Die 10 wichtigsten DOs und DON’Ts bei Kontaktangaben in E-Mail-Signaturen

Die Kontaktangaben in der E-Mail-Signatur sind wichtiger als alle anderen Elemente der Signatur. Sie liefern Empfängern wertvolle Informationen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten, sowie Details über Ihre gesamte Unternehmensstruktur.

Halten Sie sich an bewährte Praktiken, indem Sie unsere 10 wichtigsten DOs und DON’Ts für Kontaktangaben in E-Mail-Signaturen befolgen, und verwandeln Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur in eine elektronische Visitenkarte.

1. Geben Sie nicht alles an

Geben Sie in einem Signaturblock nur die WICHTIGSTEN Kontaktinformationen an. Dazu gehören Name, Berufsbezeichnung, Firmenname, Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Zu viele Kontaktangaben können einen leicht verzweifelten Eindruck machen.

Verwenden Sie außerdem immer nur vier bis sieben Zeilen für Ihre Kontaktdaten. Bei mehr Zeilen ist die Signatur schwerer zu lesen und wirkt unübersichtlich. Denken Sie daran: Weniger ist immer mehr!

2. Jede Signatur sollte den vollständigen Namen enthalten

Wussten Sie, dass über 30 % aller Berufstätigen nicht ihren vollständigen Namen in ihrer E-Mail-Signatur angeben? Nicht besonders professionell, oder?

Alle Nutzer müssen ausnahmslos ihren Vor- und Nachnamen am Anfang des Bereichs mit den Kontaktdaten in ihrer E-Mail-Signatur angeben. Bei dem Namen sollte es sich immer um den richtigen Namen handeln, nicht um einen Spitznamen. Wenn ein Nutzer es wünscht, kann auch ein zweiter Vorname oder ein Anfangsbuchstabe angegeben werden.

3. Achten Sie darauf, dass alle Kontaktdaten aktuell sind

Der Hauptzweck einer professionellen E-Mail-Signaturvorlage besteht darin, dem Empfänger per E-Mail Kontaktdaten zur Verfügung zu stellen. Wenn eine E-Mail-Signatur keine aktuellen Informationen enthält, ist sie in gewisser Weise überflüssig.

Menschen wechseln ihre Position, Telefonnummern ändern sich, und Unternehmen ziehen um. Achten Sie darauf, dass die Kontaktinformationen in der E-Mail-Signatur aller Benutzer dies widerspiegeln. Idealerweise sollten Sie die Daten aus Ihrem Active Directory übernehmen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

4. Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail-Adresse mit einem „mailto:“-Link anzugeben

Da man aus dem Absenderfeld einer E-Mail erkennen kann, von wem die E-Mail stammt, wird die Angabe einer E-Mail-Adresse in der Signaturvorlage oft als sinnlos angesehen.

Einige E-Mail-Programme wie Outlook verwenden jedoch Anzeigenamen anstelle von E-Mail-Adressen, um die Lesbarkeit und Vertrautheit zu verbessern. Wenn Sie also eine E-Mail an eine andere Person weiterleiten, erscheint der Anzeigename und nicht die E-Mail-Adresse. So wird zum Beispiel „[email protected]“ einfach als „John Doe“ angezeigt. Das ist nicht sehr nützlich, wenn Sie dieser Person eine E-Mail schicken wollen.

Dies lässt sich am besten vermeiden, indem man eine E-Mail-Adresse angibt und sie mit einem „mailto:“-Link verknüpft. Dadurch kann man leicht eine E-Mail an den ursprünglichen Absender schicken.

5. Verwenden Sie unterschiedliche Signaturen für interne und externe Empfänger

Der Einsatz unterschiedlicher E-Mail-Signaturvorlagen ist besonders wichtig, wenn Sie mehrere Niederlassungen oder eine große Anzahl von Mitarbeitern haben. Für einen internen Empfänger würden Sie eine abgespeckte Version Ihrer zentralen E-Mail-Signatur verwenden.

Diese Vorlage muss nicht so viele Kontaktdaten enthalten, aber die Angabe des vollständigen Namens, der Berufsbezeichnung, der Abteilung und der Durchwahlnummer erleichtert es den Kollegen, Sie zu kontaktieren.

6. Geben Sie keine persönlichen Daten an

Dies ist eine professionelle E-Mail-Signatur und kein Platz, um Ihre persönliche Twitter-Seite zu bewerben. Persönliche Daten sollten nicht für geschäftliche Zwecke oder zur Kommunikation mit Berufskollegen verwendet werden.

Die meisten Empfänger sind nicht an Ihren persönlichen Social-Media-Profilen interessiert, und Sie möchten wahrscheinlich auch nicht, dass sie wissen, wie sie Sie außerhalb der Arbeitszeiten erreichen können.

7. Vergessen Sie nicht, die Vorschriften zu überprüfen

Je nachdem, wo Sie Ihren Sitz haben, enthält eine gute E-Mail-Signatur zusätzliche Informationen wie die Registrierungsnummer des Unternehmens, die Büroadresse und die Mehrwertsteuernummer.

In vielen europäischen Ländern sind die oben genannten Angaben gesetzlich vorgeschrieben, so dass Sie nicht riskieren sollten, dass Ihr Unternehmen mit einer Geldstrafe belegt wird. Informieren Sie sich darüber, welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten, damit Sie Ihre E-Mail-Signaturen mit dem richtigen Inhalt versehen können.

8. Ziehen Sie in Erwägung, ein Foto hinzuzufügen

Viele Menschen, die in der Immobilien-, Finanz- und Rechtsbranche tätig sind, verwenden ein Foto in Ihrer E-Mail-Signatur, um der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation eine persönlichere Note zu verleihen. Ohne Foto sind Sie ein gesichtsloses Wesen am anderen Ende einer E-Mail-Nachricht.

Wenn Sie zeigen, wie Sie aussehen, können Sie Vertrauen schaffen und positive Geschäftsbeziehungen aufbauen. In Verbindung mit Ihrem Firmenlogo und dem Corporate Branding erhöhen Sie auch die Wirksamkeit Ihrer E-Mail-Inhalte.

9. Verwenden Sie unterschiedliche Signaturen für verschiedene Abteilungen/Standorte

Haben Sie Vertreter, die im Außendienst arbeiten? Haben Sie Mitarbeiter, die an verschiedenen Orten tätig sind? Achten Sie darauf, dass dies in E-Mail-Signaturen berücksichtigt wird.

Sorgen Sie dafür, dass alle zufrieden sind, indem Sie jedem Team eine individuelle E-Mail-Signaturvorlage zur Verfügung stellen, die den jeweiligen Bedürfnissen entspricht. Geben Sie der Signatur des Marketingteams ein zusätzliches Branding, dem Vertriebsteam aber ein Werbebanner.

10. Machen Sie es nicht selbst

Wenn das alles zu entmutigend klingt, machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt Softwarelösungen für E-Mail-Signaturen von Drittanbietern, die Ihnen die harte Arbeit abnehmen können.

Durch den Einsatz einer E-Mail-Signaturlösung sind die Kontaktdaten in der E-Mail-Signatur wie Namen, Abteilungen und Berufsbezeichnungen, die aus Ihrem Active Directory/Google Directory stammen, immer einheitlich. Außerdem können Sie das Design Ihrer E-Mail-Signaturen genau steuern und es für verschiedene Teams/Abteilungen mühelos anpassen. Sie können sogar zusätzliche Elemente hinzufügen, wie z. B. ein E-Mail-Banner mit einer spezifischen Handlungsaufforderung, Symbole für soziale Medien und vieles mehr.