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Esempi e modelli di messaggi fuori sede

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Secondo un’indagine di Lifewire, il 62,86% dei professionisti aziendali preferisce usare la posta elettronica per le comunicazioni di lavoro. Contando che l’impiegato d’ufficio medio invia 40 e-mail di lavoro al giorno, è evidente come la posta elettronica sia ancora il principale metodo di comunicazione utilizzato nelle aziende di ogni settore.

Tuttavia, non sempre gli impiegati sono in grado di rispondere tempestivamente a tutte le e-mail che ricevono. A volte sono in vacanza, in malattia o hanno altri impegni; tutti casi in cui non possono o non vogliono rispondere alle e-mail. Quando non ti è possibile rispondere alle e-mail, è importante impostare un messaggio fuori sede.

Cos’è un messaggio fuori sede?

Un messaggio fuori sede è una risposta automatica per far sapere al mittente che sei temporaneamente lontano dalla tua postazione di lavoro. Ciò significa che non potrai leggere e rispondere alle e-mail con la consueta tempestività. Serve per spiegare al mittente i seguenti fatti importanti:

  1. Il motivo per cui non sei disponibile:i più comuni sono:

    • Ferie o vacanze
    • Malattia
    • Formazione fuori ufficio
    • Eventi di lavoro come conferenze, fiere, ecc.
    • Lavoro in una sede diversa
  2. Quando potrai rispondere: fornire una finestra di tempo realistica per la risposta è fondamentale per stabilire le aspettative del mittente. Se hai in programma di non guardare la posta elettronica per le prossime due settimane, è opportuno dirlo. D’altra parte, se guarderai le e-mail occasionalmente, fai sapere ai mittenti che la tua risposta richiederà più tempo del solito.
  3. Per quanto tempo sarai assente e quando tornerai: l’ideale sarebbe comunicare una data specifica. Tuttavia, non sempre è possibile, specialmente se sei in malattia. In ogni caso, cerca di includere la data di inizio della tua assenza.
  4. Chi contattare in tua assenza: a volte le e-mail riguardano richieste urgenti. Dunque, dovresti sempre includere le informazioni di contatto di un collega cui rivolgersi in tua assenza. Ovviamente, tale collega dovrebbe essere avvisato in anticipo.

Altri dettagli di cui tenere conto

Un messaggio fuori sede dovrebbe includere una forma di saluto professionale ma amichevole. Può inoltre chiarire se l’e-mail del mittente verrà inoltrata o visualizzata da altri colleghi. È fondamentale rileggere con attenzione la bozza del messaggio, poiché eventuali refusi ti faranno apparire poco professionale.

In ogni caso, per essere davvero efficace, un’e-mail di risposta automatica dovrebbe sempre usare un linguaggio professionale. È importante tenere a mente che verrà letta da chiunque ti invii un’e-mail; pertanto, non è il caso di inserire battute, umorismo fuori luogo o commenti surreali.

Ti consigliamo inoltre di includere una firma e-mail aziendale nel tuo messaggio fuori sede. Questa, oltre a contenere le tue informazioni di contatto, esibirà il tuo marchio, ti farà apparire più professionale e potenzialmente promuoverà contenuti di marketing.

Modelli di messaggi fuori sede

I modelli di seguito possono essere usati per una varietà di circostanze diverse. Non dovrai fare altro che ritoccarli in base alle tue esigenze specifiche.

Modelli di messaggi fuori sede per ferie o vacanze

Il caso più comune di messaggio fuori sede, spesso è anche l’ultima cosa che si fa prima di andare in vacanza. Non serve includere dettagli come il luogo dove andrai o se ti troverai in un altro paese. Il succo del discorso è che per un certo periodo non potrai rispondere alle e-mail:

Salve,

Grazie per il suo messaggio.

Al momento mi trovo fuori ufficio per ferie. Sarò di ritorno il e durante questo periodo non potrò controllare la posta elettronica.

Se il suo messaggio è urgente, la prego di contattare [CONTACT NAME] all’indirizzo [EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER], che la assisterà in mia assenza. Altrimenti, risponderò di persona non appena sarò tornato.

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Salve,

Al momento sono in ferie e non mi è possibile rispondere alle e-mail. Sarò di ritorno al lavoro il [DATE].

In mia assenza, la prego di contattare [NAME] all’indirizzo [EMAIL ADDRESS] qualora il suo messaggio richiedesse attenzione immediata.

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Modelli di messaggi fuori sede per malattia

Non è necessario dare troppe spiegazioni al mittente, ma è importante chiarire che non sarai disponibile per un po’. Se sei in malattia a lungo termine, potresti non avere una data di ritorno definita.

. In tal caso, è quanto mai opportuno fornire tutte le informazioni di contatto della persona che ti copre durante l’ assenza:

Salve,

al momento mi trovo fuori ufficio per malattia. Di conseguenza, non potrò rispondere alle e-mail.

Prevedo di tornare al lavoro il [ESTIMATED DATE]

La prego di contattare [NAME] all’indirizzo [EMAIL ADDRESS AND PHONE NUMBER]o al numero [TELEFONO], che sarà [LIETO/LIETA] di assisterla durante la mia assenza.

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Modelli per risposte tardive

Se stai lavorando ma non sei in grado di rispondere alle e-mail in breve tempo, chiariscilo nel tuo messaggio fuori sede. Ciò stabilirà le aspettative del mittente in merito ai tempi di risposta:

Salve,

Grazie per il suo messaggio.

Al momento mi trovo fuori ufficio per [REASON]. Sarò di ritorno in ufficio il [DATE] Fino ad allora, controllerò la posta elettronica occasionalmente, ma la mia risposta potrebbe non essere immediata.

Se il suo messaggio è urgente, la prego di contattare il mio [COLLEAGUE/MANAGER], [CONTACT NAME], all’indirizzo [EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER], che la assisterà in mia assenza. Altrimenti, risponderò di persona non appena mi sarà possibile.

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Gentile mittente,

Grazie per il suo messaggio.

Al momento mi trovo a[EVENT] per [LOCATION]dal [DATE] al [DATE]. Il mio accesso alla posta elettronica sarà limitato; pertanto, la mia risposta potrebbe non essere immediata.

Se ha bisogno di contattarmi con urgenza, mi chiami al numero [PHONE NUMBER]

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Salve,

Grazie per il suo messaggio.

Al momento mi trovo a [EVENT NAME] per [LOCATION]. Risponderò alle e-mail non appena mi sarà possibile, ma la prego di aspettarsi un ritardo nella mia risposta.

Se anche lei sta partecipando a [EVENT NAME], può trovarmi di persona a [BOOTH NUMBER/STAGE].

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Modelli di messaggi fuori sede per festività pubbliche

Se la tua attività è chiusa per una festività nazionale, tu e la maggior parte dei tuoi colleghi non sarete al lavoro. Dunque, il messaggio fuori sede dovrebbe dire ai mittenti di non aspettarsi una risposta fino alla riapertura dell’attività.

Consigliamo di non declamare troppo la festività nella tua risposta, poiché non è scontato che il mittente la festeggi; ad esempio, non augurare “buon Natale”, “buona festa del Ringraziamento”, ecc.:

Salve,

Grazie per il suo messaggio.

I nostri uffici sono momentaneamente chiusi per [PUBLIC HOLIDAY]. Riapriremo il [DATE].

Le risponderò il prima possibile alla riapertura.

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Modelli di messaggi fuori sede interni

Una risposta interna all’azienda può usare un tono leggermente più informale, ma non troppo. Tieni a mente che qualunque impiegato, inclusi i manager, leggerà questa risposta automatica dopo averti inviato un’e-mail:

Salve,

al momento mi trovo fuori ufficio per [HOLIDAY/VACATION/ANNUAL LEAVE]. Sarò di ritorno il [DATE].

Per qualsiasi richiesta, puoi rivolgerti a [NAME], che si sta occupando dei miei [WORKLOAD/INBOX/PROJECTS] durante la mia assenza.

Se è urgente, puoi inviarmi un messaggio al numero [PHONE].

Grazie,

[YOUR NAME]

Modelli di messaggi fuori sede per congedo di maternità

La maternità, come qualsiasi altro congedo parentale, spesso comporta un’assenza più prolungata rispetto alle ferie ordinarie. Tuttavia, questo messaggio di risposta automatica sarà simile:

Salve,

Grazie per il suo messaggio. Al momento sono in congedo [MATERNITY/PATERNITY/PARENTAL] a partire dal [DATE]. Prevedo di tornare in ufficio il [DATE].

Durante questo periodo, non controllerò la posta elettronica;

pertanto, la prego di contattare [NAME] all’indirizzo [EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER], che la assisterà in mia assenza.

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Modelli di messaggi fuori sede per lead generation o promozione di contenuti

Come le firme e-mail, i messaggi fuori sede possono essere usati per scopi di lead generation o per promuovere nuovi contenuti. Puoi aggiungere facilmente una o due frasi con una specifica “call to action”, come linkare una prova gratuita, chiedere al mittente di registrarsi per una demo o promuovere un nuovo e-book/documento aziendale:

Salve,

Mi trovo fuori ufficio dal [EVENT] al [DATE] per partecipare a [DATE]. Pertanto, la mia risposta potrebbe non essere immediata.

Per questioni urgenti, contatti il nostro team [DEPARTMENT] all’indirizzo [EMAIL ADDRESS].

Se desidera provare il nostro nuovo [PRODUCT] può visitare il nostro sito web e registrarsi per una prova gratuita: [LINK TO FREE TRIAL URL]

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Salve,

Grazie per il suo messaggio.

Al momento mi trovo fuori ufficio per ferie. Sarò di ritorno il e durante questo periodo non potrò controllare la posta elettronica.

Se il suo messaggio è urgente, può contattare [CONTACT NAME]] all’indirizzo [EMAIL ADDRESS/PHONE NUMBER], che sarà [LIETO/LIETA] di assisterla durante la mia assenza. Risponderò a tutte le altre e-mail al mio ritorno.

Nel frattempo, ha letto il nostro nuovo [DOCUMENTO AZIENDALE]? Contiene numerose informazioni utili su [WHAT THE WHITE PAPER IS ABOUT]. Può consultarlo qui: [LINK TO WHITE PAPER URL]

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Modelli di messaggi fuori sede per lavoro da remoto

Il lavoro da remoto è diventato una realtà sempre più diffusa dopo il COVID-19, creando la necessità di risposte fuori sede specifiche. La pandemia ha costretto molti impiegati a lavorare da casa o a essere messi in congedo fino a nuovo avviso. Questi modelli possono essere modificati per qualsiasi situazione di lavoro da remoto.

Salve,

Grazie per il suo messaggio.

A causa della pandemia di COVID-19, lavorerò da casa per il prossimo futuro. Risponderò al suo messaggio il prima possibile, ma potrebbe verificarsi un leggero ritardo.

Se il suo messaggio è urgente, la prego di contattare [NAME/DEPARTMENT] all’indirizzo [PHONE] o al numero [EMAIL ADDRESS].

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Salve,

Grazie per il suo messaggio.

A causa della pandemia di COVID-19, mi trovo in congedo fino al [DATE IF KNOWN]. Durante questo periodo, non controllerò e non risponderò alle e-mail.

La prego di inoltrare la corrispondenza e-mail a [NAME] all’indirizzo [EMAIL ADDRESS].

Cordiali saluti,

[YOUR NAME]

Come impostare una risposta automatica su Outlook e Gmail

Outlook

  1. Seleziona File>Risposte automatiche >.
  2. SelezionaInvia risposte automatiche.
    Setting an out of office template in Outlook
  3. Seleziona le date e gli orari per cui desideri impostare la risposta automatica. Puoi scegliere di inviare messaggi diversi ai contatti interni ed esterni alla tua organizzazione.
  4. Fai clic su OKper salvare le tue impostazioni.

Gmail

  1. Seleziona Impostazioni> Visualizza tutte >
  2. Dalla scheda Generale, scorri in basso fino alla sezione Risponditore automatico.
    Setting an out of office reply in Gmail .
  3. Seleziona Attiva risponditore automatico.
  4. Dopo aver scritto il tuo messaggio, puoi scegliere l’intervallo di date e a chi desideri che venga inviata la tua risposta automatica.
  5. Fai clic su Salva modifiche.

Per maggiori informazioni, dai un’occhiata a queste utili guide

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