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10 COSE DA FARE E NON FARE con i dettagli di contatto della firma e-mail

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I dettagli di contatto della firma e-mail sono più importanti di tutti gli altri elementi della firma. Offrono a ogni destinatario informazioni preziose per entrare in contatto con te e forniscono i dettagli sulla struttura generale della tua azienda.

These email signature contact details DOs & DON'Ts will let a recipient get in touch with you easily.

Assicurati di applicare le pratiche migliori seguendo le nostre 10 COSE DA FARE E NON FARE con i dettagli di contatto della firma e-mail e trasforma la tua firma e-mail aziendale in un biglietto da visita elettronico.

1. Non includere tutto

Inserisci solo i dettagli di contatto ESSENZIALI nel blocco firma. Tali dettagli includono: nome, titolo professionale, nome dell’azienda, indirizzo postale, numero di telefono e indirizzo e-mail. Troppe informazioni di contatto possono risultare un po’esagerate.

Usa da un minimo di quattro ad un massimo di sette informazioni di contatto. Utilizzarne di più renderà la firma alquanto difficile da leggere e darà un’impressione di disordine. Ricorda che meno c’è, meglio è!

2. Inserisci il nome e il cognome in ogni firma

Sapevi che oltre il 30% dei professionisti non include il proprio nome e cognome nella firma e-mail? Non è molto professionale, vero?

Include a full name in your email signature contact details.

Tutti gli utenti devono includere il proprio nome e cognome nella parte superiore della sezione delle informazioni di contatto della firma e-mail, senza eccezioni. Il nome dovrebbe sempre essere il proprio, non un soprannome. Se un utente lo desidera, è possibile includere anche un secondo nome o un’iniziale.

3. Assicurati che tutti i dettagli di contatto siano aggiornati

Lo scopo principale di un modello di firma e-mail professionale è fornire le informazioni di contatto ai destinatari tramite l’e-mail. Se una firma e-mail non include informazioni aggiornate, diventa ridondante.

Le persone cambiano i ruoli lavorativi, i numeri di telefono variano e le organizzazioni trasferiscono gli uffici. Assicurati che ciò si rifletta nelle informazioni di contatto della firma e-mail di tutti gli utenti. È preferibile estrapolare i dettagli dalla tua Active Directory per assicurarti che siano accurati.

4. Non dimenticare di includere il tuo indirizzo e-mail con un link “mailto:”

Spesso si pensa che sia inutile includere un indirizzo e-mail in un modello di firma. Dopotutto, puoi vedere chiaramente da chi proviene un’e-mail guardando nel campo “Da:”.

Tuttavia, alcuni client di posta elettronica come Outlook utilizzano i nomi degli utenti anziché gli indirizzi e-mail per migliorare la leggibilità e la familiarità. Pertanto, quando un’e-mail è inoltrata a un’altra persona, sarà visualizzato il nome dell’utente anziché l’indirizzo e-mail. Per esempio, “[email protected]” sarà mostrato solo come “John Doe”. Ciò non risulta molto utile se vuoi inviare un’e-mail a quella persona.

Il modo migliore per evitarlo è inserire un indirizzo e-mail e collegarlo con un link “mailto:”. Così facendo è più facile per chiunque inviare un’e-mail al mittente originale.

5. Utilizzare firme diverse a seconda di destinatari interni o esterni

L’utilizzo di diversi modelli di firma e-mail è particolarmente importante se si dispone di più sedi di uffici o di un numero elevato di dipendenti. Quindi, per un destinatario interno, dovresti usare una versione semplificata della tua principale firma e-mail aziendale.

Questo modello non deve necessariamente avere tutti i dettagli di contatto, ma includendo il nome e il cognome, il titolo professionale, il reparto e il numero di interno sarà più facile per i colleghi contattarti.

An example of an internal signature with limited contact details.

6. Non includere informazioni personali

Ricorda che è una firma e-mail professionale, non un luogo per promuovere il tuo profilo Twitter. I dati personali non devono essere utilizzati per scopi commerciali o per comunicare con collaboratori della tua azienda.

La maggior parte dei destinatari non sarà interessata ai tuoi profili personali sui social media e probabilmente non vuoi che sappiano come contattarti al di fuori dell’orario di lavoro.

7. Non dimenticare di rispettare le normative

A seconda della tua sede, una buona firma e-mail include informazioni aggiuntive come il numero di iscrizione al registro delle imprese, l’indirizzo dell’ufficio e la partita IVA.

In molti paesi europei queste indicazioni sono richieste per legge, quindi non correre il rischio che la tua azienda sia multata. Assicurati di fare le tue ricerche e scoprire quali norme si applicano alla tua azienda in modo da poter inserire il contenuto giusto alle tue firme e-mail.

8. Prendi in considerazione l’aggiunta di una foto

Utilizzata da molte persone che lavorano nel settore immobiliare, finanziario e legale, una foto in una firma e-mail aggiunge un tocco molto più umano alle comunicazioni e-mail aziendali. Senza una foto, sei un’entità senza volto dall’altra parte di un messaggio di posta elettronica.

Mostrare alle persone il tuo aspetto è un’ottima maniera per aumentare la fiducia e costruire relazioni commerciali positive. Abbinata al logo aziendale e al marchio societario, aumenterai anche l’efficacia dei tuoi contenuti e-mail.

Add a photo image to your email signature.

9. Avere firme differenti per reparti/sedi diverse

Hai venditori che lavorano fuori dall’ufficio? Hai dipendenti che lavorano in luoghi diversi? Assicurati che ciò si rifletta nelle loro firme e-mail.

Puoi accontentare tutti consentendo a ciascun team di utilizzare un modello diverso per soddisfare le proprie esigenze di firma e-mail. Dai un marchio extra alla firma del team di marketing, ma dai un banner promozionale al team di vendita.

10. Non farlo da solo

Se tutto ciò sembra troppo scoraggiante, non preoccuparti. Esistono soluzioni software di terze parti per la firma e-mail che possono fare tutto il lavoro pesante per te.

Utilizzando una soluzione di firma e-mail, otterrai sempre dettagli di contatto coerenti per la firma e-mail come nomi, reparti e titoli professionali estratti dalla tua Active Directory/Google Directory. Puoi anche controllare con precisione i design delle firme e-mail e variarli facilmente a seconda del team/reparto. Puoi anche inserire elementi aggiuntivi come un banner per e-mail con un invito all’azione specifico, le icone dei social e altro ancora.

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