Spring naar content

De 15 belangrijkste dingen die u niet mag opnemen in e-mailhandtekeningen

Gebracht door Exclaimer

Het ontwerp van een professionele e-mailhandtekening kan van invloed zijn op hoe uw bedrijf wordt gezien. Het toevoegen van extra en misschien overbodige elementen aan uw handtekening ziet er onprofessioneel en rommelig uit. Als uw e-mailhandtekening slecht ontworpen is, kan dit een negatieve impact hebben op uw reputatie.

Wat niet op te nemen in e-mailhandtekeningen

Bekijk de top 15 dingen die je niet in e-mailhandtekeningen mag opnemen om het best mogelijke ontwerp te maken:

1. Onnodige contactinformatie

Overlaad uw handtekeningsjabloon niet met alle mogelijke manieren om contact met u op te nemen. Blijf bij de basisgegevens:

  • Volledige naam
  • Functie
  • Bedrijfsnaam- en adres
  • Telefoonnummer
  • URL van website
  • E-mailadres

Gebruik nog minder details voor interne e-mails en antwoorden.

2. Aangepaste lettertypen

Het is mogelijk om aangepaste lettertypen te gebruiken in het ontwerp van uw e-mailhandtekening, maar dit wordt niet aangeraden. Dit komt omdat op de meeste apparaten van uw ontvanger uw aangepaste lettertype niet is geïnstalleerd, dus het zal automatisch veranderen in een standaardlettertype zoals Times New Roman of Arial.

Gebruik een webveilig fallback-lettertype (web safe font) als u een aangepast lettertype moet gebruiken. U kunt hier een lijst met webveilige lettertypen vinden.

3. Opsommingstekens

Opsommingstekens zijn iets dat u niet in e-mailhandtekeningen mag opnemen. In feite gebruiken goede e-mailhandtekeningen op geen enkele manier bulletpoints. Verschillende e-mailcliënten geven opsommingstekens vreemd weer en kunnen zo het format van uw handtekening verpesten. Een opsommingsteken in Outlook kan er totaal anders uitzien dan in Gmail.

4. Geanimeerde gifs

Het is mogelijk geanimeerde GIFs in e-mailhandtekeningen te gebruiken. Deze zullen echter alleen werken in moderne e-mailprogramma’s. Veel mensen gebruiken nog steeds oudere e-mailprogramma’s die geen geanimeerde GIFs kunnen afspelen.

In plaats daarvan zal alleen het eerste frame van de GIF of de gevreesde rode X worden weergegeven. Voor de zekerheid mogen geanimeerde GIF’s gewoon niet worden gebruikt in e-mailhandtekeningen.

5. Video’s

Helaas is het niet mogelijk om video’s rechtstreeks in uw e-mailhandtekening in te sluiten, aangezien de meeste e-mailclients dit niet ondersteunen. De inhoud wordt niet weergegeven, omdat video’s als een veiligheidsprobleem beschouwd worden. Native videobestanden mogen in principe nooit worden gebruikt in e-mailhandtekeningen.

Als u een video in uw e-mailhandtekening wilt delen, kunt u een link met alternatieve tekst of een promotiebanner gebruiken.

6. Citaten

De beste zakelijke e-mailhandtekeningen bevatten eigenlijk nooit persoonlijke motiverende en inspirerende citaten. Vergeet niet dat niet ieders waarden overeenkomen met die van jou.

Een ontvanger kan bijvoorbeeld de verkeerde indruk krijgen, kan beledigd raken en zal waarschijnlijk niet eens om het bericht geven.

Een offerte is iets dat u niet mag opnemen in e-mailhandtekeningen

7. Persoonlijke informatie

Als het een werkhandtekening is, houd het dan professioneel. Links naar uw inzamelingspagina of persoonlijke sociale-mediapagina’s mogen niet worden gebruikt in e-mailhandtekeningen. Onthoud dat u uw organisatie vertegenwoordigt, niet uzelf.

8. Lettertypes in meerdere kleuren

Een e-mailhandtekening met lettertypesin meerdere kleuren ziet er rommelig uit, vooral als ze te fel zijn. Gebruik maximaal twee neutrale kleuren die passen bij de huisstijl van uw bedrijf.

Meerdere lettertypen zorgen ervoor dat e-mailhandtekeningen er onprofessioneel uitzien.

9. Een afbeelding als uw e-mailhandtekening

Gebruik om meerdere redenen nooit een afbeelding als uw e-mailhandtekening:

  • De meeste e-mailprogramma’s downloaden en tonen afbeeldingen niet automatisch.
  • De ontvanger kan uw contactgegevens niet kopiëren.
  • Het is niet mogelijk meerdere hyperlinks aan de afbeelding toe te voegen.
  • Het is lastig afbeeldingen regelmatig bij te werken en te onderhouden

Als u een afbeelding voor uw handtekening gebruikt, is de kans groter dat uw e-mail in de map met ongewenste e-mail van de ontvanger terechtkomt of dat deze wordt geblokkeerd door spamfilters.

10. Links naar accounts die niet gebruikt worden of naar oude berichten

Voeg nooit links in e-mailhandtekeningen toe die niet langer relevant zijn. Voorbeelden zijn een oude blogpost of een social media-account die al meer dan 6 maanden niet is gebruikt. Het ziet er onprofessioneel uit als een klant naar een pagina gaat die u lange tijd niet hebt bijgewerkt.

11. Verlopen promotionele banners

In mei nog steeds een promotionele banner voor Kerstmis in uw e-mailhandtekening? Tijd om het te verwijderen! Verouderde banners zijn een van de belangrijkste dingen die u niet moet opnemen in e-mailhandtekeningen. Promotiebanners moeten immers actueel zijn en regelmatig worden bijgewerkt.

12. Te veel social media-pictogrammen

Uw handtekeningsjabloon ziet er rommelig uit als u een pictogram toevoegt voor elk socialemediakanaal dat uw bedrijf gebruikt. We raden u aan om maximaal vier pictogrammen te gebruiken in uw e-mailhandtekening. Kies ook alleen de kanalen die het meest regelmatig worden bijgewerkt.

Neem alleen uw meest actieve socialemediakanalen op in e-mailhandtekeningen.

13. Nutteloze certificaties

Tenzij de graad of certificeringen die u hebt behaald relevant zijn voor uw baan, mogen ze niet worden gebruikt in e-mailhandtekeningen.

Voeg voor professionele e-mailhandtekeningen alleen certificeringen toe die uw bedrijf in de afgelopen vijf jaar heeft behaald. Een certificaat uit 2017 is wel erg verouderd!

14. Te veel inhoud

Te veel inhoud kan de opmaak verpesten en is een veelvoorkomende fout bij het ondertekenen van e-mails. Als een regel van uw handtekening meer dan 72 tekens lang is, zal deze waarschijnlijk op de volgende regel terechtkomen, vooral op mobiele apparaten.

De beste werkwijze is om uw handtekening gelijkmatig vorm te geven over meerdere regels.

15. Grote beeldbestanden

Als u een logo of foto van uzelf in uw e-mailhandtekening gebruikt, let er dan op dat u een afbeelding in de juiste maat gebruikt.

Stel u heeft een afbeelding van 2000×1500 px gelinkt in de HTML-code, op een plek die bedoelt is voor weergave als 500×375 px, dan kan dit genegeerd worden door e-mailprogramma’s en zal de afbeelding in de oorspronkelijke grootte worden getoond.


Bekijk onze 17 DO’s en DON’Ts voor e-mailhandtekeningen om er zeker van te zijn dat u geen andere fouten maakt bij het ondertekenen van e-mailhandtekeningen.

Gebruik professionele e-mailhandtekeningsoftware van Exclaimer om zeker te zijn dat iedereen in uw bedrijf is voorzien van een consistente handtekening.

Klaar om te starten?

Neem vandaag nog de controle over uw e-mailhandtekeningen door een gratis proefabonnement te starten of een demonstratie te boeken.

Start vandaag nog een gratis proefperiode van 14 dagen (geen creditcardgegevens nodig!) of boek een demo met een van onze productspecialisten om meer te weten te komen.

Haal meer uit uw e-mailhandtekeningen

The Untapped Potential of Corporate Emails 4 Exclaimer

The Untapped Potential of Corporate Emails

Denkt u dat e-mailhandtekeningen alleen een manier zijn om contactgegevens weer te geven? Dat klopt niet! Ontdek het volledige potentieel van uw zakelijke e-mailhandtekeningen in onze whitepaper.

Lees verder >
Moving from hybrid working from remote working

The Importance of Email Signature Management for Hybrid Workers

De overstap naar hybride werken stelt organisaties voor een aantal uitdagingen. Ontdek hoe u ervoor kunt zorgen dat het beheer van e-mailhandtekeningen daar in ieder geval niet bij hoort.

Lees verder >
De top 10 pijnpunten bij e-mailhandtekeningen voor grote en kleine bedrijven 7 Exclaimer

De top 10 pijnpunten bij e-mailhandtekeningen voor grote en kleine bedrijven

Ontdek hoe u de hoofdpijn van e-mailhandtekeningenbeheer voor IT-teams kunt verhelpen – voorgoed!

Lees verder >

Vandaag nog gratis proberen Nog maar een paar klikken verwijderd van
uw nieuwe e-mailhandtekeningenervaring