Bei Make-A-Wish UK zählt jede Signatur

1986 wurde die Stiftung Make-A-Wish gegründet. Sie ist eine Wohltätigkeitsorganisation, die Kindern im Alter von 3-17 Jahren mit lebenslimitierenden oder lebensbedrohlichen Erkrankungen die Möglichkeit bietet, ein besonderes Erlebnis auszuwählen und zu planen. 

Die gemeinnützige Organisation hat ihren Sitz derzeit in Reading, England, und hat bis zum Sommer 2021 über 15.000 Wünsche erfüllt. Make-A-Wish besteht aus Vollzeitmitarbeitern und Freiwilligen. 

Branchenspezifische Herausforderungen lösen 

Oli Wilson, Technology Manager bei Make-A-Wish UK, hatte bereits bei einem vorherigen Arbeitgeber mit Exclaimer zusammengearbeitet. Als das IT-Team der Wohltätigkeitsorganisation mehrere branchenspezifische Herausforderungen im Zusammenhang mit ihren geschäftlichen E-Mail-Signaturen hatte, wusste er genau, an wen er sich wenden musste. 

Die erste Herausforderung bestand in der Einhaltung von Compliance-Standards. Dazu gehörte die Anzeige aktueller und korrekter Informationen über die Wohltätigkeitsorganisation sowie ein umfassender rechtlicher Haftungsausschluss. 

Darüber hinaus war es wichtig, dass jede E-Mail, die Make-A-Wish UK versendete, die aktuellste Markenbotschaft enthielt und dass die gesamte Marketingkommunikationen für alle Absender einheitlich war. Dabei ging es nicht nur darum, Unternehmenslogos in den Signaturen zu verwenden, wie Oli erklärte: 

„Unsere Marketingkampagnen ändern sich regelmäßig und unsere E-Mail-Signaturvorlagen enthielten oft Aktualisierungen, die von unserem Markenstandard abwichen. 

„Exclaimer als Methode zur zentralen Verwaltung unserer Signaturen auszuwählen war sinnvoll. Denn so konnten wir mit einer Lösung alle diese Herausforderungen auf einmal bewältigen.“ 

Eine weitere besondere Herausforderung für Make-A-Wish UK bestand darin, dass ihr Team aus Vollzeit- und Freiwilligenmitarbeitern bestand. Es war entscheidend, dass keine wichtigen Marketingbotschaften verloren gingen, was jedoch häufig der Fall war, wenn Freiwillige selbst angepasste E-Mails verwendeten oder einfach keinen Zugriff auf die freigegebenen E-Mail-Signaturvorlagen der Organisation hatten. 

Die Einführung von Exclaimer ermöglichte es dem IT-Team von Make-A-Wish UK, E-Mail-Signaturen unternehmensweit zentral zu verwalten. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle E-Mails immer eine konsistente Signaturvorlage enthalten, unabhängig davon, wer der Absender ist und welches Gerät verwendet wird.

Marketing und IT arbeiten zusammen

Bei der Auswahl einer Lösung für das Management von E-Mail-Signaturen war es für das IT-Team von Make-A-Wish besonders wichtig, dass sie intuitiv und zugänglich ist. Das bedeutete, dass das Produkt einfach genug zu verwenden sein musste, damit Aktualisierungen von E-Mail-Signaturen nicht nur von einem Team durchgeführt werden konnten.

Das Ziel war es also, dass das Marketingteam sich um die Aktualisierung von Markeninhalt und Messaging kümmert, während das IT-Team die Lösung serverseitig verwaltet.

Oli fuhr fort:

„Exclaimer ist so schnell und einfach zu bedienen. Unser Marketingteam kann sich einloggen, Updates durchführen und sie sofort für alle internen und externen E-Mails bereitstellen. Das ist entscheidend in einer Branche wie unserer, in der die gezielte Verbreitung der passenden Botschaften so viel bedeutet. Außerdem war die Lösung für das IT-Team aus meiner Sicht einfach zu konfigurieren und mühelos zu verwalten.

„Unser Marketing- und Kommunikationsteam spart so viel Zeit, indem wir Signaturen aktualisieren, ohne Vorlagen an unsere Benutzer senden zu müssen. Dies verbessert nicht nur natürlicherweise die Markenkonsistenz und Genauigkeit in der Kommunikation, sondern gibt auch sowohl dem Marketing- als auch dem IT-Team die Möglichkeit, sich auf Kerngeschäftsaufgaben zu konzentrieren, die für Make-A-Wish UK von großer Bedeutung sind. Dies ist besonders wichtig, da wir so viele Freiwillige haben, die ihre Freizeit opfern, um uns zu unterstützen.“  

Kundenzufriedenheit von Anfang an

Die Beziehung zwischen Exclaimer und Make-A-Wish UK war von Anfang an eng. Obwohl Oli bereits mit den Vorteilen von Exclaimer's E-Mail-Signatur-Lösungen vertraut war, ging das Exclaimer-Team noch einen Schritt weiter und organisierte eine Onboarding-Session, um den Prozess der Integration von Exclaimer in die Office 365 (Microsoft 365) Umgebung von Make-A-Wish UK zu erläutern.

Oli schloss:

"Die Implementierung war einfach. Ich habe an einem Meeting mit unserem Exclaimer Account Manager und einem Mitglied ihres technischen Teams teilgenommen, die mich durch den Einrichtungsprozess geführt haben. Der Termin wurde kurzfristig gebucht und durchgeführt, was bedeutet, dass wir sofort die Vorteile von Exclaimer nutzen konnten.

"Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen kann wie eine Nebensächlichkeit erscheinen, bis man sie implementiert. Dann wird sie schnell zu einem Game-Changer für die Gewährleistung der Markenkonsistenz und der externen Kommunikation, was für Organisationen wie Make-A-Wish UK so wichtig ist. Eine E-Mail-Signatur-Lösung sollte ein Schlüsselinstrument für Compliance, Marketing und Kommunikation in jedem Unternehmen sein.

"Die Zusammenarbeit mit Exclaimer war und ist einfach. Exclaimer unterstützt die Arbeit, die wir als gemeinnützige Organisation leisten, und ich würde Ihnen dringend empfehlen, Exclaimer zu verwenden, um Ihre E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten."