Le 15 regole più importanti del galateo della posta elettronica

A causa dell’elevato volume di e-mail che inviamo ogni giorno, tendiamo a comunicare in un modo che non utilizzeremmo mai di persona. È facile scivolare nell’abitudine di scrivere le e-mail in modo colloquiale utilizzando abbreviazioni, slang e una grammatica mediocre ma questo può generare errori imbarazzanti,

errori che possono avere gravi conseguenze commerciali e danneggiare irreparabilmente la reputazione. Per questo motivo è importante che impariate a usare il galateo della posta elettronica nelle vostre comunicazioni commerciali. Il galateo delle e-mail è importante quanto quello delle persone. Non si può usare il relativo anonimato della posta elettronica come scusa per comportarsi male.

Ecco le nostre 15 regole più importanti del galateo della posta elettronica di lavoro da seguire per fare una buona impressione sui corrispondenti aziendali:

1. Non scrivere tutto in MAIUSCOLO

Scrivere in maiuscolo suggerisce che tu stia gridando il tuo messaggio e può sembrare un atteggiamento aggressivo. Se l’e-mail è importante, valuta altri modi per trasmettere la cosa .

2. Utilizza i destinatari nel campo Ccn o sfrutta la funzionalità stampa unione

Se stai inviando un messaggio pubblicitario tramite posta elettronica a molti contatti, non inserire mai tutti gli indirizzi e-mail nel campo “A:”. In caso contrario tutti i lettori visualizzerebbero tutti gli indirizzi, il che può essere particolarmente fastidioso quando si legge un messaggio su un dispositivo mobile. Inoltre, la maggior parte delle persone non desidera che il proprio indirizzo di posta elettronica sia reso pubblico.

Per aggirare questo problema, dovresti includere tutti gli indirizzi nel campo Ccn (Copia per conoscenza nascosta), rendendoli così invisibili ai destinatari dell’e-mail. In alternativa, puoi usare un programma di e-mail come Outlook per sfruttare la funzionalità stampa unione che permette di inviare un messaggio unico a tutte le persone incluse nel tuo elenco.

3. Non trattare mai informazioni riservate

Le e-mail sono facili da copiare, stampare e inoltrare. Sono anche sorprendentemente facili da intercettare da parte di terzi esterni malintenzionati. Se le informazioni che stai inviando sono estremamente sensibili, non inviarle tramite posta elettronica!

Anche se l’e-mail non viene inoltrata a qualcun altro, la direzione dell’azienda sarà comunque in grado di scoprire se stai inviando e-mail inappropriate.

La posta elettronica comporta anche un certo livello di validità legale. Se ti viene inviata un’e-mail che dice che non hai portato a termine un compito o hai deluso qualcuno, non inviare una risposta per difenderti. Una volta che esiste un documento scritto che critica quello che hai fatto, ti poni in una posizione negoziale più debole.

4. Fai attenzione a usare abbreviazioni o emoticon

Abbreviazioni come LOL (Laugh Out Loud) o BRB (Be Right Back) dovrebbero essere riservate ai messaggi scambiati con gli amici, non per il mondo degli affari. Alcune persone potrebbero anche non comprendere tali abbreviazioni.

Non si usa lo slang nemmeno di persona, quando si parla con qualcuno in un contesto professionale. Il galateo della posta elettronica prevede che lo stesso valga per l’invio di e-mail.

Le emoticon possono essere un modo divertente di mostrare emozioni, ma non puoi sapere come saranno interpretate dal destinatario. Possono anche trasmettere una sensazione di scarsa professionalità. È meglio dire ciò che si intende veramente quando si invia un’e-mail a qualcuno.

5. Non richiedere le ricevute di consegna e lettura

È garantito che questa richiesta infastidisca i destinatari prima ancora che abbiano letto il messaggio. Inoltre, non sempre funziona come previsto. Alcuni destinatari possono bloccare la funzione di richiesta delle ricevute oppure il loro software di posta elettronica potrebbe non supportarla. Se vuoi sapere se un destinatario ha ricevuto la tua e-mail, chiedi direttamente di fartelo sapere. Questo è il galateo delle e-mail!

6. Includi un testo dell’oggetto chiaro e diretto

Un testo dell’oggetto appropriato potrebbe essere “Data della riunione modificata” o “Suggerimenti per la proposta”. Molti destinatari decideranno di aprire l’e-mail basandosi esclusivamente sul testo dell’oggetto. Questo significa che hai bisogno di sceglierne uno che faccia comprendere che ti stai occupando delle loro esigenze aziendali.

7. Assicurati di usare un indirizzo e-mail professionale

Ricorda che, in ogni e-mail che invii, stai rappresentando la tua azienda. Non dovresti mai usare un account di posta elettronica personale quando invii e-mail relative all’attività lavorativa.

Puoi immaginare cosa penserebbe un cliente professionale se vedesse l’indirizzo e-mail che usavi ai tempi dell’università? Se qualcuno ti mandasse un’e-mail usando l’indirizzo “re-della-[email protected]”, vorresti davvero fare affari con lui?

8. Usa i punti esclamativi con parsimonia

Usa i punti esclamativi solo per trasmettere entusiasmo. In caso contrario potresti apparire troppo emotivo, aggressivo o immaturo.

La base del galateo della posta elettronica impone di non dare l’impressione di essere troppo emotivi quando si invia un messaggio. Ricorda che stai inviando delle e-mail di lavoro, non dei messaggi ai tuoi amici. È importante essere il più professionale possibile.

9. Fai attenzione quando usi l’umorismo

L’umorismo può essere facilmente oggetto di errate interpretazioni all’interno di un’e-mail. I destinatari non possono contare su espressioni facciali, linguaggio del corpo o tono della voce per interpretarlo.

Inoltre, ricorda che solo perché tu trovi qualcosa divertente non significa che il destinatario la pensi allo stesso modo. Se hai dei dubbi o sei preoccupato di offendere qualcuno, lascia perdere l’umorismo.

10. Accetta che culture diverse parlano e scrivono in modo diverso

Le differenze culturali possono causare molti errori di comunicazione, specialmente nella forma scritta. Devi adattare il tuo messaggio per tenere conto del contesto culturale del destinatario.

Le culture ad alto contesto (araba, cinese o giapponese) vogliono conoscerti prima di fare affari con te. Questo significa che i soci d’affari di questi paesi saranno spesso più personali nei loro messaggi scritti. Pertanto, l’etichetta delle e-mail deve essere educata e personale.

Al contrario, le culture a basso contesto (tedesca, americana o scandinava) preferiscono arrivare rapidamente al punto con una minore enfasi sulla personalizzazione. L’etichetta delle e-mail deve essere professionale e informativa.

11. Usa grammatica e punteggiatura corrette

Proper sentence structure is extremely important when it comes to writing a professional email. Using correct grammar and punctuation is the first place to start.

Scrivere un messaggio di testo o un’e-mail a un amico tutto in minuscolo va bene. Quando si invia un’e-mail a un collega o a un socio d’affari, invece, è opportuno usare sempre la lettera maiuscola a inizio frase.

Per l’oggetto è possibile utilizzare la maiuscola per la prima lettera di ogni parola. Questo può aiutare a far risaltare maggiormente l’oggetto.

12. Fai attenzione al tono

Con i nuovi contatti è meglio mantenere un tono formale, perché dimostra cortesia e rispetto. Finché non sei certo di avere un rapporto amichevole con i tuoi contatti, scrivere e-mail informali può dare una cattiva impressione.

Quando contatti qualcuno per la prima volta, rivolgiti sempre al destinatario con la formula di saluto e il cognome. Per esempio, se stai mandando un’e-mail a Simon Peters, inizia l’e-mail con “Gentile Sig. Peters” o “Salve Sig. Peters”. Valuta la risposta per capire se, nella tua prossima comunicazione, puoi rivolgerti a lui chiamandolo per nome.

Quando firmi l’e-mail mantieni un tono formale con le formule “Grazie”, “Distinti saluti”, “Cordialmente ” o “Cordiali saluti”.

13. Controlla la formattazione dell’e-mail

La presentazione è fondamentale e l’eccessiva formattazione di un’e-mail equivale a una cattiva presentazione. Il messaggio deve essere facile da leggere. Usare diverse dimensioni di caratteri e molteplici colori trasmette una sensazione di disordine e non risponde al galateo della posta elettronica.

La dimensione standard dei caratteri (10 pt o 12 pt) è l’unica che dovrebbe essere usata nella composizione delle e-mail. Mantieni i colori dei caratteri semplici: il nero è il colore più facile da leggere su tutti i dispositivi.

Usa font sicuri per il web come Arial o Calibri perché sono più facili da leggere. Se, nell’invio di un’e-mail, utilizzi un font personalizzato, questo potrebbe non essere installato sul dispositivo del destinatario. In questo caso il testo potrebbe essere visualizzato utilizzando automaticamente un font predefinito come Times New Roman.

Cerca di evitare di formattare il testo in grassetto, corsivo o sottolineato a meno che non sia necessario al 100%. Potrebbe sembrare scortese o invadente. Per enfatizzare il tuo messaggio usa invece le parole.

14. Verifica la correttezza di tutto ciò che invii

Ricontrolla sempre tutto prima di premere il tasto di invio. Gli errori nelle e-mail tendono a non passare inosservati. Anche se sei di fretta, ci vuole meno tempo per correggere qualcosa rispetto a scusarsi per un errore commesso.

Questo vale anche per le e-mail inviate da dispositivi mobili (e avere una firma che dice “Scusa per gli errori di battitura” non basta!). È anche saggio inserire l’indirizzo e-mail del destinatario come ultimo elemento, così da non inviare accidentalmente il messaggio prima che sia pronto.

15. Includi una firma dell’e-mail

Il destinatario vorrà sapere chi sei. Quindi, indica tali informazioni attraverso una firma e-mail professionale. Questa dovrebbe indicare, come minimo, il tuo nome completo, il titolo professionale, il nome della società, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail. Il concetto è applicabile sia alle e-mail inviate da desktop che a quelle inviate tramite dispositivi mobili. Questo non farà altro che migliorare il vostro galateo delle e-mail, in quanto fornirete ai destinatari un modo semplice per contattarvi.

Se opportuno, puoi anche aggiungere elementi come banner promozionali e link ai social media. Basta non includere citazioni personali o animazioni complesse. Dovete ricordarvi di rimanere professionali e di rispettare tutti i consigli sul galateo delle e-mail che abbiamo evidenziato in questo articolo.