Ihre Outlook-Signatur funktioniert nicht in Office 365?

Sie sollten daran denken, dass die Haftungsausschlussfunktion in Office 365 (jetzt Microsoft 365) für das Klartextformat ausgelegt ist, nicht für E-Mail-Signaturen. Office 365 wurde nicht für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen konzipiert. Außer der Haftungsausschlussfunktion enthält es keine weiteren Optionen für Signaturen.

Daher kommt es häufig vor, dass bei der Verwendung von Office 365 eine Signatur nicht in Outlook angezeigt wird, insbesondere wenn HTML im Spiel ist.

Dieser Artikel befasst sich mit den Problemen, die bei Unternehmen am häufigsten auftreten, wenn ihre Office 365-Signaturen nicht korrekt funktionieren, und welche möglichen Ursachen sie haben können.

1. Bilder werden nicht in meiner Outlook 365-Signatur oder als Anhänge angezeigt

Mit der Haftungsausschlussfunktion von Office 365 können Sie keine Firmenlogos oder sogar ein Bild wie ein Symbol für soziale Medien einbetten. Dies liegt daran, dass es sie nicht als separate Elemente erkennen kann. Ihre E-Mail-Signatur wird daher nicht wie beabsichtigt wiedergegeben.

Wenn Sie also versuchen, Ihrer Outlook 365-Signatur manuell ein Bild hinzuzufügen, sieht ein Empfänger wahrscheinlich ein leeres Quadrat mit einem roten „X“ darin. Alternativ wird der E-Mail-Nachricht ein separater Anhang hinzugefügt.

Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie alle E-Mail-Signaturbilder online hosten. Sie können dazu Ihren Webserver verwenden oder eine kostenlose Hosting-Plattform wie Imgur oder Flickr verwenden.

Sobald Ihre Bilder gehostet sind, erhalten Sie eine URL wie die folgende:

https://cdn.exclaimer.com/Static2/exclaimer-logo.svg

Diese URL können Sie dann in den HTML-Code Ihrer Signatur kopieren.

Viele E-Mail-Clients wie Outlook blockieren jedoch aus Sicherheitsgründen automatisch alle extern gehosteten Bilder. Ihre Empfänger müssen auf die Schaltfläche „Bilder herunterladen“ klicken, bevor Bilder angezeigt werden können.

2. Ich habe mein HTML-Design importiert, aber die Signatur funktioniert nicht in Office 365 und wird falsch angezeigt

HTML in E-Mail-Signaturen verhält sich nicht so wie auf Webseiten. Dies hat mehrere Gründe:

• Es gibt eine größere Vielfalt an E-Mail-Clients als an Webbrowsern. Darüber hinaus fallen die Unterschiede, wie sie HTML interpretieren, sehr viel größer aus.
• Sie können Bilder nicht direkt in Ihre Signatur einbetten. Sie müssen dann entscheiden, wie diese den Empfängern angezeigt werden sollen.

Sie könnten, wie bereits erwähnt, einen im Web gehosteten Link zu Ihrem Logo einfügen. Einige E-Mail-Clients zeigen diese jedoch nicht automatisch an, es sei denn, der Empfänger fordert dies ausdrücklich an.

Die andere Möglichkeit besteht darin, Ihr Logobild als einfachen Anhang hinzuzufügen. Jedes Mal, wenn auf eine Nachricht geantwortet wird, zerlegt die E-Mail-Software des Absenders jedoch die gesamte E-Mail und baut sie in einer neuen HTML-Struktur wieder auf. Ihre ausgehende Nachricht kann beim ersten Empfang gut aussehen. Nach ein paar Antworten sieht es jedoch möglicherweise sehr chaotisch aus.

3. Meine Office 365-Signatur wird immer wieder an das Ende einer E-Mail-Kette angehängt

Wenn Sie eine Office 365- Transportregel verwenden, werden Signaturen in Outlook automatisch am Ende einer E-Mail-Kette angehängt. Office 365 kann nicht erkennen, ob ein Signaturtext bereits innerhalb einer Unterhaltung existiert. Aus diesem Grund wird die Signatur automatisch an die letzte E-Mail-Antwort oder die letzte Weiterleitung angehängt.

Office 365 kann auch nicht bestimmen, wo eine Signatur in einer Nachricht hinzugefügt werden soll. Wenn Sie also fünf Antworten an einen Empfänger senden, werden fünf Signaturen am Ende der Konversation gestapelt.

Sie können dies nur umgehen, indem Sie eine Ausnahme für Ihre Transportregel einrichten, damit die Signatur nicht an jede Nachricht angehängt wird. Das bedeutet, dass Sie keine Antwortsignaturen erhalten und Ihre ursprüngliche E-Mail-Signatur immer noch am Ende der Konversation landet.

4. In den Kontaktdaten einiger Benutzer erscheinen leere Felder

Sie werden zweifellos Ihr Azure AD (Active Directory) verwenden, um die Outlook 365-Signatur jedes Benutzers auszufüllen. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Benutzer die gleichen Kontaktinformationen haben.

Manche haben Handynummern, andere nicht. Einige Benutzer haben möglicherweise keine interne Nebenstellennummer. Dies bedeutet, dass bestimmte Kontaktinformationsfelder in den Signaturen einiger Benutzer leer bleiben können.

5. Meine Outlook 365-Signatur funktioniert auf mobilen Geräten nicht richtig

Das Hauptproblem hierbei ist, dass viele Mobilgeräte E-Mails in einem Klartextformat versenden, d. h. es werden auch nur Signaturen im Klartextformat berücksichtigt.

Wie bei vielen E-Mail-Clients kann HTML auch auf mobilen Betriebssystemen wie iOS ganz anders dargestellt werden als HTML auf einer Website. In der Regel bedeutet das, dass der gesamte HTML-Code entfernt wird und der Empfänger somit keines der Bilder sehen kann.

Sie könnten Ihre Benutzer bitten, ihre mobile Signatur selbst zu erstellen. Sie können dies jedoch nicht effektiv zentral verwalten.

6. Die Outlook-E-Mail-Signatur wird beim Verfassen einer Nachricht nicht angezeigt

Daran führt leider kein Weg vorbei. Signaturen werden nach dem Senden einer E-Mail hinzugefügt, fast so, als wäre die Nachricht gestempelt worden. Das bedeutet, dass Sie die Signatur nicht in Ihrem Posteingang sehen können.

Um sicherzustellen, dass Sie nicht das Risiko eingehen, dass Ihre Office 365-Signatur nicht funktioniert, lesen Sie diesen Artikel darüber, was Sie in einer Office 365-E-Mail-Signatur tun können und was nicht.

Weitere häufige Fehler bei E-Mail-Signaturen finden Sie in unseren 17 E-Mail-Signaturen DOs and DON’Ts.

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