de vos contacts pour le contenu de votre signature mail et leur probabilité de conversion au niveau individuel.

Ce qu’il faut inclure dans une clause de non-responsabilité d’e-mail

Même si elles datent des premiers jours des e-mails, les clauses de non-responsabilité sont toujours une question de légalité et de sécurité pour de nombreuses organisations.

En pratique, cela signifie que :

• Le contenu spécifique de tout texte d’exclusion de responsabilité variera en fonction de la destination de vos e-mails et du moment où ils sont envoyés.
• Certaines sections de chaque clause de non-responsabilité peuvent nécessiter un niveau de personnalisation tel que le nom de l’expéditeur réel afin de respecter pleinement certaines règles.

Comme meilleure pratique :

• Placez la clause de non-responsabilité à part du reste de la signature, à peu près après le logo et la bannière d’affichage.
• Veillez à ce que la police de l’avis de non-responsabilité soit petite. Personne ne souhaite que son e-mail soit complètement envahi par un gros bloc de texte.

Consultez notre contenu sur les clauses de non-responsabilité dans les e-mails pour en savoir plus sur leur importance, sur la manière de les ajouter à vos e-mails et sur les différentes lois géographiques.

Comment utiliser les boutons de rétroaction en un clic dans les signatures mails

Il est facile de transformer une signature mail en un canal de rétroaction des clients et de marketing. Vous pouvez obtenir des informations précieuses sur vos clients en ajoutant à votre signature de simples boutons de rétroaction en un clic.

Comment utiliser une enquête dans une signature mail ?

Chaque bouton mesure le niveau de satisfaction du client. Ces boutons sont ensuite représentés sous forme d’icônes universelles comme des smileys ou des étoiles, de sorte qu’ils peuvent être facilement compris par tous.

Ces boutons peuvent ensuite être utilisés pour diriger les clients vers différentes pages de renvoi leur permettant d’ajouter des commentaires supplémentaires s’ils le souhaitent.

Comme dans le cas de tous les autres éléments de la signature mail, veillez à ce que ces boutons d’enquête ne soient pas trop grands et ne vous distraient pas lorsque vous créez une signature mail. Vous voulez qu’ils soient discrets, mais suffisamment visibles pour que les gens aient envie de cliquer dessus.

Ajoutez les récompenses et les certifications de l’entreprise

Les certifications et les récompenses de l’entreprise dans les signatures mails sont souvent utiles, mais elles doivent être gérées et exploitées correctement. La mise en valeur des réalisations individuelles dans les e-mails donne aux employés l’occasion de faire une déclaration forte sur leur expertise et leur donne un coup de pouce moral.

Il en va de même si vous remportez un prix de l’industrie. Ce prix indique aux destinataires que vous êtes le meilleur dans ce que vous faites et que votre industrie vous a reconnu. Si vous créez des signatures mails qui mettent en vedette un prix, celui-ci sera vu par des milliers de destinataires, ce qui augmentera sa visibilité.

Pourquoi vous devrez utiliser des icônes de médias sociaux dans votre signature mail ?

Utilisez les signatures mails d’entreprise pour promouvoir vos profils de médias sociaux et vos derniers contenus auprès des personnes qui ont le plus de chances de s’y connecter : les personnes qui lisent vos e-mails d’entreprise.

Combiner des comptes de médias sociaux avec des signatures mails est un excellent moyen d’obtenir gratuitement de nombreux nouveaux fans, d’améliorer la portée de vos campagnes de marketing et d’accroître la fidélité de vos clients. Les liens vers les médias sociaux sont en fait des outils de marketing gratuits.

Comment les signatures mails et les profils de médias sociaux fonctionnent-ils ensemble ?

Les signature mails comportent un fort élément situationnel. Un destinataire pense déjà à votre entreprise lorsqu’il lit votre e-mail. Ainsi, il peut probablement prendre quelques minutes pour jeter un coup d’œil à vos profils de médias sociaux une fois qu’il a terminé.
Les médias sociaux fournissent souvent les informations les plus récentes de votre entreprise. En reliant vos profils à vos signatures mails, vous tenez vos clients les plus importants au courant en toute simplicité.
Offrez aux destinataires un autre moyen de communiquer avec votre entreprise. Les gens sont plus susceptibles de s’engager avec votre marque sur les médias sociaux s’ils ont déjà une relation existante avec vous. Les liens dans votre signature mail peuvent alors être utilisés comme une avenue subtile de maturation des prospects, une option qui peut être plus efficace que de les cibler avec des publicités et des communications par e-mail.

Toutefois, vous devez vous assurer que le contenu social vers lequel vous établissez des liens est pertinent et à jour. N’ajoutez pas de liens vers des comptes que vous n’utilisez plus. Les destinataires ne veulent lire que du contenu pertinent et actualisé. Ajouter des liens vers des profils de médias sociaux inactifs ne fait que leur faire perdre du temps.

Maintenant que vous avez vu ce que doit contenir une signature mail professionnelle, vous pouvez commencer à créer la vôtre. Voici quelques exemples pour vous donner de l’inspiration.

La signature mail de la directrice marketing

Cet exemple de signature mail ne se contente pas de promouvoir l’organisation pour laquelle travaille cette directrice du marketing. Elle la met également en valeur en tant que personne, avec une photo claire et un lien permettant de prendre rendez-vous avec elle.

La signature mail du responsable marketing

En tant que professionnel du marketing, votre signature mail doit présenter une image de marque forte et cohérente et inclure des liens vers d’autres canaux de marketing. Cet exemple de signature comprend des icônes de médias sociaux qui contribueront à accroître la base de « followers » de l’entreprise.

La signature mail du responsable commercial

Lorsque vous travaillez dans le domaine de la vente, vous souhaitez offrir aux clients autant de possibilités que possible de faire des affaires avec vous. Si vous organisez une promotion spéciale, votre signature mail est un excellent moyen de la promouvoir auprès d’un public aussi large que possible.

La signature mail du directeur des ventes

Il est toujours bon de mettre un visage sur un nom, surtout si vous êtes le chef d’un service. Cet exemple de signature mail met le membre du personnel en avant en utilisant une photo professionnelle.

La signature mail du PDG

En tant que PDG, vous êtes le visage de l’entreprise que vous dirigez. C’est pourquoi vous devez utiliser une signature mail professionnelle pour vous mettre en valeur en tant que personne. Tout message marketing supplémentaire aura également plus de poids en raison de votre position.

La signature mail du fondateur

L’exemple ci-dessus utilise une puissante photo de tête pour humaniser toutes ses conversations par e-mail. Il utilise également une image de marque simple et nette qui ne submerge pas le destinataire.

La signature mail de l’auteur

Si vous êtes un auteur cherchant à promouvoir la sortie de votre dernier livre, votre signature mail est le canal idéal pour le présenter à de nouveaux contacts professionnels. L’ajout de liens vers votre ouvrage peut alors générer davantage de conversions avec chaque e-mail que vous envoyez.

La signature mail du développeur de logiciels

Ce design simple fournit différentes coordonnées. Il comprend également un appel à l’action clair invitant les gens à s’abonner au bulletin d’information de l’entreprise.

La signature mail du chef de produit

La durabilité jouant un rôle de plus en plus important dans la bonne gouvernance d’entreprise, votre signature mail peut être utilisée pour fournir un message écologique supplémentaire. Cet exemple demande aux gens de réfléchir s’il est vraiment nécessaire qu’ils impriment cet e-mail.

La signature mail du spécialiste en événements

Lorsque votre entreprise remporte un prix, vous devez veiller à ce que votre signature mail en fasse activement la promotion. Vous pouvez ensuite créer un lien hypertexte vers l’image du prix que vous utilisez pour fournir plus d’informations aux destinataires.

Résumé

• Les blocs de signature mail ont plus de valeur que la simple fourniture de coordonnées.
• N’incluez que les coordonnées importantes
• Donnez vie aux signatures en ajoutant des photos d’utilisateurs gérées de manière centralisée.
• Renforcez et promouvez la notoriété de votre marque en affichant le logo de votre entreprise.
• Utilisez des bannières promotionnelles pour présenter des campagnes de marketing, des témoignages, des événements ou des offres spéciales.
• Gagnez de nouveaux « followers » en faisant la promotion de vos canaux de médias sociaux.
• Permettez aux destinataires de programmer des réunions et des démonstrations via un lien de calendrier dédié.
• Respectez la législation internationale en matière d’e-mails en incluant une clause de non-responsabilité légale appropriée.
• Renforcez votre crédibilité en mettant en avant les récompenses et certificats récents de l’entreprise.
• Obtenez des informations précieuses sur vos clients grâce à des boutons de commentaires en un clic.

Pourquoi vous devez gérer de manière centralisée vos blocs de signature mail ?

Vous ne pouvez pas créer des signatures mails professionnelles pour tous les utilisateurs si vous ne pouvez pas les contrôler. Qu’il s’agisse de fautes d’orthographe ou de bannières d’affichage obsolètes, si une équipe n’a pas le contrôle global, la gestion des signatures mails peut devenir un cauchemar. Une fois que vous aurez perdu le contrôle, vous allez inévitablement encourir des coûts d’une manière ou d’une autre.
Les exemples de signature mail les plus professionnels sont créés grâce à la solution de gestion des signatures mails d’Exclaimer. Veillez à ce que chaque membre de votre entreprise dispose d’une signature mail professionnelle de marque : essayez-la solution gratuitement dès aujourd’hui !