Alles over e-mailhandtekeningsjablonen & -ontwerpen

Wat maakt een e-mailhandtekeningsjabloon goed?

Het is maar een e-mailhandtekeningsjabloon, toch? Globaal genomen is het niet zo belangrijk als andere aspecten van corporate branding. Wie ligt er wakker van hoe je e-mailhandtekening eruitziet in Gmail, Outlook of Apple Mail?

Toch is het zo dat e-mail nog steeds de meest gebruikte vorm van correspondentie in het moderne bedrijfsleven is. Daarin laat het geschreven brieven, instant messaging en sociale media ver achter zich. Als je er zo over nadenkt, begin je te beseffen hoe belangrijk het is om te werken aan officiële, professionele e-mailhandtekeningsjablonen die iedereen gebruikt.

E-mailhandtekeningen worden gebruikt voor merkbekendheid te geven, contactgegevens te verstrekken en marketingcampagnes te verfijnen. Met een goed doordacht ontwerpproces kun je een opvallend e-mailhandtekeningsjabloon creëren dat je organisatie meerdere voordelen kan opleveren.

Het belang van professionele e-mailhandtekeningsjablonen

Je wilt al die potentiële impressies niet mislopen. Wie heeft de e-mailhandtekeningen ontworpen? De afzenders zelf? Ben je er gerust op dat werknemers hun eigen handtekeningen ontwerpen?

Probleem hierbij is (een gebrek aan) controle. Je moet ervoor zorgen dat iedereen hetzelfde consistente e-mailhandtekeningontwerp heeft dat voldoet aan je merkrichtlijnen. Om dit te bewerkstelligen, moet je beleidsregels en handhavingssystemen instellen.

Met wat moeite en denkwerk kan je HTML-e-mailhandtekening – ook wel e-mailvoettekst genoemd – een positieve impact hebben op je merkimago en een extra marketingkanaal voor je openen.

Voorbeelden van e-mailhandtekeningsjablonen met afbeeldingen

E-mailhandtekeningsjablonen ontworpen voor mobiele telefoons

Wist je dat 51% van alle e-mails op een mobiel apparaat wordt geopend en dat iOS de populairste e-mailclient is? 

Telkens wanneer je een e-mail verstuurt, is de kans groot dat deze op een mobiel apparaat wordt gelezen, dus voor je eigen goed zorg je ervoor dat je e-mailhandtekening er op alle apparaten goed uitziet. Nota bene: "Verzonden van mijn iPhone" telt niet als een goed e-mailvoettekstontwerp.

Voorbeelden van mobiele e-mailhandtekeningsjablonen

Zakelijke e-mail gebruiken als marketingkanaal

Je website is je permanente uithangbord dat aan klanten je nieuwste aanbiedingen etaleert, maar dat krijgt dagelijks minder bezoeken dan het aantal e-mails dat je organisatie verstuurt. Precies daarom is marketing via je e-mailhandtekeningen een van de effectiefste tools in je arsenaal.

Merk op dat e-mailhandtekeningen een grote rol kunnen spelen in marketing, maar dan alleen als ze correct worden gebruikt. Door effectieve e-mailhandtekeningen te zetten op al je uitgaande zakelijke e-mails, ontketen je de kracht van een geweldig marketingkanaal. Het is doelgericht, waardevol, betrouwbaar, bruikbaar voor grote volumes en continu.

Met e-mailhandtekeningbanners geef je je marketingactiviteiten een forse boost en bereik je een grote en gerichte doelgroep.

E-mailhandtekeningsjablonen voor Outlook

Als een van de populairste e-mailclients mag je bij het creëren van e-mailhandtekeningsjablonen nooit naast Outlook kijken.

De meeste sjablonen voor handtekeningen in Outlook bevatten gelijkaardige informatie, maar uiteindelijk is het een kwestie van implementatie. Een Outlook-handtekeningsjabloon kan er bij gebruik geweldig uitzien, maar voor klanten die zonder Outlook werken, kan deze net zo goed rampzalig uitdraaien.

De meeste gebruikers zouden moeten checken of de e-mailhandtekeningen consistent zijn met je merk en ontwerp, en daar is bij elke e-mailhandtekeningsjabloon voor Outlook rekening mee gehouden. In dit scenario wordt een handtekeningsjabloon voor Outlook niet alleen aangemoedigd, maar is deze bijna verplicht om consistentie te waarborgen. 

Voorbeelden van e-mailhandtekeningsjablonen met reclamebanners

Zorgen voor consistentie binnen de organisatie

Het ontwerp van een HTML-e-mailhandtekening hoeft niet al te creatief te zijn, maar moet wel consistent zijn. Elke werknemer dient hetzelfde ontwerp en dezelfde indeling toe te passen. Dit wordt compleet geleverd met je bedrijfslogo en aangepast beeldmateriaal.

Je doet dit het best door de controle over e-mailhandtekeningen van werknemers handmatig te laten wegnemen door je IT-afdeling, of door gebruik te maken van een oplossing van derden. Zo zullen ze geen zelfontworpen handtekening meer kunnen kopiëren naar een e-mailclient zoals Outlook.

Daarna kun je om verschillende redenen een professionele e-mailhandtekening creëren. Je kunt er zelfs seizoensgebonden variaties in aanbrengen, zoals Kerst-e-mailhandtekeningen.

Voorbeelden van e-mailhandtekeningsjablonen voor Kerstmis

Dynamische socialemediacontent implementeren

Als je je sociale media in e-mailhandtekeningen niet promoot, laat je een geweldige kans liggen om gratis talloze nieuwe fans te krijgen en je klanten kennis te laten maken met je Twitterfeed, Facebookpagina en RSS-feeds.

Via socialemediapictogrammen in e-mailhandtekeningen bied je jouw doelmarkt nog een andere wijze om ook buiten de traditionele communicatiekanalen een zakenrelatie met je te onderhouden.

Voorbeelden van e-mailhandtekeningsjablonen met socialemediapictogrammen

Verfraai je e-mailvoettekstontwerp

Gekke lettertypes en kleuren horen daar niet in thuis. Mensen moeten de handtekening kunnen lezen en ze moet er professioneel uitzien.

Al te veel bedrijven laten hun werknemers hun eigen handtekeningen creëren in e-mailclients zoals Outlook of Gmail en geven hen dus de volledige controle over de lay-out in handen. Dit leidt tot situaties waarin belangrijke contactgegevens niet worden toegevoegd, functietitels worden gewijzigd en er slechte ontwerpen worden gecreëerd.

Voorbeelden van professionele e-mailhandtekeningontwerpen

Je bedrijf juridische bescherming bieden

De consequenties van na te laten om een e-maildisclaimer te gebruiken mogen nooit over het hoofd worden gezien. Er hangen mogelijk forse geldboetes aan vast voor elke e-mail die wordt verstuurd zonder toevoeging van een passende disclaimer in je e-mailvoettekstontwerp.

Welke e-maildisclaimer je gebruikt, hangt af van de branche waarin je werkt, maar deze moet zo zijn ontworpen dat deze je juridische risico's tot het minimum herleidt. Zaken zoals smaad, verkeerd geadresseerde e-mails en onbedoeld afgesloten contracten maken disclaimers belangrijk voor alle organisaties.

Voorbeelden van e-mailhandtekeningsjablonen op basis van tekst

Voorbeelden van e-mailhandtekeningsjablonen op basis van tekst zonder opmaak

Zet een turbo op je e-mailhandtekeningen

Laat Exclaimer je dus overal en moeiteloos consistentie bieden. Verneem meer over onze producten en tarieven of boek vandaag nog een demo.