Spring naar content

Templates en ontwerpen voor e-mailhandtekeningen

Gebracht door Exclaimer

Waarom is een goed ontwerp voor een e-mailhandtekening belangrijk?

An excellent example of an email signature template optimized for mobile.

Het is maar een e-mailhandtekening, toch? In het algemeen lijkt het misschien niet erg belangrijk in vergelijking met andere dingen in de corporate huisstijl. Wie kan het eigenlijk wat schelen hoe een e-mailhandtekening eruitziet in Gmail, Outlook of Apple Mail?

Toch is e-mail nog steeds de meest gebruikte vorm van contact in het moderne bedrijfsleven. Het gebruik ervan ligt ver boven dat van geschreven brieven, chatberichten en sociale media. Als je daarbij stil staat, begin je te begrijpen hoe belangrijk het is om officiële professionele templates voor e-mailhandtekeningen te ontwikkelen die iedereen binnen het bedrijf gebruikt.

E-mailhandtekeningen worden onder meer gebruikt voor naamsbekendheid, het laten zien van contactgegevens en voor het ondersteunen van marketingcampagnes. Als u als bedrijf goed nadenkt over het ontwerp van uw e-mailhandtekening, dan kan een opvallende template voor e-mailhandtekeningen meerdere voordelen voor uw organisatie opleveren.

Het belang van professionele e-mailhandtekeningen

An example of an email signature template using images to enhance its message.

Uw bedrijf verstuurt dagelijks honderden, zo niet duizenden e-mails naar bestaande en nieuwe klanten, leveranciers en partners. Zijn die e-mails voorzien van uw huisstijl? En zo ja, gebeurt dat op een professionele én consistente manier?

U wilt natuurlijk geen mogelijke slechte indruk achterlaten. Wie heeft die e-mailhandtekeningen ontworpen? Waren het de afzenders? Vindt u het goed dat werknemers hun eigen handtekeningen fabriceren?

Het probleem is (een gebrek aan) controle. U hoort ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde consistente handtekening heeft die voldoet aan uw huisstijl. Om dit te voor elkaar te krijgen, zijn beleidsregels en handhavingssystemen nodig.

Goed nadenken over het ontwerp van uw HTML-mailhandtekening, soms ook wel footer-ontwerp genoemd, zal een positief effect hebben op uw merkimago en extra mogelijkheden bieden om het bedrijf te promoten.

Voorbeelden van e-mailhandtekeningtemplates met afbeeldingen

A Christmas email signature template with seasonal images.
An email signature design with large HTML images.

Rekening houden met mobiele telefoons

An example of a mobile email signature.

Wist u al dat 51% van alle e-mails geopend worden op een mobiel apparaat en dat iOS het meest populaire e-mailprogramma is?

Wanneer u een e-mail verstuurt, is de kans groot dat die op een mobiel apparaat wordt gelezen. Het is dus van belang ervoor te zorgen dat uw e-mailhandtekening er op alle apparaten goed uitziet. Oh, en ‘Verstuurd vanaf mijn iPhone’ telt niet als goed footer-ontwerp!

Voorbeeld van e-mailhandtekeningtemplates voor op mobiele apparaten

Mobile email signature example with limited contact details.
Mobile email signature example with social media.

Zakelijke e-mail als marketing tool

An example of email signature marketing being used.

Uw website laat altijd het nieuwste aanbod zien, maar wordt dagelijks minder vaak bekeken dan het totale aantal e-mails dat door de organisatie wordt verstuurd. Dat is waarom e-mailhandtekeningen kunnen worden gerekend tot het lijstje meest effectieve marketingtools.

E-mailhandtekeningen kunnen een grote rol spelen binnen marketing, maar alleen als ze goed gebruikt worden. Door e-mailhandtekeningen effectief in te zetten voor al je uitgaande zakelijke e-mail, benut je de kracht van een geweldig marketingkanaal. Het is gericht, gewaardeerd, vertrouwd, hoog in volume en continu.

Het gebruik van banners voor e-mailhandtekeningen zorgt dat uw marketingactiviteiten een gewaardeerde boost krijgen waarbij heel gericht een grote doelgroep wordt bereikt.

Voorbeelden van e-mailhandtekeningtemplates met promotionele banners

Promotional banner showcasing a new retail selection in this email signature example.
Signature banner with strong imagery.

Consistentie over de hele organisatie

Email signature templates should be consistent for all users and all devices.

Een HTML-ontwerp voor een e-mailhandtekening hoeft misschien niet bijzonder creatief te zijn, maar het moet zeker wel consistent zijn. Elke werknemer moet hetzelfde ontwerp en dezelfde opmaak gebruiken, compleet met het eigen bedrijfslogo en passende afbeeldingen.

De beste manier om dit te doen is door uw IT-afdeling handmatig de controle over de e-mailhandtekening over te laten nemen van de werknemers, of door gebruik te maken van een externe partij. Dit houdt in dat de medewerkers geen zelfgemaakte handtekening meer kunnen gebruiken in een e-mailprogramma zoals Outlook. U kunt dan een professionele e-mailhandtekening gaan maken voor verschillende doeleinden. U kunt dan zelfs seizoensgebonden variaties maken, zoals een e-mailhandtekening voor tijdens de Kerst.

Voorbeeld e-mailhandtekeningtemplates voor Kerstmis

Christmas email signature template focusing on charity
Merry Christmas message

Dynamische inhoud voor sociale media

An email signature template example with social media elements.

Als u uw sociale mediakanalen niet promoot in uw e-mailhandtekeningen dan mist u een geweldige kans om gratis een hoop nieuwe fans aan te trekken. Laat uw klanten kennis maken met uw Twitter-, Facebook- en RSS-pagina’s.

Door social media-iconen te gebruiken in e-mailhandtekeningen, biedt u uw doelgroep, naast de traditionele kanalen, een extra mogelijkheid om een professionele relatie met uw bedrijf aan te gaan.

Charity email signature template with dominant social media icons.
Subtle use of social media icons in the signature template.

Verbeter het ontwerp van de voettekst van je e-mail

An example of a high-quality email signature template design.

Gekke lettertypes en kleuren zijn hier niet welkom. Mensen moeten de handtekening goed kunnen lezen en het moet er professioneel uit zien.

Te veel bedrijven laten hun medewerkers hun eigen handtekeningen maken in e-mailprogramma’s zoals Outlook of Gmail, waardoor ze complete controle hebben over de opmaak. Dit zorgt ervoor dat belangrijke contactinformatie niet wordt genoemd, titelfuncties worden aangepast en slechte ontwerpen worden gemaakt.

Voorbeelden professionele e-mailhandtekening ontwerpen.

Create professional email signatures that go beyond just contact details
An example of a professional email signature

Juridische bescherming voor je bedrijf

An example of a signature with an email disclaimer.

Onderschat niet wat de gevolgen kunnen zijn als er geen gebruik wordt gemaakt van een e-mail disclaimer. Je kunt flinke boetes krijgen als er een e-mail verstuurd wordt waar geen passende disclaimer is opgenomen in het ontwerp van de e-mail voettekst.

Welke e-mail disclaimer gebruikt moet worden hangt af van de branche waarin uw bedrijf werkzaam is. Het wordt ontworpen om specifieke juridische risico’s te minimaliseren. Kwesties zoals smaad, verkeerd geadresseerde e-mails en onbedoelde contractformuleringen maken een disclaimer belangrijk voor alle organisaties.

Bekijk e-mail templates voor disclaimers

Voorbeelden van templates voor e-mailhandtekeningen gebaseerd op tekst

Email signature with plenty of contact details
An example of email signature templates using a detailed email disclaimer.

Voorbeelden van templates voor e-mailhandtekeningen gebaseerd op platte tekst

Plain text signature with lots of information.

Vandaag nog gratis proberen Nog maar een paar klikken verwijderd van
uw nieuwe e-mailhandtekeningenervaring