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Come aggiungere una firma in Exchange 2019

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L’utilizzo di una firma email gestita centralmente da Microsoft Exchange 2019* consente di fornire a tutti gli utenti lo stesso modello, indipendentemente dal dispositivo o dal client di posta elettronica da cui inviano i messaggi. Ciò significa che tutti i messaggi in uscita dalla vostra organizzazione avranno una firma.

La gestione centralizzata della firma email da parte di Exchange Server offre anche il vantaggio di garantire che gli utenti finali non possano modificare il design della firma assegnatogli. Ciò è fondamentale per mantenere il controllo sul marchio aziendale e garantire la conformità alla normativa sulle email.

Come si fa? Leggi la nostra guida qui sotto per scoprire come aggiungere facilmente una firma in Exchange.

*Funziona anche per le aziende che utilizzano Exchange 2016 e Exchange 2013.

  1. Aprire l’interfaccia di amministrazione di Exchange. Sono necessarie le credenziali di amministrazione di Exchange.
  2. Scegliere il flusso di posta dalle opzioni di amministrazione. Si aprirà una nuova serie di opzioni in un elenco a schede. Scegliere regole.
    The Exchange admin center.
  3. Fare clic sull’icona Aggiungi (+) e selezionare Applica le dichiarazioni di non responsabilità dal menu a discesa. Ora si creerà la regola del flusso di posta che verrà utilizzata per applicare la firma di Exchange ai messaggi inviati dall’organizzazione. La regola è comunemente nota come “Regola di trasporto”.

    Set up a rule for your Exchange email signature.
  4. Viene visualizzata una nuova finestra lightbox che consente di specificare i dettagli della regola di trasporto. Innanzitutto, assegnare alla regola un nome semplice da ricordare, ad esempio il reparto a cui deve essere assegnata.

    Quindi fare clic sul menu a discesa per *Applica questa regola se… che specificherà come la firma verrà aggiunta ai messaggi inviati dagli utenti. Ad esempio, si può definire che la firma venga applicata a tutte le email inviate internamente o esternamente.
    Set up the details of your new Exchange signature rule.
  5. L’opzione Aggiungi una dichiarazione di non responsabilità al messaggio dovrebbe essere già selezionata. Tuttavia, è possibile confermarlo come segue:

    • Facendo clic sul menu a discesa per *Fai quanto segue…..
    • Scegliendo Aggiungi una dichiarazione di non responsabilità al messaggio
    • Facendo clic sull’opzione aggiungi una dichiarazione di non responsabilità  
      Choose where the Exchange email signature will appear on a message.
  6. Fare clic su Immetti il testo. In questo modo è possibile copiare e incollare il modello di firma e/o la dichiarazione di non responsabilità di Exchange 2019, in formato testo semplice o HTML.

    Ricorda che se vuoi includere immagini nel design della firma email, è necessario ospitarle su un sito esterno e aggiungere i relativi URL. Microsoft Exchange non dispone di un editor HTML integrato, pertanto non è possibile incorporare immagini direttamente in una firma. Per garantire che i dati di contatto di ciascun utente siano corretti, è necessario utilizzare gli attributi di Active Directory (AD) nel modello di firma email di Exchange. Un elenco completo degli attributi AD è disponibile in questo articolo di TechNet. Per aggiungerli alla firma, è sufficiente inserire l’attributo nella posizione corrispondente e aggiungere due simboli di percentuale ai lati, ad esempio %%DisplayName%% o %FirstName%.

    Al termine, fare clic su OK.
  7. È ora necessario specificare cosa accadrà se la firma non può essere aggiunta a un messaggio di posta elettronica in uscita. Fare clic su Scegli un’opzione… per scegliere tra tre opzioni:

    • Wrap: la firma/dichiarazione di non responsabilità viene aggiunta a un nuovo messaggio di posta elettronica con allegato il messaggio originale.
    • Ignora: il messaggio viene inviato senza firma o dichiarazione di non responsabilità. Si consiglia di scegliere questa opzione.
    • Rifiuta: la email non viene inviata e il mittente riceve un rapporto di mancato recapito.
  8. Fare clic su Salva e verificare che la regola di trasporto funzioni correttamente. Se si desidera eseguire altre operazioni, è possibile fare clic su Altre opzioni… per aggiungere elementi come le eccezioni, ad esempio per definire che la firma non venga applicata a determinati utenti di un gruppo.
  9. Al termine, assicurarsi che alla voce Scegli una modalità per questa regola sia selezionata Imponi . Infine, fare clic su Salva per confermare. Sono disponibili anche diverse opzioni Test… se si desidera registrare le azioni della regola di trasporto senza interferire con il contenuto delle email.
    Your new Exchange signature is ready to use.
  10. Per attivare/disattivare la regola di trasporto, è sufficiente fare clic sulla casella di controllo per attivarla o disattivarla. Se si desidera modificare la configurazione, evidenziare la regola e fare clic sull’icona della penna che si trova accanto all’icona Aggiungi (+) .

Imparare ad aggiungere una firma in Exchange non è complicato. Tuttavia, la progettazione e il controllo delle firme e delle dichiarazioni di non responsabilità dei messaggi di posta elettronica con il solo utilizzo di Microsoft Exchange presentano alcune limitazioni sostanziali. Per ulteriori dettagli su ciò che si può o non si può fare con le firme dei messaggi di posta elettronica di Exchange Server, consultare questo articolo.

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