Die Verwaltung von Mitarbeiteraustritten: Wie man E-Mail-Signaturen und automatische Antworten für ausscheidende Mitarbeiter handhabt
19 January 2024
Die effiziente Bewältigung des Mitarbeiteraustritts ist während des Offboarding-Prozesses in einer Organisation entscheidend. Während Unternehmen in der Regel Protokolle für die Bearbeitung von Unterlagen, die Rückgabe von Assets und Abschlussgespräche haben, wird ein Aspekt oft übersehen: das Verwalten der automatischen Antwort für ehemalige Mitarbeiter.
In der modernen Arbeitswelt sind E-Mail-Signaturen und automatische Antworten für die Kommunikation und die Aufrechterhaltung eines professionellen Erscheinungsbildes unerlässlich. Daher ist es wichtig, einen Plan zu haben, um diese Funktionen zu verwalten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Was passiert mit Ihrer E-Mail, wenn Sie den Job verlassen?
Wenn ein Mitarbeiter den Job verlässt, wird sein E-Mail-Konto in der Regel deaktiviert oder gelöscht. Das bedeutet, dass alle E-Mails, die an seine frühere Arbeitsadresse gesendet werden, nicht mehr empfangen werden. Darüber hinaus werden automatische Antworten oder Abwesenheitsbenachrichtigungen, die vom ausscheidenden Mitarbeiter eingerichtet wurden, ebenfalls deaktiviert. Dies kann zu Problemen führen, wenn kein Plan vorhanden ist, um diese Änderungen anzugehen.
Das Löschen eines Kontos kann jedoch zu verpassten Chancen und dem Verlust wertvoller Informationen führen. Stattdessen können Sie durch Einrichten einer automatischen Antwort mit dem Hinweis "nicht mehr im Unternehmen tätig" Ihre E-Mails aufrechterhalten und gleichzeitig sensible personelle Veränderungen schützen.
Richtlinien für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen und automatischen Antworten
Um E-Mail-Signaturen und automatische Antworten für ausscheidende Mitarbeiter effektiv zu verwalten, sollten die folgenden Richtlinien beachtet werden:
Planen Sie im Voraus: Es ist entscheidend, einen Plan zu haben, bevor ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dies umfasst die Entscheidung, wie lange sein Konto aktiv bleibt, wer die automatische Antwort einrichtet und welche Informationen in der Antwort enthalten sein sollen.
Befolgen Sie die Unternehmensrichtlinien: Stellen Sie sicher, dass Sie sich an etwaige Unternehmensrichtlinien zu E-Mail-Signaturen und automatischen Antworten halten. Manche Unternehmen haben möglicherweise spezifische Vorgaben dazu, welche Informationen enthalten sein dürfen oder wie lange ein Konto nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aktiv bleiben kann.
Aktualisieren Sie die Kontaktdaten: Bevor ein Konto deaktiviert oder gelöscht wird, vergewissern Sie sich, dass alle Kontaktdaten des ausscheidenden Mitarbeiters aktualisiert sind. Dazu gehören das Aktualisieren von Kontaktlisten, gemeinsamen Kalendern und allen anderen Systemen, in denen seine E-Mail-Adresse gespeichert sein könnte.
Änderungen mitteilen: Es ist wichtig, alle Änderungen in E-Mail-Signaturen und automatischen Antworten sowohl an interne als auch an externe Parteien zu kommunizieren. Dadurch wird Verwirrung vermieden und ein reibungsloser Übergang bei der Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitarbeiter gewährleistet.
Seien Sie professionell: Wenn Sie eine automatische Antwort erstellen, achten Sie darauf, dass sie professionell und prägnant ist. Vermeiden Sie negative oder unnötige Informationen über den Abgang des Mitarbeiters.
Wichtige Elemente in einer automatischen Antwort für ausscheidende Mitarbeiter:
Eine effektive automatische Antwort "nicht mehr im Unternehmen" sollte enthalten:
Die Ankündigung des Ausscheidens einer Person bei Wahrung der Vertraulichkeit der Details ihres Abschieds.
Angabe eines alternativen Kontakts - Weitergabe der Kontaktdaten einer dafür zuständigen Person während dieser Zeit.
Ein höflicher Abschluss - die Wertschätzung für das Verständnis des Empfängers ist eine wertvolle Geste zur Pflege positiver Beziehungen.
Denken Sie dabei an die Bedeutung des Tons. Automatische Antworten sollten eine professionelle, aber freundliche Haltung bewahren. Einfachheit und Klarheit sind zentrale Elemente effektiver Kommunikation in diesem Kontext.
Beispielhafte automatische Antworten nach Abgang eines Mitarbeiters
Das Studium von realen E-Mail-Beispielen ist äußerst effektiv, um ihre Zusammensetzung zu verstehen. Durch Analyse verschiedener Szenarien und Beobachtung der verwendeten Elemente erhalten Sie Einblick in Struktur, Ton und Inhalt. Dadurch sind Sie in der Lage, in Ihrer eigenen Kommunikation wirkungsvolle und ansprechende Nachrichten zu verfassen.
Beispiel 1
Betreff: Mitteilung bezüglich [Vollständiger Name des Mitarbeiters]
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Bitte beachten Sie, dass [Vorname des Mitarbeiters] nicht mehr bei [Firmenname] arbeitet. Ihre Nachricht wurde nicht weitergeleitet.
Bei Fragen zu [kurze Erklärung der früheren Aufgaben des Mitarbeiters] wenden Sie sich bitte an unser Team unter [alternative E-Mail-Adresse oder Telefonnummer].
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Geduld während dieser Übergangszeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Firmenname]
Beispiel 2
Betreff: Änderung der Kontaktdaten
Ich möchte Sie darüber informieren, dass ich nicht mehr bei [Firmenname] arbeite.
Bei Fragen zu [spezifischem Arbeitsbereich] wenden Sie sich bitte an [alternative Ansprechpartner] unter [E-Mail-Adresse des Ansprechpartners].
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Beispiel 3
Betreff: Aktualisierung der Kontaktdaten
Hiermit informiere ich Sie darüber, dass [Vorname des Mitarbeiters] nicht mehr mit [Firmenname] verbunden ist. Ihre E-Mail wurde nicht weitergeleitet.
Für alle zukünftigen Kommunikationen im Zusammenhang mit [spezifischem Arbeitsbereich] können Sie sich an [Name des alternativen Kontakts] unter [E-Mail-Adresse des alternativen Kontakts] wenden.
Wir danken Ihnen für Ihre Mitarbeit während dieser Übergangsphase.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unternehmensname]
Die Bedeutung der Verwaltung des E-Mail-Kontos eines ausscheidenden
Mitarbeiters während des Offboardings ist von großer Bedeutung. Dadurch wird eine reibungslose Kommunikation gewährleistet und ein professionelles Image bewahrt. Effiziente Methoden hierfür umfassen die Konfiguration durchdachter automatischer Antworten und die Nutzung von E-Mail-Signatur-Verwaltungstools wie z.B. Exclaimer.
Ein E-Mail-Signatur-Verwaltungstool wie Exclaimer kann den Prozess der Verwaltung von E-Mail-Signaturen und automatischen Antworten erheblich vereinfachen. Diese Tools ermöglichen es Administratoren, alle unternehmensweiten E-Mail-Signaturen von einer zentralen Plattform aus zu steuern und zu aktualisieren und gewährleisten so eine einheitliche Markenpräsenz und erleichtern den Übergang von Mitarbeitern.
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